Inkoopadviseur

Functie omschrijving

Voor de Gemeente Utrecht is FlexIntens op zoek naar een Inkoopadviseur voor 16 tot 32 uur per week.
 

Korte beschrijving speelveld
De gemeente Utrecht koopt jaarlijks voor circa €750 miljoen in. We doen dit voor uiteenlopende zaken binnen onze gemeente. Juist door de omvang en diversiteit van onze inkoop is het belangrijk dat we doelmatig en doeltreffend te werk gaan. Ons doel is om de juiste producten en diensten in te kopen, passend bij de behoefte van de organisatie en in lijn met onze ambities, waaronder Social Return en MVOI. Als Inkoopadviseur lever jij een belangrijke bijdrage aan het realiseren van deze doelen. Je bent de verbindende factor die vragen en projecten uit de praktijk weet te vertalen naar passende aanbestedingen. In deze functie begeleid je zelfstandig inkooptrajecten, met name Europese aanbestedingen. Dit kunnen verschillende (allround) aanbestedingen zijn. Je werkt daarbij samen in een verwervingsteam van specialisten om gezamenlijk de doelstellingen van de aanbesteding te behalen. Door goed te luisteren naar de behoeften van de opdrachtgever weet je feilloos de juiste procedure te kiezen. Daarbij maak je gebruik van de beschikbare tools en templates om aanbestedingen efficiënt, kwalitatief, adequaat en tijdig te doorlopen. Je maakt onderdeel uit van het team Aanbesteding, bestaande uit ongeveer 14 fte. Samen met collega-Inkoopadviseurs kun je sparren over aanbestedingsvraagstukken. Daarnaast werk je in de dagelijkse praktijk veel samen met de bredere inkooporganisatie van 50 tot 60 collega’s. Tijdens structurele overleggen deel je actief ervaringen, want leren van elkaar staat bij ons centraal. Zo werken we samen aan inkoopinnovaties en procesverbeteringen. Omdat verbinding met je team, de verwervingsteams en de inkooporganisatie belangrijk is, verwachten we dat je zoveel mogelijk aanwezig bent op het kantoor van de gemeente Utrecht.

Je taken zijn onder andere:

• Het overnemen van lopende en in voorbereiding zijnde aanbestedingen van een vertrekkende collega.
• Het realiseren van het gemeentelijk inkoopbeleid door zelfstandig Europese inkooptrajecten uit te voeren binnen verschillende categorieën en specialismen.
• Fungeren als verbindende schakel tussen inkoop, decentrale inkopers, Inkoper Specials, contractmanagement en betrokken medewerkers, waarbij je het inkoopproces bewaakt.
• Het ondersteunen van organisatieonderdelen bij inkoopvragen en het vervangen van collega-inkopers bij ziekte of afwezigheid.
• Verantwoordelijkheid dragen voor het proces rondom de totstandkoming van de aanbestedingsaanpak en dit zelfstandig uitvoeren.
• Het leveren van gevraagd en ongevraagd advies, waarbij je procesmatig een voortrekkersrol vervult.
• Het zelfstandig uitvoeren van en/of ondersteunen bij aanbestedingstrajecten, waaronder:
  • Toepassen van vakinhoudelijke expertise op (complexe) Europese aanbestedingen en inkoopcategorieën.
  • Ontwikkelen van aanbestedingsadvies voor marktbenadering en aanbestedingsstrategie richting opdrachtgevers of procesbegeleiders.
  • Aandragen van integrale oplossingen waarin politieke, interne en externe belangen samenkomen.
  • Projectmatig uitvoeren van de werkzaamheden.
  • Signaleren van ontwikkelingen en/of knelpunten binnen aanbestedingsregels en inkoopcategorieën.
  • Rapporteren en archiveren van aanbestedingsdocumentatie.
  • Mondeling en schriftelijk uitbrengen van adviezen.
  • Delen van kennis en ervaring met de inkooporganisatie.
  • Samenwerken op operationeel en tactisch niveau met directe collega’s.
  • Het deelnemen aan relevante inkoop- en contractmanagementoverleggen binnen de gemeentelijke inkooporganisatie.

Je bent / Je hebt
Om in deze rol succesvol te zijn, breng je ruime inkoopervaring mee. Je bent omgevingssensitief en hebt gevoel voor het werken in een politiek-bestuurlijke omgeving. We vinden het belangrijk dat je in staat bent om breed draagvlak te creëren voor je adviezen en dat je Europese aanbestedingen van A tot Z kunt begeleiden. Daarnaast kun je je vakinhoudelijke kennis creatief vertalen naar passende oplossingen voor de organisatie. Ook heb je een proactieve houding: je bent integer, accuraat en beschikt over overtuigingskracht en sterke adviesvaardigheden. Ook ben je flexibel in en breed inzetbaar op verschillende dossiers.

