Documentalist -Project Gerrit Krolbrug

Functie omschrijving

Voor de Rijkswaterstaat Rhoon is FlexIntens op zoek naar een Documentalist -Project Gerrit Krolbrug voor 16 uur per week.

Functie

Documentalist

Locatie en werkwijze

Locaties: Leeuwarden, Zwolle, Assen en deels vanuit huis.
Werkwijze: hybride.

Functieomschrijving

Je bent verantwoordelijk voor het op orde brengen en houden van de archivering van documenten in het projectarchief en het beheer van het Document Management Systeem (DMS). Je zorgt voor een betrouwbare informatiehuishouding door registreren, metadateren, ordenen en classificeren van documenten en dossiers. Tevens ondersteun en coach je projectmedewerkers bij hun taken op het gebied van documentbeheer en archiefvorming.

Taken

• Opstellen en actueel houden van een autorisatiematrix.
• Verlenen en intrekken van autorisaties in het DMS.
• Maken van standaardweergaven en standaard zoekvragen in het DMS.
• Instrueren en begeleiden van (nieuwe) projectmedewerkers.
• Toevoegen, ordenen, waarderen, selecteren en muteren van (sub)dossiers binnen de ordeningsstructuur.
• Actueel houden van alle projectdocumenten en verplaatsen van documenten/(sub)dossiers.
• Toezien op juiste verwerking van inkomende, interne en uitgaande documenten en het routeren van post en e-mailstukken.
• Melden van storingen aan Lokaal Functioneel Beheer (LFB) en inventariseren/melden van verbetervoorstellen voor applicaties.

Resultaten

• Ingericht projectarchief volgens afspraken en kwaliteitseisen (ordeningsstructuur, waarderen en selecteren, toepassen van metadata).
• Actuele middelen voor documentbeheer en archivering (o.a. autorisatiematrix, werkinstructies, handleidingen, ordeningsstructuur).

Gewenste houding en werkaanpak

Je neemt zelfstandig verantwoordelijkheid, hebt een professionele houding en beschikt over voldoende ervaring om snel te starten met weinig inwerktijd.

Belangrijkste competenties

• Analyseren / analytisch denkvermogen
• Dienstverlenende en klantgerichte instelling
• Hands-on mentaliteit
• Goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheden
• Didactische vaardigheden voor instrueren en begeleiden
• Luisteren (de vraag achter de vraag kunnen achterhalen)
• Nauwkeurigheid
• Omgevingsbewustzijn
• Proactieve instelling
• Plannen en organiseren
• Zelfontwikkeling en zelfstandigheid

Eisen

• Minimaal HBO denk- en werkniveau met een afgeronde MBO-opleiding in informatiemanagement of een gelijkwaardige opleiding.
• Meer dan 2 jaar aantoonbare werkervaring met een Document Management Systeem (DMS) en digitaal archiveren.
• Kennis en ervaring met (documentair) informatiebeheer en dienstverlening, en het gebruik van DIM-gerelateerde ICT-middelen.
• In staat zelfstandig werkinstructies en handreikingen op te stellen.

Wensen

• Kennis van en ervaring met (grootschalige) GWW-projecten.
• Kennis van relevante kaders en regelgeving (bijv. Woo, AVG, Aw, BIHR, Toepassingsmodel metadata).
• Ervaring met recordmanagement in de M365 SharePoint-applicatie.
• De mate van het voldoen aan de genoemde competenties.

Functie eisen

Onze opdrachtgever heeft eisen en wensen geformuleerd. Aan alle eisen moet worden voldaan om in aanmerking te komen voor deze functie. Voor deze functie zijn de volgende eisen en wensen geformuleerd:

Eisen:

1. Minimaal HBO denk en werkniveau met een afgeronde MBO opleiding in het vakgebied van informatiemanagement of gelijkwaardige opleiding
2. Meer dan 2 jaar aantoonbare werkervaring met werken met een Document Management Systeem (DMS) en het vakgebied van digitaal archiveren
3. Ervaring met en kennis van (documentair) informatiebeheer en dienstverlening, en het gebruik van DIM gerelateerde ICT-middelen
4. Zelfstandig werkinstructies en handreikingen opstellen
5. In het kader van de wet DBA leent deze uitvraag zich helaas niet voor uitvoering door zzp’ers. Mocht je als zzp’er willen reageren, kan dat via ons middels een detacheringsconstructie.

Wensen:

1. Ervaring GWW projecten is een prë
2. Kennis van en ervaring met (grootschalige) GWW-projecten
3. Kennis van relevante kaders en regelgeving (bijv. Woo, AVG, Aw, BIHR, Toepassingsmodel metadata)
4. Ervaring met recordmanagement in de M365 SharePoint applicatie

Inschrijven tot

Reageren op deze opdracht kan uitsluitend t/m 03-08-2026 om 9:00.

Gewenst aantal uren

16 uur per week.

Procedure en arbeidsvoorwaarden

Als intermediair staat FlexIntens voor het zorgvuldig bemiddelen van professionals binnen het publieke domein. Zo dragen we onder andere bij aan de invulling van opdrachten voor ministeries, uitvoeringsorganisaties, provincies, gemeenten en zorgorganisaties.

Zien we op basis van jouw ingestuurde CV een match, dan ziet de procedure er als volgt uit:

• Voorafgaand aan het voorstellen, maken we afspraken over het tarief, gericht op de specifieke opdracht.
• Kan een opdracht niet ingevuld worden als zelfstandig professional of gaat jouw voorkeur uit naar detachering (loondienst)? Onze dienstverlening voorziet ook daarin, waarbij we de beloningsstructuur van de opdrachtgever hanteren middels de inlenersbeloning.
• Na overeenstemming te hebben bereikt in de financiële voorwaarden, stellen wij jouw profiel op in het format voor de betreffende opdrachtgever. We vragen van jou een verduidelijk op de wijze van voldoen aan de gestelde eisen en wensen, om de match zo duidelijk mogelijk te maken. Ook een motivatiebrief om jouw drijfveren en toegevoegde waarde aan het licht te brengen, wordt gevraagd. Hierin treden wij op als sparringpartner.
• Wij verzorgen het voorstel en informeren je zo snel mogelijk over de voortgang hiervan.

NB: het beheersen van de Nederlandse taal is voor elke opdracht vereist.