Adviseur Kwaliteitsmonitoring Informatiebeheer

Functie omschrijving

Voor de Gemeente Roosendaal is FlexIntens op zoek naar een Adviseur Kwaliteitsmonitoring Informatiebeheer voor 24 uur per week.

De groep Informatie Beheer van de gemeente Roosendaal bestaat uit Informatiebeheerders, Kwaliteitsbeheerders en Adviseurs Informatiebeheer. De missie van Informatie Beheer is om een kwalitatief hoogwaardig digitale informatievoorziening te realiseren en in stand te houden binnen de gemeentelijke organisatie.

Adviseur Kwaliteitsmonitoring (5 maanden, 24 uur per week)

Omschrijving opdracht

Door personele wisselingen, hebben we behoefte aan een adviseur kwaliteitsmonitoring die inzicht en overzicht creëert en de kaders en richtlijnen voor kwaliteitsmonitoring verbindt met de uitvoering van controle en afhandeling van zaken in het Zaaksysteem. De opdracht bestaat uit drie verschillende onderdelen, die niet volgordelijk, maar ook parallel aan elkaar opgestart kunnen worden. Het zwaartepunt van de opdracht ligt op het 2de onderdeel, maar dit kan niet zonder 1 en 3. Hierna volgt een omschrijving van de drie onderdelen.

1. Advisering en ondersteuning beleidsadviseur Informatie- en archiefmanagement m.b.t. Handboek Kwaliteitszorg

   Er ligt een concept Handboek Kwaliteitszorg en de beleidsadviseur Informatie- en archiefmanagement gaat dit herijken, besluitrijp maken en implementeren. Jij adviseert en ondersteunt hem hierbij.

2. Opstellen en implementeren van een Handreiking Kwaliteitsmonitoring afgehandelde zaken

   De kwaliteitsbeheerders hebben een Handreiking kwaliteitsmonitoring samengesteld en de nieuwe aanpak die hieruit volgt is in duo’s van kwaliteitsbeheerders en informatiebeheerders enkele keren in de praktijk gebracht. Door het ontbreken van kennis en ervaring met monitoring blijkt het lastig om vanuit overzicht te komen tot gezamenlijke werkafspraken, besluiten en toepassing. Jij gaat inzicht en overzicht creëren in de werkwijze en doet voorstellen om de aanpak te verbeteren. Jij neemt de regie op deze pdca, haakt informatiebeheerders en kwaliteitsbeheerders aan en zorgt dat zij de kennis en ervaring gaan opdoen zodat monitoring van zaken tot hun dagelijkse routine-werkzaamheden gaat behoren. Hierbij neem je ook de controlezaken en andere geautomatiseerde processen onder de loep. Daar waar het handiger of slimmer kan, realiseer jij deze verbetering met functioneel beheer van Zaaksysteem.

   Uiteindelijk lever jij een (zonodig herijkte) Handreiking kwaliteitsmonitoring op, die aansluit op het Handboek en waarmee de informatiebeheerders en kwaliteitsbeheerders een werkwijze en werkverdeling hebben voor het controleren en afhandelen van zaken in Zaaksysteem. Je leert de kwaliteitsbeheerders en informatiebeheerders deze nieuwe werkwijze, zodat ze dit zelfstandig kunnen uitvoeren. De werkwijze is geïntegreerd in hun reguliere werkpakket en zonodig in het Zaaksysteem geoptimaliseerd.

3. Doorontwikkelen van het Dashboard Kwaliteitsmonitoring

   Collega’s van Datalab hebben voor kwaliteitsbeheerders een eerste versie van een dashboard gemaakt waarmee ze inzicht krijgen in de hoeveelheden en kwaliteit van zaken. Het dashboard komt moeizaam tot stand en draagt nog niet bij aan de beoogde doelen:

   • Inzicht in en grip krijgen op hoeveelheden van de werkvoorraden (nieuw aangemaakte zaken, afgeronde zaken, V-zaken, B-zaken, enz)
   • Het kunnen duiden en onderbouwen van de kwaliteit van zaken (per groep, per zaaktype, enz)
   • Het kunnen rapporteren naar Directieteam, Procesverantwoordelijken en Archiefinspectie over de kwaliteit van zaken, zodat bijsturing mogelijk wordt.
   • Het kunnen beoordelen van steekproeven (bijv. gekozen zaaktype van nieuw aangemaakte zaken)

   Het is aan jou om de opdrachtformulering voor dit dashboard in lijn te brengen met het vast te stellen Handboek Kwaliteitszorg en de Handreiking Kwaliteitsmonitoring. Het dashboard dient ondersteunend te worden aan het wegwerken van de werkvoorraden door de groep Informatie Beheer en het efficiënt en effectief inzetten van de kwaliteitsbeheerders op training, opleiding en monitoring en (ongevraagd) advies. Vanuit een aangescherpte opdrachtformulering ga je in samenwerking met Datalab dit dashboard tot stand brengen en zorg je ervoor dat de kwaliteitsbeheerders en informatiebeheerders dit dashboard gaan integreren in hun werkzaamheden.

