Deel projectleider informatie op de juiste plek

Functie omschrijving

Voor de Gemeente Zeist is FlexIntens op zoek naar een Deel projectleider informatie op de juiste plek voor 20 uur per week.

De gemeente Zeist is een moderne werkgever met medewerkers die betrokken en vooral zichzelf zijn. We werken op basis van onze kernwaarden ‘vertrouwen, kracht en nabijheid’. De werksfeer is open en prettig en onze cultuur is informeel. Met zo’n 400 collega’s werken we voor en met ongeveer 67.000 inwoners. Daardoor is de organisatieniet te massaal, zijn de lijnen kort en de mogelijkheden groot. Als organisatie willen we op de hoogte zijn van wat er in de samenleving speelt en daar flexibel op inspelen. We juichen het toe als je daaraan je eigen perspectief en waarde toevoegt en verwelkomen dus iedereen met de juiste ervaring en eigenschappen voor de functie. Waar je wieg ook heeft gestaan, wat ook je achtergrond, levensstijl of geloof is, of je nou topsporter bent of een beperking hebt, of allebei, als je je herkent in het profiel, solliciteer!

In Zeist werk je vanuit je eigen verantwoordelijkheid en word je ondersteund door de organisatie, zodat je als mens en als professional blijft groeien. We zijn niet op zoek naar een perfecte medewerker, maar iemand die zijn kwaliteiten, rafelrandjes én zelfkennis wil inzetten om met humor en lef uitdagingen te lijf te gaan.

Team

Team Informatiebeheer bestaat uit zes medewerkers informatiebeheer en een kwaliteitsmedewerker. Daarnaast werk je o.a. samen met onze proces- en informatieadviseurs, functioneel beheerders en strategisch adviseurs. Je rapporteert over de voortgang van het project aan de projectleider en over je functioneren aan de teammanager.

Opdracht

De gemeente Zeist migreert alle informatie vanuit haar netwerkschijven naar zes aangewezen bestemmingen: het zaaksysteem, vakapplicaties, Microsoft Teams, OneDrive, de parkeerplaats en de verhuisdoos. Dit gebeurt in het project Informatie op de juiste plek, dat 24 vakafdelingen omvat en een harde deadline heeft van 1 januari 2027, wanneer de licentie voor de netwerkschijven verloopt. Het project wordt aangestuurd via een stuurgroep en werkt met meerdere parallelle projectgroepen. Als deelprojectleider ben je de rechterhand van de projectleider en draagt zelfstandig verantwoordelijkheid voor de voortgang van meerdere werkstromen. Conform onze bewaar strategie is een van deze onderdelen het e-depot. Als deelprojectleider ben jij in de lead om ons in het aanbestedingstraject te begeleiden.

Daarnaast zullen allerlei aanpassingen gerealiseerd moeten worden in bestaande vak applicaties en ons zaaksysteem om de documenten op de goede manier te kunnen ontsluiten. Hiervoor zal met tal van medewerker binnen de organisatie het gesprek moeten worden aangegaan over wat er nodig is om op een andere manier te gaan werken. Jij bent daarin naast de projectleider een belangrijke verbindende schakel tussen de business en het team informatievoorziening.

We zoeken hierbij een projectleider met ervaring met soortgelijke projecten, en de kerntaken:

• Organiseren, coördineren en bewaken van de projectuitvoering over meerdere parallelle werkstromen, waaronder de begeleiding van 24 vakafdelingen, de MS365-uitrol en het e-depot traject.
• Sturen op planning, resultaat, budget en kwaliteit met oog voor de harde einddeadline van 1 januari 2027 en de onderlinge afhankelijkheden tussen werkstromen.
• Versterken van de samenwerking binnen de projectgroepen en met betrokkenen op uitvoerend, tactisch en bestuurlijk niveau.
• Creëren van draagvlak bij proceseigenaren, vakafdelingen en medewerkers voor nieuwe werkwijzen en opslagstructureny..
• Zorgdragen voor transparante rapportages richting de projectleider en opdrachtgevers.
• Signaleren van risico’s in planning en uitvoering en tijdig bijsturen in afstemming met de projectleider.

