Kwartiermaker informatiebeheer

Functie omschrijving

Voor de Provincie Utrecht is FlexIntens op zoek naar een Kwartiermaker informatiebeheer voor 18 tot 24 uur per week.

Utrecht is een provincie om trots op te zijn. Gevarieerd, bruisend en met een rijke historie. Met veel verschillende levensstijlen, culturen en persoonlijke voorkeuren. Onze regio is een topregio met een innovatieve kenniseconomie.
Het is onze opgave om de aantrekkelijkheid van onze provincie te vergroten en groei zo te faciliteren dat de kwaliteit van onze ruimte behouden blijft. Samen met inwoners, bedrijven, organisaties en andere overheden werken het provinciebestuur en medewerkers met enthousiasme en daadkracht aan een gezonde en duurzame leefomgeving. Wij willen dat iedereen in de provincie Utrecht fantastisch woont, werkt en leeft. Daarom zorgen wij voor een goede balans tussen groen en groei.

Opdracht
Als expert op het gebied van informatiebeheer geef je een gedetailleerd beeld van de huidige situatie bij het cluster (werkzaamheden, mensen, formatie, processen, financiën, organisatie, ed.) Vervolgens geef je een weergave van de gewenste situatie bij het cluster Informatiebeheer. Hierbij betrek je de behoeften in de provinciale organisatie (digitale volwassenheid, kwaliteit informatiebeheer, behoeften aan ondersteuning, ed.), de ambities bij kernteam IV (waar wil men heen, verhoudingen binnen het team, ed.) en de algemene ontwikkelingen op gebied van informatiebeheer (voortgaande digitalisering, trends, ed.). Doel is om te komen tot een cluster Informatiebeheer dat als één geheel gaat functioneren en waarin alle taken en rollen die uitgevoerd moeten worden in het kader van onze informatiehuishouding en passend bij de ambities goed belegd zijn of gaan worden. Het betreft dus een analyse en zo nodig ook een veranderopgave. Misschien kun je dit allebei, maar het is ook zeker niet ondenkbaar dat na de analysefase niet jij maar een collega van je die rol gaat vervullen. De opdracht mag dus opgeknipt worden c.q. door meerdere personen worden uitgevoerd.

De volgende resultaten moeten worden behaald:

• Ist-Soll analyse: er dient een Ist-Soll analyse uitgevoerd te worden van de huidige situatie versus de gewenste situatie. Hierin moet niet alleen de impact van de samenvoeging van de twee clusters meegenomen worden (taken, cultuur, samenwerking), maar ook de sterk veranderde taakinvulling van het vakgebied informatiebeheer als gevolg van de digitalisering. In de Ist-Soll analyse wordt naast de inhoudelijke analyse ook de impact bepaald t.a.v. capaciteit, kwaliteit en financiën. Dit laatste heeft een relatie met een traject in de IV keten in de breedte en je zal dan ook nauw samenwerken met het kernteam (=managementteam) Informatievoorziening.
• Visie/opdracht op de rol én werkwijze van het cluster Informatiebeheer richting de provincie opstellen: op basis van je analyse draag je er zorg voor dat er een visie komt op hoe cluster Informatiebeheer vorm wil geven aan haar taken, hoe zij ingericht en aangestuurd dient te worden en welke producten/diensten zij aanbiedt aan de provincie.
• Werkagenda opstellen voor het cluster Informatiebeheer: met de analyse en de daarvan afgeleide visie, stel je samen met het cluster en in nauwe samenspraak met de Strategisch Inhoudelijk Manager IV (CIO) een werkplan op voor de periode 2026-2027 met een doorkijk naar de jaren erna. In de werkagenda staan de activiteiten en bijbehorende resultaten beschreven die het cluster gaat behalen.
• Ontwikkel/veranderopgaaf: Voorgaande kan alleen gerealiseerd worden als het cluster daartoe in staat is. Dat vraagt om het opstellen van een profiel voor de tweede fase van de opdracht en een ontwikkelplan voor medewerkers van het cluster Informatiebeheer. Het invulling geven aan verandermanagement is dus niet op voorhand je primaire opdracht. Hieraan meewerken kan er echter wel onderdeel van worden.

