Bestuursassistent

Functie omschrijving

Voor de Gemeente Utrecht is FlexIntens op zoek naar een Bestuursassistent voor 24 tot 32 uur per week.

Functietitel

Bestuursassistent(e) (flexibel inzetbaar)

Wat ga je doen

• Je ondersteunt bestuurders en draagt bij aan het bestuurlijke proces, samen met andere bestuursassistenten, woordvoerders en bestuursadviseurs.
• Je beheert agenda’s van één of meerdere bestuurders, zorgt dat stukken tijdig beschikbaar zijn en schakelt tussen verschillende taken en portefeuilles.
• Je bewaart overzicht, brengt rust en structuur aan en zorgt voor een soepele ondersteuning, ook bij hoge werkdruk.

Belangrijkste competenties

• Organisatorisch talent: plannen en beheren van agenda’s, vooruitdenken en flexibel inspelen op veranderende prioriteiten.
• Communicatieve vaardigheden: stevige en verbindende gesprekspartner voor bestuurders, collega’s, externe partners en inwoners; helder en doelgericht communiceren.
• Proactief handelen: initiatief nemen, knelpunten signaleren, met praktische oplossingen komen en zelfstandig mailverkeer afhandelen met oog voor urgentie.
• Stressbestendigheid: kalm en gefocust blijven onder druk, overzicht bewaken en prioriteiten stellen.

Jouw profiel

• Servicegericht, accuraat, een echte teamspeler, flexibel, stressbestendig en positief ingesteld; je hebt gevoel voor humor en kunt jezelf en de agenda van bestuurders managen.
• Interesse in lokaal bestuur en politiek-sensitief gedrag.
• Opleiding: hbo werk- en denkniveau (via opleiding of relevante ervaring).
• Ervaring: ruime relevante ervaring met het ondersteunen van een bestuur(der). Ervaring binnen een gemeente of (semi-)overheid is een harde eis.
• Digitale vaardigheden: vertrouwd met of snel inzetbaar in systemen zoals Outlook, iBabs, Zaaksysteem en Teams.
• Beschikbaarheid: je werkt in ieder geval op woensdag of vrijdag.

Goed om te weten

• Het betreft een tijdelijke opdracht ter vervanging; verlenging is mogelijk maar niet gegarandeerd.
• Thuiswerken is mogelijk (ongeveer 1–2 dagen per week); flexibiliteit wordt verwacht en soms is vaker op kantoor werken nodig.

Functie eisen

Onze opdrachtgever heeft eisen en wensen geformuleerd. Aan alle eisen moet worden voldaan om in aanmerking te komen voor deze functie. Voor deze functie zijn de volgende eisen en wensen geformuleerd:

Eisen:

1. De kandidaat heeft hbo-werk- en denkniveau, opgedaan via een opleiding of ruime ervaring in dit werkveld
2. De kandidaat heeft ruime relevante werkervaring met het ondersteunen van een bestuur of bestuurder
3. Ervaring binnen een gemeente of (semi-)overheid is een harde eis
4. De kandidaat is digitaal vaardig, is bekend met Outlook, iBabs, Zaaksysteem en Teams, of kan deze systemen snel eigen maken
5. De kandidaat werkt in ieder geval op woensdag of vrijdag
6. In het kader van de wet DBA leent deze uitvraag zich helaas niet voor uitvoering door zzp’ers. Mocht je als zzp’er willen reageren, kan dat via ons middels een detacheringsconstructie.

Inschrijven tot

Reageren op deze opdracht kan uitsluitend t/m 16-10-2026 om 9:00.

Gewenst aantal uren

24 tot 32 uur per week.

Procedure en arbeidsvoorwaarden

Als intermediair staat FlexIntens voor het zorgvuldig bemiddelen van professionals binnen het publieke domein. Zo dragen we onder andere bij aan de invulling van opdrachten voor ministeries, uitvoeringsorganisaties, provincies, gemeenten en zorgorganisaties.

Zien we op basis van jouw ingestuurde CV een match, dan ziet de procedure er als volgt uit:

• Voorafgaand aan het voorstellen, maken we afspraken over het tarief, gericht op de specifieke opdracht.
• Kan een opdracht niet ingevuld worden als zelfstandig professional of gaat jouw voorkeur uit naar detachering (loondienst)? Onze dienstverlening voorziet ook daarin, waarbij we de beloningsstructuur van de opdrachtgever hanteren middels de inlenersbeloning.
• Na overeenstemming te hebben bereikt in de financiële voorwaarden, stellen wij jouw profiel op in het format voor de betreffende opdrachtgever. We vragen van jou een verduidelijk op de wijze van voldoen aan de gestelde eisen en wensen, om de match zo duidelijk mogelijk te maken. Ook een motivatiebrief om jouw drijfveren en toegevoegde waarde aan het licht te brengen, wordt gevraagd. Hierin treden wij op als sparringpartner.
• Wij verzorgen het voorstel en informeren je zo snel mogelijk over de voortgang hiervan.

NB: het beheersen van de Nederlandse taal is voor elke opdracht vereist.