Functie eisen

Onze opdrachtgever heeft eisen en wensen geformuleerd. Aan alle eisen moet worden voldaan om in aanmerking te komen voor deze functie. Voor deze functie zijn de volgende eisen en wensen geformuleerd:

Eisen:

1. Aantoonbaar afgeronde opleiding op minimaal hbo bachelor niveau
2. Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring als projectleider op het gebied van informatiebeheer, informatiehuishouding of aanverwante domeinen binnen een overheidsorganisatie
3. Aantoonbaar afgeronde opleiding/cursus op gebied van projectmanagement
4. Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring binnen een gemeente
5. Aantoonbare werkervaring met vergelijkbare digitaliserings- of migratietrajecten waarbij medewerkers en organisaties zijn begeleid naar nieuwe werkwijzen en digitale werkomgevingen
6. In het kader van de wet DBA leent deze uitvraag zich helaas niet voor uitvoering door zzp’ers. Mocht je als zzp’er willen reageren, kan dat via ons middels een detacheringsconstructie.

Wensen:

1. Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring als projectleider binnen een gemeente
2. Aantoonbare werkervaring met het opstellen van programma's van eisen en het structureren van complexe besluitvormings- en inkooptrajecten binnen een overheidsorganisatie
3. Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring op het gebied van informatiebeheer
4. Aantoonbare werkervaring met organisatiebrede verandertrajecten, waarbij medewerkers zijn begeleid naar nieuwe werkwijzen
5. Aantoonbare werkervaring met Agile/Scrum werkwijzen, aantoonbaar gemaakt door een erkende certificering en praktische toepassing binnen projecten

Competenties

• Stakeholdermanagement: effectief verbinden van vakafdelingen, het IV-team, functioneel beheerders en bestuurlijk niveau
• Veranderkundige begeleiding: begeleiden van medewerkers en teams bij de overgang naar nieuwe werkwijzen en opslagstructuren
• Projectcoördinatie: bewaken van voortgang, planning en kwaliteit over meerdere gelijktijdige werkstromen
• Kennis van Microsoft 365: praktische werkervaring met Teams, OneDrive en SharePoint in een organisatorische context
• Communicatieve vaardigheid: kernachtig en niveau-bewust communiceren richting zowel uitvoerende medewerkers als bestuurders
• Agile/Scrum: toepassen van iteratieve werkwijzen binnen een projectomgeving
• Resultaatgerichtheid: vertalen van visie en afspraken naar concrete, meetbare stappen met oog voor deadlines en afhankelijkheden tussen werkstromen
• Bestuurlijke sensitiviteit: schakelen tussen uitvoerend, tactisch en bestuurlijk niveau, met gevoel voor verhoudingen en besluitvormingsprocessen binnen een gemeentelijke context

Inschrijven tot

Reageren op deze opdracht kan uitsluitend t/m 18-06-2026 om 12:00.

Gewenst aantal uren

20 uur per week.

Procedure en arbeidsvoorwaarden

Als intermediair staat FlexIntens voor het zorgvuldig bemiddelen van professionals binnen het publieke domein. Zo dragen we onder andere bij aan de invulling van opdrachten voor ministeries, uitvoeringsorganisaties, provincies, gemeenten en zorgorganisaties.

Zien we op basis van jouw ingestuurde CV een match, dan ziet de procedure er als volgt uit:

• Voorafgaand aan het voorstellen, maken we afspraken over het tarief, gericht op de specifieke opdracht.
• Kan een opdracht niet ingevuld worden als zelfstandig professional of gaat jouw voorkeur uit naar detachering (loondienst)? Onze dienstverlening voorziet ook daarin, waarbij we de beloningsstructuur van de opdrachtgever hanteren middels de inlenersbeloning.
• Na overeenstemming te hebben bereikt in de financiële voorwaarden, stellen wij jouw profiel op in het format voor de betreffende opdrachtgever. We vragen van jou een verduidelijk op de wijze van voldoen aan de gestelde eisen en wensen, om de match zo duidelijk mogelijk te maken. Ook een motivatiebrief om jouw drijfveren en toegevoegde waarde aan het licht te brengen, wordt gevraagd. Hierin treden wij op als sparringpartner.
• Wij verzorgen het voorstel en informeren je zo snel mogelijk over de voortgang hiervan.

NB: het beheersen van de Nederlandse taal is voor elke opdracht vereist.