Je opdrachtgever is de Teamleider IV Planning. Het cluster Informatiebeheer valt immers onder diens verantwoordelijkheid (zie boven).

De te behalen resultaten moeten voor de zomer 2026 worden gerealiseerd. Daarna help je of een collega van je helpt om de resultaten werkend te krijgen. Dat betekent dat we waarschijnlijk gebruik zullen maken van de eerste verleningsoptie.

Toevoeging
Voor het uitoefenen van de opdracht wordt vanuit de provincie Utrecht verwacht dat de opdrachtnemer haar eigen (ICT) middelen inzet. Indien gedurende de opdracht blijkt dat er extra bedrijfsmiddelen nodig zijn om het product of dienst te kunnen leveren/verlenen, dan zal opdrachtnemer deze zelf bekostigen.

Functie eisen

Onze opdrachtgever heeft eisen en wensen geformuleerd. Aan alle eisen moet worden voldaan om in aanmerking te komen voor deze functie. Voor deze functie zijn de volgende eisen en wensen geformuleerd:

Eisen:

1. Aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal hbo bachelor niveau
2. Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar met het uitvoeren van Ist‐Soll analyses en het opstellen van organisatie‐ en veranderplannen binnen een overheidsorganisatie
3. Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar als Kwartiermaker informatiebeheer binnen een overheidsorganisatie
4. Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar binnen het vakgebied informatiebeheer/informatiehuishouding bij een overheidsorganisatie
5. In het kader van de wet DBA leent deze uitvraag zich helaas niet voor uitvoering door zzp’ers. Mocht je als zzp’er willen reageren, kan dat via ons middels een detacheringsconstructie.

Wensen:

1. Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 8 jaar binnen het vakgebied informatiebeheer/informatiehuishouding bij een overheidsorganisatie
2. Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 8 jaar met het uitvoeren van Ist‐Soll analyses en het opstellen van organisatie‐ en veranderplannen binnen een overheidsorganisatie
3. Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 8 jaar als Kwartiermaker informatiebeheer binnen een overheidsorganisatie
4. Aantoonbare kennis en werkervaring met methoden en technieken op het gebied van management van informatiebeheer

Competenties

• mensgericht, daadkrachtig, pragmatisch, verbindend, enthousiasmerend, analytisch in staat om op meerdere niveaus te spreken/werken/aan te sturen (meerdere talen spreken), organisatiesensitief, om kunnen gaan met verschillende belangen, denken én doen

Inschrijven tot

Reageren op deze opdracht kan uitsluitend t/m 18-12-2025 om 12:00.

Gewenst aantal uren

18 tot 24 uur per week.

Procedure en arbeidsvoorwaarden

Als intermediair staat FlexIntens voor het zorgvuldig bemiddelen van professionals binnen het publieke domein. Zo dragen we onder andere bij aan de invulling van opdrachten voor ministeries, uitvoeringsorganisaties, provincies, gemeenten en zorgorganisaties.

Zien we op basis van jouw ingestuurde CV een match, dan ziet de procedure er als volgt uit:

• Voorafgaand aan het voorstellen, maken we afspraken over het tarief, gericht op de specifieke opdracht.
• Kan een opdracht niet ingevuld worden als zelfstandig professional of gaat jouw voorkeur uit naar detachering (loondienst)? Onze dienstverlening voorziet ook daarin, waarbij we de beloningsstructuur van de opdrachtgever hanteren middels de inlenersbeloning.
• Na overeenstemming te hebben bereikt in de financiële voorwaarden, stellen wij jouw profiel op in het format voor de betreffende opdrachtgever. We vragen van jou een verduidelijk op de wijze van voldoen aan de gestelde eisen en wensen, om de match zo duidelijk mogelijk te maken. Ook een motivatiebrief om jouw drijfveren en toegevoegde waarde aan het licht te brengen, wordt gevraagd. Hierin treden wij op als sparringpartner.
• Wij verzorgen het voorstel en informeren je zo snel mogelijk over de voortgang hiervan.

NB: het beheersen van de Nederlandse taal is voor elke opdracht vereist.