Ambtelijk Secretaris OR

Functie omschrijving

Voor de Omgevingsdienst Groningen is FlexIntens op zoek naar een Ambtelijk Secretaris OR voor 4 tot 6 uur per week.

Omgevingsdienst Groene Metropool

Als inwoner en ondernemer in Gelderland kunt u op ons rekenen. Omgevingsdienst Groene Metropool zorgt voor een duurzame, veilige en gezonde leefomgeving. Dit doen we door taken uit te voeren op het gebied van vergunningverlening, toezicht en handhaving (VTH). Daarnaast geven wij ook advies aan onze partners, zoals gemeenten en provincies, en delen wij kennis over verschillende belangrijke onderwerpen. Bijvoorbeeld over circulair ondernemen of gevaarlijke stoffen.

Werken bij Omgevingsdienst Groene Metropool is samen met onze partners een belangrijk doel nastreven: het creëren en behouden van een veilige, duurzame en gezonde leefomgeving. Daarom zoeken wij mensen met passie en kennis over hun vak en die zich graag inzetten om voor iedereen een fijne omgeving te realiseren om te wonen en werken.

Opdracht

De OR van de Omgevingsdienst Groene Metropool. De Ondernemingsraad (OR) van de Omgevingsdienst Groene Metropool (ODGM) is op zoek naar een ambtelijk secretaris. Hierbij nodigen wij u uit om een offerte in te dienen.

1 januari 2026 zijn de Omgevingsdienst Regio Nijmegen en Omgevingsdienst Regio Arnhem gefuseerd tot de Omgevingsdienst Groene Metropool. In dit kader zijn ook de respectievelijke ondernemingsraden samengegaan. Eerst functionerend als een bijzondere ondernemingsraad (2025) en nu als een Ondernemingsraad voor de ODGM.

De OR kent 11 gekozen enthousiaste leden. Zij dragen namens de medewerkers van de ODGM bij aan de verbinding tussen beleid en de uitvoering door de werkvloer. Hierbij zet de OR zich in voor een balans tussen het organisatiebelang en het belang van de werknemers. De OR vergadert wekelijks. Daarnaast is er gemiddeld eenmaal per 3 weken een overlegvergadering (OV). Alle vergaderingen vinden zo veel mogelijk op donderdag(middag) plaats.

Eind mei 2026 vinden tussentijdse verkiezingen plaats en eind 2026 vinden algemene verkiezingen plaats.

Wij zitten midden in een ontwikkeling richting een professionelere OR, in goede samenwerking met management en WOR-bestuurder. We zoeken iemand die daaraan kan bijdragen.

Wij baseren ons in deze functieomschrijving op de uitgegeven functieomschrijving van Eprom organisatieadvies en OR-ondersteuning van november 2024.

Ambtelijk Secretaris (AS)

Het belang van medezeggenschap is het goed functioneren van de onderneming in al haar doelstellingen, waarbij overleg met en vertegenwoordiging van de in de onderneming werkzame personen centraal staat. De ambtelijk secretaris ondersteunt structureel de ondernemingsraad (en zijn commissies). De AS werkt samen met het dagelijks bestuur van de ondernemingsraad (en zijn commissies) en is medeverantwoordelijk voor de ontwikkeling, implementatie en toepassing van efficiënte en effectieve medezeggenschapsprocessen, zodat de OR optimaal kan functioneren. Daarnaast is AS ook aanspreekpunt van management en WOR-bestuurder als het gaat om medezeggenschap, vragen daarover en het proces daarvan binnen besluitvorming.

De AS richt zich onder meer op:

• Professionele communicatie tussen de ondernemingsraad (en zijn commissies);
• Coördinatie en organisatie van het OR-werk;
• Bewaken van en adviseren over wet- en regelgeving, procedures en afspraken;
• Signaleren van toepassing zijnde ontwikkelingen en deze vertalen naar de medezeggenschap.

Resultaatgebieden

Inzicht: onderzoekt en onderkent thema’s die spelen binnen en buiten de organisatie en vertaalt deze naar het OR-werk. Analyseert de werksituatie en adviseert over de juiste prioritering en planning.

Processen en procedures: begeleidt (en adviseert) de ondernemingsraad en zijn commissies bij de behandeling van de verschillende OR-onderwerpen. Begeleidt het proces ten aanzien van correcte naleving van afspraken, besluitvorming en relevante wet- en regelgeving en ziet erop toe dat de basisdocumenten actueel zijn.

Overleg en participatie: bevordert de dialoog tussen ondernemingsraad (en zijn commissies) en alle betrokken partijen. Is daarbij ondersteunend en faciliterend in het nakomen van verplichtingen en het betrekken en raadplegen van medewerkers.

Scholing: signaleert (individuele) leerdoelen binnen de OR-organisatie en zoekt samenwerking met trainingsinstituten. Stemt het scholingsprogramma af met OR-leden en trainers, bewaakt de OR-leerdoelen en geeft voorlichting aan nieuwe leden.

Informatie en beheer: voorziet de leden, gevraagd en ongevraagd, van relevante en benodigde informatie en ziet erop toe dat deze informatie makkelijk toegankelijk is. Zorgt ervoor dat aan de informatieverplichting wordt voldaan, zodanig dat deze aansluit bij de ambities van de ondernemingsraad (en zijn commissies).

Daarnaast is de AS verantwoordelijk voor een goede verslaglegging en archivering van de verschillende overleggen van de OR (en zijn commissies).