Regie op uitvoering

Bij het afronden van jouw opdracht kunnen de kaders en richtlijnen voor kwaliteitsmonitoring door de beleidsadviseur met het Handboek Kwaliteitszorg worden vastgesteld en is dit in een Handreiking Kwaliteitsmonitoring vertaald naar een nieuwe werkwijze en geïmplementeerd door informatiebeheerders en kwaliteitsbeheerders. In het begin neem jij de regie en beleg je aparte bijeenkomsten waarin je hen de nieuwe werkwijze leert eigen maken en de werkvoorraden worden aangepakt en dus slinken. Zodra de routine erin komt, borg je dat de coördinerend adviseur

Functie eisen

Onze opdrachtgever heeft eisen en wensen geformuleerd. Aan alle eisen moet worden voldaan om in aanmerking te komen voor deze functie. Voor deze functie zijn de volgende eisen en wensen geformuleerd:

Eisen:

1. De kandidaat beschikt over de volgende competenties (blijkt uit gesprek) Regisseren Overtuigingskracht/daadkrachtig Resultaatgericht verbindend / bruggenbouwer
2. De kandidaat beschikt over een opleiding op HBO niveau bijv. IDM of LRM maar bestuurskunde of geschiedenis als achtergrond kan óók (blijkt uit CV)
3. Kandidaat beschikt over specifieke vakkennis op het gebied van archief- en recordmanagement (blijkt uit CV)
4. De kandidaat heeft minimaal 3-4 jaar relevante werkervaring (blijkt uit CV)
5. Kandidaat heeft specifieke aantoonbare ervaring in het leiden van kwaliteitsverbeteringstrajecten in zaakgericht werken en/of informatie- en archiefbeheer (blijkt uit CV , noem minimaal 2 voorbeelden in CV)
6. Kandidaat heeft relevante aantoonbare kennis en ervaring als informatie-archiefmanager met kwaliteitsmonitoring, zowel tactisch-strategisch als operationeel, blijkt uit CV
7. Kandidaat heeft relevante werkervaring op gevraagd werkterrein binnen een gemeente/overheid (blijkt uit CV)

Wensen:

1. Wensen/eisen aan devices: Besturingssysteem moet Windows 11 Enterprise zijn (Geen Home, geen Pro en geen Windows 10), minimaal een Intel Core i5/Ultra 5 of AMD Ryzen 5, minimaal 8 Gb werkgeheugen, 16 Gb geadviseerd, USB-C met laadfunctie (minimaal 65w) en de laptop moet onbeheerd zijn en nog niet aangemeld in de omgeving van een andere partij zodat wij hem correct kunnen inspoelen

Inschrijven tot

Reageren op deze opdracht kan uitsluitend t/m 22-01-2026 om 12:00.

Gewenst aantal uren

24 uur per week.

Procedure en arbeidsvoorwaarden

Als intermediair staat FlexIntens voor het zorgvuldig bemiddelen van professionals binnen het publieke domein. Zo dragen we onder andere bij aan de invulling van opdrachten voor ministeries, uitvoeringsorganisaties, provincies, gemeenten en zorgorganisaties.

Zien we op basis van jouw ingestuurde CV een match, dan ziet de procedure er als volgt uit:

• Voorafgaand aan het voorstellen, maken we afspraken over het tarief, gericht op de specifieke opdracht.
• Kan een opdracht niet ingevuld worden als zelfstandig professional of gaat jouw voorkeur uit naar detachering (loondienst)? Onze dienstverlening voorziet ook daarin, waarbij we de beloningsstructuur van de opdrachtgever hanteren middels de inlenersbeloning.
• Na overeenstemming te hebben bereikt in de financiële voorwaarden, stellen wij jouw profiel op in het format voor de betreffende opdrachtgever. We vragen van jou een verduidelijk op de wijze van voldoen aan de gestelde eisen en wensen, om de match zo duidelijk mogelijk te maken. Ook een motivatiebrief om jouw drijfveren en toegevoegde waarde aan het licht te brengen, wordt gevraagd. Hierin treden wij op als sparringpartner.
• Wij verzorgen het voorstel en informeren je zo snel mogelijk over de voortgang hiervan.

NB: het beheersen van de Nederlandse taal is voor elke opdracht vereist.