Kwartiermaker Bedrijfsbureau

Functie omschrijving

Voor de Gemeente Altena is FlexIntens op zoek naar een Kwartiermaker Bedrijfsbureau voor 24 uur per week.

Opdrachtomschrijving – Functie: Kwartiermaker Bedrijfsbureau Buitendienst

Team Buitendienst van de Gemeente Altena is op zoek naar een tijdelijke invulling van de rol Kwartiermaker Bedrijfsbureau. Door het recente vertrek van het Hoofd Bedrijfsbureau en het aanstaande vertrek van de Teammanager Buitendienst is een kwetsbare situatie ontstaan en dienen er een aantal zaken afgerond te worden die nu niet belegd zijn.

Wat ga je doen?

Als zelfstandige kwartiermaker richt je je op het borgen van de continuïteit van het Bedrijfsbureau en het creëren van overzicht en samenhang in de lopende werkzaamheden. Je brengt in kaart welke processen en dossiers lopen, waar afhankelijkheden zitten en welke afspraken nodig zijn om het Bedrijfsbureau stabiel te laten functioneren in deze overgangsperiode. Daarbij zorg je ervoor dat werkzaamheden niet blijven hangen op individueel niveau, maar worden vastgelegd en overdraagbaar gemaakt.

1. Een belangrijk onderdeel van de opdracht is het afronden en besluitvormingsrijp opleveren van een aantal specifieke dossiers. Het gaat hierbij om de aanbesteding van bedrijfskleding, de aanbesteding grafdelven en het traject rondom een eventuele uitbreiding van het aantal poolauto’s. Je zorgt ervoor dat deze dossiers inhoudelijk op orde zijn, de juiste stappen zijn gezet en dat besluitvorming of afronding mogelijk is zonder aanvullende uitzoekwerkzaamheden.
2. Daarnaast richt je je op het inregelen en vastleggen van werkwijzen binnen het Bedrijfsbureau. Specifiek betekent dit dat je de werkwijze rondom Apptimize structureert en vastlegt, en dat je zorgt voor een eenduidige beschrijving van processen, rollen en verantwoordelijkheden. Het doel is dat deze werkwijzen ook na afloop van de opdracht zelfstandig kunnen worden toegepast.
3. De opdracht omvat verder het opstarten en structureren van de samenwerking met MidZuid. Je faciliteert de eerste werkoverleggen, brengt de wederzijdse verwachtingen in beeld en legt afspraken vast over samenwerking, afstemming en verantwoordelijkheden, zodat deze samenwerking direct operationeel en werkbaar is.
4. Tot slot zorg je voor inzicht in de capaciteit en formatie van het Bedrijfsbureau. Je levert een overzicht op van de huidige bezetting, de benodigde capaciteit en aandachtspunten voor de komende periode, met het oog op een zorgvuldige overdracht aan de nieuwe leiding.

Aan het einde van de opdracht zijn:

• lopende dossiers en aanbestedingen afgerond of besluitvormingsrijp opgeleverd;
• werkprocessen, werkwijzen, rollen en verantwoordelijkheden binnen het Bedrijfsbureau vastgelegd;
• de werkwijze rondom Apptimize ingericht en gedocumenteerd;
• de samenwerking met MidZuid operationeel ingericht, inclusief vastgelegde samenwerkingsafspraken;
• inzicht in capaciteit en formatie van het Bedrijfsbureau beschikbaar ten behoeve van overdracht.

Wie ben je?

Je bent een ervaren zelfstandige professional met aantoonbare ervaring in gemeentelijke organisaties en bij voorkeur de buitendienst met een bedrijfsbureau. Je werkt resultaatgericht, zelfstandig en pragmatisch. Je weet snel overzicht te creëren, prioriteiten te stellen en rust en samenhang te brengen in een overgangsperiode. Je schakelt gemakkelijk tussen inhoud, proces en stakeholders en communiceert helder over voortgang en oplevering.

Positionering van de opdracht

• De opdracht is tijdelijk, afgebakend en resultaatgericht.
• De opdrachtnemer bepaalt zelfstandig hoe de resultaten worden gerealiseerd.
• Er is geen sprake van structurele vervanging of reguliere lijnverantwoordelijkheid.
• De opdracht is gericht op afronding, borging en overdracht.