Niveau ambtelijk secretaris - senior

Wij zoeken een senior AS. De Senior Ambtelijk Secretaris is werkzaam op hbo-niveau, houdt rekening met zowel interne als externe factoren, is breed georiënteerd en heeft naast uitvoerende werkzaamheden ook adviserende taken, zoals:

• Procesmatig adviseren bij de behandeling van onder andere advies- en instemmingsaanvragen;
• Advisering op groepsniveau ten aanzien van thema’s binnen het medezeggenschapsorgaan;
• Optimaliseren van groepsdynamiek;
• Verhogen vaardigheden ten aanzien van vergaderen, feedback geven en het stimuleren van creatieve inbreng.

Concrete verantwoordelijkheden

Je bent verantwoordelijk voor de volgende werkzaamheden:

• Notuleren van de vergaderingen (vertrouwelijk) en verzorgen van de verslaglegging;
• (Openbaar) zowel OV als algemene vergadering OR;
• Opstellen van vergaderschema’s en andere overzichten;
• Bewaken van gemaakte afspraken, actiepuntenlijsten en besluitenlijsten;
• Beheren/toegankelijk houden van het archief van de ondernemingsraad en zijn commissies. Op verzoek verzamelen en verstrekken van documentatie en informatie. Dit doe je in afstemming met de secretaris;
• Bijdragen aan het tot stand komen van het jaarverslag van de OR;
• Beheren en actualiseren van de informatie over de OR op het intranet, of verzorgen van andere publicaties van de OR ten behoeve van de communicatie met de achterban van de OR;
• Bijdrage leveren aan opstellen advies-, instemming- en informatiebrieven;
• (Eind)redactie verzorgen van brieven, verslagen en andere door de OR in concept aangeleverde stukken;
• Bijdragen aan de opstelling van de begroting van de OR en bewaken van het OR-budget.

Functie eisen

Onze opdrachtgever heeft eisen en wensen geformuleerd. Aan alle eisen moet worden voldaan om in aanmerking te komen voor deze functie. Voor deze functie zijn de volgende eisen en wensen geformuleerd:

Eisen:

1. Aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal mbo 4 niveau
2. Aantoonbare werkervaring in de rol van ambtelijk secretaris/ondersteuner van de OR bij een overheidsorganisatie
3. Aantoonbaar bereid om aanwezig te zijn bij vergaderingen van de OR van de ODGM; deze vinden plaats op donderdag
4. Aantoonbare kennis van de WOR
5. In het kader van de wet DBA leent deze uitvraag zich helaas niet voor uitvoering door zzp’ers. Mocht je als zzp’er willen reageren, kan dat via ons middels een detacheringsconstructie.

Wensen:

1. Aantoonbare afgeronde leergang 1, 2 en 3 Ambtelijk secretaris óf aantoonbare afgeronde leergang 1 en 2 en bereid om leergang 3 te halen
2. Minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring in de rol van ambtelijk secretaris/ondersteuner van de OR bij een overheidsorganisatie
3. Aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar met Microsoft Teams, Excel, Word en Adobe InDesign
4. Aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal hbo bachelor niveau

Competenties

• Is nauwkeurig
• Is integer
• Is proactief
• Beschikt over sociale vaardigheden voor het faciliteren van de ondernemingsraad (en zijn commissies)
• Beschikt over sociale vaardigheden voor het begeleiden van de ondernemingsraad (en zijn commissies)
• Beschikt over sociale vaardigheden voor het adviseren van de ondernemingsraad (en zijn commissies)
• Beschikt over schriftelijke vaardigheden voor het informeren van de ondernemingsraad (en zijn commissies)
• Beschikt over schriftelijke vaardigheden voor de verslaglegging van vergaderingen
• Beschikt over communicatieve vaardigheden voor communicatie met leden van de ondernemingsraad, het management en de WOR-bestuurder
• Beschikt over politieke/bestuurlijke sensitiviteit bij besluitvormingsprocessen die gevoelig liggen en veel impact hebben binnen de organisatie

Inschrijven tot

Reageren op deze opdracht kan uitsluitend t/m 03-07-2026 om 12:00.

Gewenst aantal uren

4 tot 6 uur per week.

Procedure en arbeidsvoorwaarden

Als intermediair staat FlexIntens voor het zorgvuldig bemiddelen van professionals binnen het publieke domein. Zo dragen we onder andere bij aan de invulling van opdrachten voor ministeries, uitvoeringsorganisaties, provincies, gemeenten en zorgorganisaties.

Zien we op basis van jouw ingestuurde CV een match, dan ziet de procedure er als volgt uit:

• Voorafgaand aan het voorstellen, maken we afspraken over het tarief, gericht op de specifieke opdracht.
• Kan een opdracht niet ingevuld worden als zelfstandig professional of gaat jouw voorkeur uit naar detachering (loondienst)? Onze dienstverlening voorziet ook daarin, waarbij we de beloningsstructuur van de opdrachtgever hanteren middels de inlenersbeloning.
• Na overeenstemming te hebben bereikt in de financiële voorwaarden, stellen wij jouw profiel op in het format voor de betreffende opdrachtgever. We vragen van jou een verduidelijk op de wijze van voldoen aan de gestelde eisen en wensen, om de match zo duidelijk mogelijk te maken. Ook een motivatiebrief om jouw drijfveren en toegevoegde waarde aan het licht te brengen, wordt gevraagd. Hierin treden wij op als sparringpartner.
• Wij verzorgen het voorstel en informeren je zo snel mogelijk over de voortgang hiervan.

NB: het beheersen van de Nederlandse taal is voor elke opdracht vereist.