Wij vragen:

• Minimaal hbo-werk- en denkniveau.
• Ervaring met het werken in TenderNed.
• Inkoopkennis op minimaal Conducto Inkoop & Aanbesteden / Nevi 1 (of gelijkwaardig).
• Een diploma Conducto Aanbesteden voor Gevorderden / Nevi 2 (of gelijkwaardig) is een pre.
• Minimaal drie jaar ervaring als procesverantwoordelijke voor Europese aanbestedingen, waarbij je zelfstandig ten minste vijf aanbestedingen hebt begeleid.
• Ervaring binnen een politiek-bestuurlijke omgeving, bij voorkeur binnen een gemeente.
• Aantoonbare ervaring met projectmatig en resultaatgericht werken in het tactisch proces: je neemt initiatief, doet voorstellen en reageert proactief op ontwikkelingen.

Als gemeente Utrecht geloven wij dat een diverse organisatie zorgt voor meer innovatie, creativiteit en een betere samenwerking. Om die reden streven wij ernaar om een zo’n inclusief mogelijke organisatie te zijn. Ben je benieuwd hoe wij dat doen? Lees dat op deze pagina.

Functie eisen

Onze opdrachtgever heeft eisen en wensen geformuleerd. Aan alle eisen moet worden voldaan om in aanmerking te komen voor deze functie. Voor deze functie zijn de volgende eisen en wensen geformuleerd:

Eisen:

1. Je hebt minimaal drie jaar ervaring als procesverantwoordelijke voor Europese aanbestedingen, waarbij je zelfstandig ten minste vijf aanbestedingen hebt begeleid
2. Je hebt minimaal 5 Europese aanbestedingen zelfstandig begeleid
3. Je hebt evaring opgedaan binnen een politiek-bestuurlijke omgeving, bij voorkeur binnen een (grotere) gemeente
4. Ik bevestig dat ik de bovenstaande vragen naar waarheid heb ingevuld
5. In het kader van de wet DBA leent deze uitvraag zich helaas niet voor uitvoering door zzp’ers. Mocht je als zzp’er willen reageren, kan dat via ons middels een detacheringsconstructie.

Wensen:

1. Je hebt minimaal drie jaar ervaring als procesverantwoordelijke voor Europese aanbestedingen, waarbij je zelfstandig ten minste vijf aanbestedingen hebt begeleid.
2. Je hebt minimaal 5 Europese aanbestedingen zelfstandig begeleid
3. Licht kort en bondig toe waaruit blijkt dat je voldoet aan de gevraagde criteria (zie ‘Wij vragen’ in deze uitvraag), en waarom je deze opdracht bij de gemeente Utrecht wilt doen (max half a/4)

Inschrijven tot

Reageren op deze opdracht kan uitsluitend t/m 12-09-2025 om 9:00.

Gewenst aantal uren

16 tot 32 uur per week.

Procedure en arbeidsvoorwaarden

Als intermediair staat FlexIntens voor het zorgvuldig bemiddelen van professionals binnen het publieke domein. Zo dragen we onder andere bij aan de invulling van opdrachten voor ministeries, uitvoeringsorganisaties, provincies, gemeenten en zorgorganisaties.

Zien we op basis van jouw ingestuurde CV een match, dan ziet de procedure er als volgt uit:

• Voorafgaand aan het voorstellen, maken we afspraken over het tarief, gericht op de specifieke opdracht.
• Kan een opdracht niet ingevuld worden als zelfstandig professional of gaat jouw voorkeur uit naar detachering (loondienst)? Onze dienstverlening voorziet ook daarin, waarbij we de beloningsstructuur van de opdrachtgever hanteren middels de inlenersbeloning.
• Na overeenstemming te hebben bereikt in de financiële voorwaarden, stellen wij jouw profiel op in het format voor de betreffende opdrachtgever. We vragen van jou een verduidelijk op de wijze van voldoen aan de gestelde eisen en wensen, om de match zo duidelijk mogelijk te maken. Ook een motivatiebrief om jouw drijfveren en toegevoegde waarde aan het licht te brengen, wordt gevraagd. Hierin treden wij op als sparringpartner.
• Wij verzorgen het voorstel en informeren je zo snel mogelijk over de voortgang hiervan.

NB: het beheersen van de Nederlandse taal is voor elke opdracht vereist.