Functie eisen

Onze opdrachtgever heeft eisen en wensen geformuleerd. Aan alle eisen moet worden voldaan om in aanmerking te komen voor deze functie. Voor deze functie zijn de volgende eisen en wensen geformuleerd:

Eisen:

1. Gemeente Altena stelt een laptop in bruikleen ter beschikking om de werkzaamheden voor gemeente Altena op uit te voeren. Opdrachtgever is ermee akkoord dat deze laptop ter beschikking gesteld wordt. Kandidaat stemt ermee in om deze laptop te gebruiken voor het uitvoeren van de werkzaamheden
2. Kandidaat heeft een afgeronde opleiding op minimaal HBO niveau
3. De kandidaat beschikt over aantoonbare, meerjarige ervaring binnen het IBOR-domein, waaronder afval & reiniging, buitendienst en beheer van de openbare ruimte
4. Kandidaat beschikt over 1 of over meer referenties
5. Kandidaat heeft aantoonbare ervaring met het structureren en vastleggen van werkprocessen en werkwijzen binnen de Buitendienst
6. De kandidaat heeft aantoonbare ervaring met het voorbereiden, begeleiden en afronden van aanbestedingen en contracten binnen gemeentelijke organisaties

Wensen:

1. De kandidaat heeft aantoonbare ervaring met het voorbereiden, begeleiden en afronden van aanbestedingen en contracten binnen gemeentelijke of aanverwante organisaties
2. Kandidaat heeft ervaring met coördinatie en uitvoering van gemeentelijke of aanverwante buitendienst- of IBOR-projecten
3. Kandidaat heeft ervaring met opstarten en structureren van samenwerking met andere organisaties
4. Kandidaat heeft ervaring met inzicht geven in capaciteit en formatie van een uitvoerende buitendienstafdeling binnen de gemeente
5. Kandidaat heeft minimaal 2 jaar ervaring in een leidinggevende functie binnen een gemeente in de buitendienst, waarbij er sprake was van een integrale verantwoordelijkheid voor de bedrijfsvoering
6. Kandidaat past binnen het team. Dit moet blijken uit het gesprek
7. Kandidaat heeft een positieve en flexibele instelling. Dit moet blijken uit het gesprek
8. Kandidaat beschikt over politieke en bestuurlijke sensitiviteit. Dit moet blijken uit het gesprek
9. Kandidaat beschikt over uitstekende communicatieve vaardigheden en kan op verschillende niveaus communiceren. Dit moet blijken uit het gesprek
10. Tijdens het gesprek zal van de kandidaat een korte presentatie verwacht worden over hoe hij/zij de opdracht binnen de gemeente Altena aan zal pakken (hiervoor wordt extra informatie verschaft)

Inschrijven tot

Reageren op deze opdracht kan uitsluitend t/m 04-02-2026 om 9:00.

Gewenst aantal uren

24 uur per week.

Procedure en arbeidsvoorwaarden

Als intermediair staat FlexIntens voor het zorgvuldig bemiddelen van professionals binnen het publieke domein. Zo dragen we onder andere bij aan de invulling van opdrachten voor ministeries, uitvoeringsorganisaties, provincies, gemeenten en zorgorganisaties.

Zien we op basis van jouw ingestuurde CV een match, dan ziet de procedure er als volgt uit:

• Voorafgaand aan het voorstellen, maken we afspraken over het tarief, gericht op de specifieke opdracht.
• Kan een opdracht niet ingevuld worden als zelfstandig professional of gaat jouw voorkeur uit naar detachering (loondienst)? Onze dienstverlening voorziet ook daarin, waarbij we de beloningsstructuur van de opdrachtgever hanteren middels de inlenersbeloning.
• Na overeenstemming te hebben bereikt in de financiële voorwaarden, stellen wij jouw profiel op in het format voor de betreffende opdrachtgever. We vragen van jou een verduidelijk op de wijze van voldoen aan de gestelde eisen en wensen, om de match zo duidelijk mogelijk te maken. Ook een motivatiebrief om jouw drijfveren en toegevoegde waarde aan het licht te brengen, wordt gevraagd. Hierin treden wij op als sparringpartner.
• Wij verzorgen het voorstel en informeren je zo snel mogelijk over de voortgang hiervan.

NB: het beheersen van de Nederlandse taal is voor elke opdracht vereist.