Facilitair Coördinator

Functie omschrijving

Voor de Gemeente Hilversum is FlexIntens op zoek naar een Facilitair Coördinator voor 32 tot 36 uur per week.

Samen sterker!

Wijdemeren en Hilversum zijn vanaf 1 januari 2027 één gemeente. Zo kunnen we de dienstverlening aan onze 120.000 inwoners en bijna 20.000 bedrijven niet alleen blijven garanderen, maar ook verbeteren. Door onze krachten te bundelen, staan we sterker in het aanpakken van belangrijke uitdagingen, zoals wonen, natuur, economie en bereikbaarheid. Hilversum en Wijdemeren delen een historie en zijn al langer met elkaar verbonden.

De samenvoeging biedt nieuwe energie om die verbondenheid te versterken. De dorpen Ankeveen, Breukeleveen, 's-Graveland, Kortenhoef, Loosdrecht en Nederhorst den Berg behouden hun eigen karakter en vormen een waardevolle aanvulling op de meer stadse karakter van Hilversum. Van veen en water naar zand en heide. Die diversiteit maakt Hilversum aantrekkelijk om in te wonen, te werken én te recreëren.

Zorgen voor nu en werken aan morgen

Met bovenstaand motto leggen we de verbinding tussen onze ambities voor Hilversum in de toekomst en de wensen en behoeftes die op dit moment bij de Hilversummers leven.

De afgelopen jaren is gewerkt aan een fundament waar we Hilversum verder op uitbouwen. Naar elkaar omkijken, goed bereikbare voorzieningen voor inwoners die dat nodig hebben, en veilige buurten vinden wij belangrijk. Het is onze wens dat inwoners voor elkaar zorgen en dat mensen zaken in hun eigen buurt of wijk kunnen regelen. En als het nodig is bieden we zorg of ondersteuning. Maar er is meer: ook toekomstbestendige werkgelegenheid, bereikbare woningen, een duurzame leefomgeving en voorzieningen op het gebied van sport, kunst en cultuur staan hoog op onze agenda.

Als gemeente willen we ín de maatschappij staan, niet ernaast. Hilversum moet een leefbare en veilige stad zijn, waar iedereen zich thuis voelt, waar inwoners zich gewaardeerd voelen en waar mensen zich in hun werk en vrije tijd kunnen ontplooien. Om samen met de Hilversummers op te trekken, blijven we in contact met inwoners, bedrijven en organisaties. Op die manier komen hun zorgen, ideeën en wensen rechtstreeks bij ons terecht.

In Hilversum hebben we twee grote gemeentelijke opvanglocaties voor Oekraïense ontheemden en een kleine locatie in ontwikkeling. Dit betreft ongeveer 400 vluchtelingen in het Thebepand (Thebe 22). Het gebouw is gehuurd tot april 2032. Op de Philipslocatie worden ongeveer 400 vluchtelingen opgevangen. Deze locatie is gehuurd tot november 2027. In december 2025 heeft de gemeente een gebouw aangekocht dat ontwikkeld moet worden tot een opvanglocatie voor 52 Oekraïense ontheemden. Het dagelijks en sociaal beheer (1e lijn) wordt op het Thebepand verzorgd door het Leger des Heils en op de Philipslocatie wordt deze door Magic Match verzorgt. Beide beheerders hebben een vaste huismeester op locatie die de 1e lijns dagelijkse facilitaire dienstverlening op locatie begeleiden, vastleggen in een systeem en op basis daarvan acties uitzetten naar leveranciers. Alle grote facilitaire contracten zijn aanbesteed en lopen de komende jaren.

Opdracht

Wij zijn op zoek naar een Senior Facilitair Coördinator die zelfstandig het contractmanagement en dagelijks beheer (2e lijns werkzaamheden) voor de gebouwen monitort, optimaliseert en begeleidt. Dat gaat in nauwe afstemming met het programmateam Opvang vluchtelingen, waar de Senior Facilitair Coördinator onderdeel van is. Het team Facilitair en Huisvesting zorgt voor de bemensing van het programma en is verantwoordelijk voor de huisvesting van gemeente Hilversum waar ambtenaren in gehuisvest zijn. Verder zijn ook het team Inkoop en team Financiën van de gemeente Hilversum betrokken bij de opvang van Oekraïense ontheemden.

Er zijn een aantal projecten die de komende maanden opgepakt dienen te worden

• Aanbesteden contract Safety & Security: dit betreft het cameratoezicht voor het gebouw Thebe. Hierbij dient een uitbreiding gerealiseerd te worden op het toegangscontrole systeem (Paxton (brand)) voor de uitbreiding van een vleugel en het nieuw gehuurde gebouw;
• Het contract met de stomerij loopt af en dient opnieuw aanbesteed te worden;
• Het contract manbeveiliging loopt af in juni 2027 en dient opnieuw aanbesteed te worden;
• Verhuisproject aantal vluchtelingen van gebouw Thebe naar nieuw gebouw;
• Optimalisatie schoonmaakdienstverlening Thebe / Philips.

