Ambtelijk Secretaris OR

Functie omschrijving

Voor de Veiligheidsregio Utrecht is FlexIntens op zoek naar een Ambtelijk Secretaris OR voor 12 tot 16 uur per week.

Wij dragen bij aan veiligheid. Elke dag weer, steeds beter.
De Veiligheidsregio Utrecht is een samenwerkingsverband van en voor alle 26 Utrechtse gemeenten in de provincie Utrecht. Wij zorgen elke dag voor de veiligheid van alle mensen die in de regio wonen en verblijven. Dat doen wij met onze centralisten op de 112-meldkamer, onze brandweermensen en onze collega’s van risicobeheersing, crisisbeheersing en de geneeskundige hulpverleningsorganisatie in de regio.Lees meer over wie wij zijn en wat we doen.

Of je nu branden blust of werkt op kantoor: bij de VRU werken mensen met een passie. Een passie om levens te redden, om incidenten te voorkomen en te bestrijden. Mensen met een helder hoofd en een hart dat klopt voor de goede afloop. Dienstbaar, deskundig, alert en adequaat.

De Ambtelijke secretaris OR werkt samen met de Ondernemingsraad die bestaat uit vier leden van het Dagelijks Bestuur en x leden. Bij de VRU staat participatieve medezeggenschap centraal. De Ondernemingsraad (OR) is niet alleen betrokken bij besluitvorming achteraf, maar denkt juist vroegtijdig mee over ontwikkelingen en plannen binnen de organisatie. Door medewerkers actief te betrekken bij onderwerpen die hen raken, benutten we de kennis en ervaring van de werkvloer en dragen we bij aan betere en beter gedragen besluiten.

De OR werkt vanuit dezelfde uitgangspunten als de organisatie: ruimte, vertrouwen, eigenaarschap en samenwerking. Samen zetten we ons in voor een lerende organisatie waarin medewerkers laagdrempelig kunnen participeren, talent de ruimte krijgt en besluiten bijdragen aan voortdurende verbetering, innovatie en een sterke verbinding binnen de organisatie.

De Ondernemingsraad bestaat uit een Dagelijks bestuur van vier personen. De voorzitter is de functioneel leidinggevende van de secretaris. Hiërarchisch is de Ambtelijk secretaris onder de afdeling HRM geplaatst. Het Afdelingshoofd HRM is de direct leidinggevende.

Opdracht

Het takenpakket tijdens de inhuurperiode bestaat uit vijf onderdelen:

• Uitvoeren van organisatorische en secretariële ondersteuning.
  • Verslaglegging vergaderingen en vastleggen genomen besluiten.
  • Organiseren en inhoud afstemmen met het Dagelijks Bestuur OR van een tweedaagse vergadering OR-leden in september.
• Bewaken van de wet- en regelgeving.
  • Adviseren van de OR over procedures, regels en wettelijke termijnen.
• (On)gevraagd adviseren van het Dagelijks Bestuur Ondernemingsraad over inhoud en procesaanpak.
• Fungeren als vraagbaak (OR-onderwerpen) voor OR-leden, bestuurder en achterban.
• Opzetten van een uniforme werkwijze om bij afwezigheid de documenten goed terug te vinden zijn en werkzaamheden door collega’s te kunnen laten overnemen.

Als communicatieadviseur bij de VRU adviseer, ondersteun en faciliteer je. De functie is ingebed in de organisatie en dient ter vervanging.

Functie eisen

Onze opdrachtgever heeft eisen en wensen geformuleerd. Aan alle eisen moet worden voldaan om in aanmerking te komen voor deze functie. Voor deze functie zijn de volgende eisen en wensen geformuleerd:

Eisen:

1. Beschikbaar tussen de 12 tot 16 uur per week voor de gehele duur van de opdracht en alle mogelijke verlengingen
2. Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring als Ambtelijk secretaris OR: verslaglegging, procesbewaking, begeleiden van de OR-leden bij de OR-taken, fungeren als vraagbaak voor OR-leden, achterban en bestuurder
3. Minimaal 2 jaar aantoonbare relevante werkervaring als Ambtelijk secretaris OR bij het opzetten van een uniforme werkwijze van OR-werkzaamheden
4. In het kader van de wet DBA leent deze uitvraag zich helaas niet voor uitvoering door zzp’ers. Mocht je als zzp’er willen reageren, kan dat via ons middels een detacheringsconstructie.

Wensen:

1. Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring als Ambtelijk secretaris OR: verslaglegging, procesbewaking en begeleiden van de OR-leden bij de OR-taken, fungeren als vraagbaak voor OR-leden, achterban en bestuurder
2. Minimaal 5 jaar aantoonbare relevante werkervaring als Ambtelijk secretaris OR bij het opzetten van een uniforme werkwijze van OR-werkzaamheden
3. Aantoonbare werkervaring met de interne besluitvormingsprocessen bij een veiligheidsregio, provincie of omgevingsdienst op het vakgebied ambtelijk secretariaat

Competenties

• Resultaatgericht
• Accuraat
• Gestructureerd werken
• Analytisch
• Overzicht bewaren in een hectische omgeving
• Goede schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid
• Gericht op samenwerken
• Proactief

Inschrijven tot

Reageren op deze opdracht kan uitsluitend t/m 18-08-2026 om 12:00.

Gewenst aantal uren

12 tot 16 uur per week.

Procedure en arbeidsvoorwaarden

Als intermediair staat FlexIntens voor het zorgvuldig bemiddelen van professionals binnen het publieke domein. Zo dragen we onder andere bij aan de invulling van opdrachten voor ministeries, uitvoeringsorganisaties, provincies, gemeenten en zorgorganisaties.

Zien we op basis van jouw ingestuurde CV een match, dan ziet de procedure er als volgt uit:

• Voorafgaand aan het voorstellen, maken we afspraken over het tarief, gericht op de specifieke opdracht.
• Kan een opdracht niet ingevuld worden als zelfstandig professional of gaat jouw voorkeur uit naar detachering (loondienst)? Onze dienstverlening voorziet ook daarin, waarbij we de beloningsstructuur van de opdrachtgever hanteren middels de inlenersbeloning.
• Na overeenstemming te hebben bereikt in de financiële voorwaarden, stellen wij jouw profiel op in het format voor de betreffende opdrachtgever. We vragen van jou een verduidelijk op de wijze van voldoen aan de gestelde eisen en wensen, om de match zo duidelijk mogelijk te maken. Ook een motivatiebrief om jouw drijfveren en toegevoegde waarde aan het licht te brengen, wordt gevraagd. Hierin treden wij op als sparringpartner.
• Wij verzorgen het voorstel en informeren je zo snel mogelijk over de voortgang hiervan.

NB: het beheersen van de Nederlandse taal is voor elke opdracht vereist.