Kwartiermaker Organisatie-inrichting MFC’s

Functie omschrijving

Voor de gemeente Arnhem is FlexIntens op zoek naar een Kwartiermaker Organisatie-inrichting MFC’s voor 32-36 uur per week.

Context van de opdracht
Gemeente Arnhem beheert zeven multifunctionele centra (MFC’s), verspreid over verschillende wijken. Deze MFC’s vervullen een belangrijke maatschappelijke rol en worden intensief gebruikt voor onderwijs, welzijn, sport, cultuur en ontmoeting.
De huidige exploitatie- en beheervorm vraagt om herziening. De komende jaren werkt de gemeente aan een toekomstbestendige en financieel verantwoorde organisatie van deze MFC’s. Om deze ontwikkeling te begeleiden, zoekt de afdeling Vastgoed een ervaren kwartiermaker die op projectbasis de organisatie-inrichting vormgeeft én (tijdelijk) aanstuurt.

Doel van de opdracht
De kwartiermaker is verantwoordelijk voor het ontwerpen, implementeren en tijdelijk aansturen van een passende organisatiestructuur voor het beheer van de MFC’s, met als uitgangspunt:

• een efficiënte en professionele exploitatie;
• financiële beheersbaarheid;
• heldere taakverdeling;
• aansluiting bij het Integraal Accommodatiebeleid (IAB) van de gemeente Arnhem.

De focus ligt zowel op strategische inrichtingskeuzes (zoals beheervormen en eigenaarschap), als op operationele coördinatie van het dagelijks beheer tijdens de overgangsfase.

Kernactiviteiten en resultaatgebieden
De opdracht is resultaatgericht en bestaat uit de volgende onderdelen:

Analyse en ontwerp

• Uitvoeren van een nulmeting van de huidige situatie (organisatie, exploitatie, processen);
• Onderzoeken van verschillende beheervormen en opstellen van een onderbouwde businesscase;
• Ontwikkelen van een plan van aanpak inclusief planning, rolverdeling en benodigde besluitvorming.

Organisatie-inrichting en implementatie

• Opzetten van een efficiënte organisatiestructuur, met duidelijke rollen en werkafspraken;
• Begeleiden van werving en selectie van (tijdelijk) personeel voor dagbeheer en locatiemanagement;
• Herziening en inrichting van administratieve processen (zoals reservering, bezetting, facturatie);
• Aanbesteding en implementatie van een hospitality dienst voor avond- en weekendbeheer.

Coördinatie van dagelijkse exploitatie (tijdelijk)

• Aansturing van betrokken functionarissen (o.a. coördinator, locatiemanagers, beheerders);
• Afstemming met gebruikers, huurders, leveranciers en interne stakeholders;
• Borgen van continuïteit en service tijdens de transitieperiode.

Rapportage en overdracht

• Opleveren van een eindrapportage met aanbevelingen voor 2027;
• Adviseren over eigenaarschap, opdrachtgeverschap en financiering van het toekomstige beheer;
• Inregelen van een belkring voor calamiteiten (achterwacht).

Resultaatverplichtingen
De opdrachtnemer levert op:

• Een toekomstbestendige organisatiestructuur voor het beheer van de MFC’s;
• Een financieel onderbouwd exploitatiemodel;
• Heldere taak- en rolverdeling binnen het MFC-team;
• Ingebruikname van efficiënte werkprocessen (reservering, facturatie, rapportage);
• Ingewijd en tijdelijk versterkt team voor dagelijks beheer;
• Succesvolle aanbesteding en implementatie van hospitalitydienst;
• Rapportage met concrete voorstellen voor besluitvorming over 2027.

Samenwerking en rapportagelijn

• Tweewekelijkse afstemming met het afdelingshoofd Vastgoed (opdrachtgever);
• Samenwerking met interne stakeholders (teams Leefomgeving, OR, gebruikers, bestuur);
• Betrokkenheid bij bestuurlijke besluitvorming en het creëren van draagvlak.

Let op, ben je zzp-er en wil je op deze aanvraag reageren let dan goed erop dat deze aanvraag nagenoeg fulltime is voor een langere periode en dit geen problemen gaat geven met je inkomensverdeling uit 1 opdrachtgever.

Functie eisen

Onze opdrachtgever heeft eisen en wensen geformuleerd. Aan alle eisen moet worden voldaan om in aanmerking te komen voor deze functie. Voor deze functie zijn de volgende eisen en wensen geformuleerd:

Eisen:

1. De kandidaat is aantoonbaar in het bezit van HBO/WO werk- en denkniveau (bij voorkeur facilitair, bedrijfskundig of bestuurskundig)
2. De kandidaat heeft aantoonbaar minimaal 5 jaar ervaring met organisatie-inrichting en complexe projectopdrachten.
3. De kandidaat heeft in de afgelopen jaren aantoonbaar werkervaring opgedaan met exploitatievraagstukken van (semi-)publieke voorzieningen, bij voorkeur MFC’s.
4. De kandidaat heeft aantoonbaar ervaring met Europese aanbestedingstrajecten (diensten)
5. De kandidaat is aantoonbaar bekend met bestuurlijke besluitvorming binnen gemeenten.

Wensen:

1. De kandidaat is aantoonbaar in het bezit van kennis van het sociaal domein, cultuur, onderwijs en vastgoedexploitatie;
2. De kandidaat heeft aantoonbaar ervaring in gemeentelijke context en projectmatig werken binnen een politiek-bestuurlijke omgeving.

Inschrijven tot

Reageren op deze opdracht kan uitsluitend t/m 8-10-2025 om 9.00

Gewenst aantal uren

36 uur per week.

Procedure en arbeidsvoorwaarden

Als intermediair staat FlexIntens voor het zorgvuldig bemiddelen van professionals binnen het publieke domein. Zo dragen we onder andere bij aan de invulling van opdrachten voor ministeries, uitvoeringsorganisaties, provincies, gemeenten en zorgorganisaties.

Zien we op basis van jouw ingestuurde CV een match, dan ziet de procedure er als volgt uit:

• Voorafgaand aan het voorstellen, maken we afspraken over het tarief, gericht op de specifieke opdracht.
• Kan een opdracht niet ingevuld worden als zelfstandig professional of gaat jouw voorkeur uit naar detachering (loondienst)? Onze dienstverlening voorziet ook daarin, waarbij we de beloningsstructuur van de opdrachtgever hanteren middels de inlenersbeloning.
• Na overeenstemming te hebben bereikt in de financiële voorwaarden, stellen wij jouw profiel op in het format voor de betreffende opdrachtgever. We vragen van jou een verduidelijk op de wijze van voldoen aan de gestelde eisen en wensen, om de match zo duidelijk mogelijk te maken. Ook een motivatiebrief om jouw drijfveren en toegevoegde waarde aan het licht te brengen, wordt gevraagd. Hierin treden wij op als sparringpartner.
• Wij verzorgen het voorstel en informeren je zo snel mogelijk over de voortgang hiervan.

NB: het beheersen van de Nederlandse taal is voor elke opdracht vereist.