Senior Facilitair Coordinator vluchtelingenopvang locaties

Functieomschrijving

De Senior Facilitair Coordinator is verantwoordelijk voor het beheer en inrichting van de vluchtelingenlocaties binnen de gemeente Hilversum. Hij of zij is een verbinder die contacten onderhoudt met het locatiemanagement (dagelijks beheer van de opvanglocaties), de leveranciers, de huismeesters, het programmateam en de collega’s uit het team Facilitair en Huisvesting van de gemeente. Hij of zij

• is verantwoordelijk voor de (facilitaire) contracten ten behoeve van de vluchtelingenopvanglocaties (o.a. beveiliging, schoonmaak, catering, afval);
• herkent de behoefte vanuit het locatiemanagement en de gemeente en hoe de leveranciers daaraan kunnen bijdragen, zorgt ervoor dat de lopende en nieuw af te sluiten contracten goed blijven aansluiten bij de gebruikersbehoefte;
• is verantwoordelijk voor het vormgeven van en toezien op een juiste implementatie van de in de inkooptrajecten afgesproken dienstverlening en verzorgt de kennisrol bij aanbestedingen (inkoop is de trekker van aanbestedingen);
• bewaakt, analyseert en bestuurt de dienstverlening van de leverancier. Hij of zij verricht hiertoe onder andere leveranciersbeoordelingen en voorziet leveranciers en interne klanten van informatie en feedback;
• lost operationele/tactische knelpunten op, past contracten zonodig aan, verzorgt verlengingen en levert rapportages op aan de programmaorganisatie;
• voert projecten uit van initiatie tot en met realisatie en evaluatie.

Functie eisen

Onze opdrachtgever heeft eisen en wensen geformuleerd. Aan alle eisen moet worden voldaan om in aanmerking te komen voor deze functie. Voor deze functie zijn de volgende eisen en wensen geformuleerd:

Eisen:

1. Afgeronde hbo-opleiding in de richting van Facilitair Management, Hotelschool of gelijksoortige opleiding
2. Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring met het uitvoeren van contractmanagement facilitaire contracten in de afgelopen 5 jaar
3. Aantoonbare werkervaring met het aanbesteden van facilitaire contracten

Wensen:

1. Uiterlijk beschikbaar per maandag 23 maart 2026 voor minimaal 32 - 36 uur per week
2. Aantoonbare werkervaring met het coördineren van 2e lijns facilitaire dienstverlening
3. Aantoonbare werkervaring met het uitvoeren van de contractmanagementcyclus zowel op het gebied van hard- als soft services
4. Aantoonbare werkervaring met het uitvoeren van het aanbesteden van facilitaire contracten in de afgelopen 5 jaar, blijkend uit minimaal 2 referentie-projecten
5. Uitvoeren van aanbestedingen van facilitaire contracten.

Competenties

• Crisis en stressbestendig
• Interculturele sensitiviteit
• Leiderschap en teamcoaching
• Organisatievermogen en procesoptimalisatie
• Stakeholder management en samenwerking

Inschrijven tot

Reageren op deze opdracht kan uitsluitend t/m 16-03-2026 om 12:00.

Gewenst aantal uren

32 tot 36 uur per week.

Procedure en arbeidsvoorwaarden

Als intermediair staat FlexIntens voor het zorgvuldig bemiddelen van professionals binnen het publieke domein. Zo dragen we onder andere bij aan de invulling van opdrachten voor ministeries, uitvoeringsorganisaties, provincies, gemeenten en zorgorganisaties.

Zien we op basis van jouw ingestuurde CV een match, dan ziet de procedure er als volgt uit:

• Voorafgaand aan het voorstellen, maken we afspraken over het tarief, gericht op de specifieke opdracht.
• Kan een opdracht niet ingevuld worden als zelfstandig professional of gaat jouw voorkeur uit naar detachering (loondienst)? Onze dienstverlening voorziet ook daarin, waarbij we de beloningsstructuur van de opdrachtgever hanteren middels de inlenersbeloning.
• Na overeenstemming te hebben bereikt in de financiële voorwaarden, stellen wij jouw profiel op in het format voor de betreffende opdrachtgever. We vragen van jou een verduidelijk op de wijze van voldoen aan de gestelde eisen en wensen, om de match zo duidelijk mogelijk te maken. Ook een motivatiebrief om jouw drijfveren en toegevoegde waarde aan het licht te brengen, wordt gevraagd. Hierin treden wij op als sparringpartner.
• Wij verzorgen het voorstel en informeren je zo snel mogelijk over de voortgang hiervan.

NB: het beheersen van de Nederlandse taal is voor elke opdracht vereist.