Adviseur Projectbeheersing

Functie omschrijving

Voor de Rijkswaterstaat Rhoon is FlexIntens op zoek naar een Adviseur Projectbeheersing voor 16 uur per week.

Functie

Adviseur projectbeheersing

Als Adviseur projectbeheersing voer je het beheer op de archivering uit binnen het documentmanagementsysteem (DMS). Je begeleidt en coacht projectmedewerkers bij het registreren, metadateren, ordenen en classificeren van documenten/informatie en zorgt voor een continue verbetering van de informatiehuishouding.

Opdrachtomschrijving

• Beheer van archivering in het DMS door (project)medewerkers tijdens uitvoering van werkzaamheden (registreren, metadateren, ordenen, classificeren van documenten).
• Zorgen voor een actueel ordeningsplan en waardering van dossiers.
• Autoriseren van medewerkers en opstellen van werkinstructies/handleidingen.
• Geven van training/opleiding en coachen van projectmedewerkers zodat zij hun taken op het gebied van documentbeheer en archiefvorming zelfstandig en adequaat uitvoeren.
• Zorgen voor benodigde middelen voor documentbeheer en archivering.

Taken digitaal projectarchief

• Opstellen en actueel houden van een autorisatiematrix; verlenen en intrekken van autorisaties in het DMS.
• Maken van relevante standaardweergaven of zoekvragen in het DMS.
• Instrueren van (nieuwe) projectmedewerkers voor zelfstandig en adequaat documentbeheer.
• Toevoegen, ordenen, waarderen, selecteren en muteren van (sub)dossiers binnen de ordeningsstructuur.
• Actueel houden van documentatie die bij het projectarchief hoort (kaderinstrumenten, werkafspraken, high value lijsten).
• Verplaatsen van documenten en (sub)dossiers; toezien op juiste verwerking van inkomende, interne en uitgaande documenten en tijdige beschikbaarstelling van informatie.
• Melden van storingen aan lokaal functioneel beheer en inventariseren/melden van functionele verbeterwensen voor applicaties.
• Zorgen voor archiefoverdrachten naar DIM inclusief benodigde voorbereiding.

Resultaat opdracht

• Een ingericht projectarchief dat voldoet aan de gemaakte afspraken en de gestelde kwaliteitseisen (o.a. ordening, waarderen, selecteren, toepassen van metadata).
• Actuele middelen voor documentbeheer en archivering (o.a. autorisatiematrix, werkinstructies, handleidingen, ordeningsstructuur).

Leiding en toezicht

Ja

Meest essentiële competenties

• Analyseren / analytisch denkvermogen
• Dienstverlenende en klantgerichte instelling
• Hands-on mentaliteit
• Goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheden (o.a. rapportages en didactische vaardigheden)
• Luisteren (de vraag achter de vraag achterhalen)
• Nauwkeurigheid
• Omgevingsbewustzijn
• Pro-actieve instelling
• Plannen en organiseren
• Zelfontwikkeling en zelfstandigheid

Eisen

• Minimaal HBO denk- en werkniveau met een afgeronde MBO-opleiding in het vakgebied informatiemanagement of gelijkwaardige opleiding.
• Meer dan 2 jaar aantoonbare werkervaring met een Document Management Systeem (DMS) en digitaal archiveren.
• Ervaring met en kennis van (documentair) informatiebeheer en dienstverlening, en gebruik van DIM-gerelateerde ICT-middelen.
• Zelfstandig werkinstructies en handreikingen kunnen opstellen.

Wensen

• Kennis van en ervaring met onderhoudsprojecten.
• Kennis van relevante kaders en regelgeving (bijv. Woo, AVG, Aw, BIHR, Toepassingsmodel metadata).
• Ervaring met recordmanagement in de M365 SharePoint-applicatie.

Functie eisen

Onze opdrachtgever heeft eisen en wensen geformuleerd. Aan alle eisen moet worden voldaan om in aanmerking te komen voor deze functie. Voor deze functie zijn de volgende eisen en wensen geformuleerd:

Eisen:

1. Minimaal HBO denk en werkniveau met een afgeronde MBO opleiding in het vakgebied van informatiemanagement of gelijkwaardige opleiding
2. Meer dan 2 jaar aantoonbare werkervaring met werken met een Document Management Systeem (DMS) en het vakgebied van digitaal archiveren
3. Ervaring met en kennis van (documentair) informatiebeheer en dienstverlening, en het gebruik van DIM gerelateerde ICT-middelen
4. Zelfstandig werkinstructies en handreikingen opstellen
5. In het kader van de wet DBA leent deze uitvraag zich helaas niet voor uitvoering door zzp’ers. Mocht je als zzp’er willen reageren, kan dat via ons middels een detacheringsconstructie.

Wensen:

1. Kennis van en ervaring met onderhouds-projecten
2. Kennis van relevante kaders en regelgeving (bijv. Woo, AVG, Aw, BIHR, Toepassingsmodel metadata)
3. Ervaring met recordmanagement in de M365 SharePoint applicatie

Inschrijven tot

Reageren op deze opdracht kan uitsluitend t/m 29-06-2026 om 12:00.

Gewenst aantal uren

16 uur per week.

Procedure en arbeidsvoorwaarden

Als intermediair staat FlexIntens voor het zorgvuldig bemiddelen van professionals binnen het publieke domein. Zo dragen we onder andere bij aan de invulling van opdrachten voor ministeries, uitvoeringsorganisaties, provincies, gemeenten en zorgorganisaties.

Zien we op basis van jouw ingestuurde CV een match, dan ziet de procedure er als volgt uit:

• Voorafgaand aan het voorstellen, maken we afspraken over het tarief, gericht op de specifieke opdracht.
• Kan een opdracht niet ingevuld worden als zelfstandig professional of gaat jouw voorkeur uit naar detachering (loondienst)? Onze dienstverlening voorziet ook daarin, waarbij we de beloningsstructuur van de opdrachtgever hanteren middels de inlenersbeloning.
• Na overeenstemming te hebben bereikt in de financiële voorwaarden, stellen wij jouw profiel op in het format voor de betreffende opdrachtgever. We vragen van jou een verduidelijk op de wijze van voldoen aan de gestelde eisen en wensen, om de match zo duidelijk mogelijk te maken. Ook een motivatiebrief om jouw drijfveren en toegevoegde waarde aan het licht te brengen, wordt gevraagd. Hierin treden wij op als sparringpartner.
• Wij verzorgen het voorstel en informeren je zo snel mogelijk over de voortgang hiervan.

NB: het beheersen van de Nederlandse taal is voor elke opdracht vereist.