Locatiemanager Opvang Oekraine Wijdemeren

Functie omschrijving

Voor de Gemeente Hilversum is FlexIntens op zoek naar een Locatiemanager Opvang Oekraine Wijdemeren voor 24 tot 32 uur per week.

We werken voor Hilversum, de mediastad van Nederland

Een groene tuinstad, met rijke historie, waar meer dan 93.000 unieke inwoners hun leven op eigen wijze vormgeven. Voor hen zijn we de meest nabije overheid; bereikbaar en toegankelijk. Open en nieuwsgierig, geven altijd antwoord en doen wat nodig is.

We zijn toegankelijk en betrouwbaar, transparant en realistisch in de afspraken die we maken. In onze werkwijzen zoeken we de balans tussen maatwerk en eenvoud. Maken slim gebruik van technologie, data en stellen dit zoveel mogelijk beschikbaar.

Bovenal doen we het samen, sluiten aan op wat er in de stad en in de regio gebeurt en zoeken de dialoog en de samenwerking. Met ons vakmanschap zijn we een betrouwbare partner.

Onze kernwaarden zijn dan ook Vertrouwen, Eenvoud, Betrokkenheid, Professioneel, Inclusief en Duurzaam.

We willen blijven leren en innoveren met het vizier op de stad.

Elke dag willen we dit waarmaken. En als dat een keer niet lukt, spreek ons er dan op aan.

Als je bij ons werkt, kun je zijn wie je bent, ongeacht je achtergrond, hoe je eruitziet en van wie je houdt.

De gemeenten Hilversum en Wijdemeren zijn op 1 januari ambtelijk gefuseerd. De bestuurlijke fusie volgt op 1 januari 2027. Je komt te werken in het sociaal domein, bij de afdeling Werk, Re-integratie en Inkomen. Het team Beleid WRI bestaat uit 25 collega’s en wordt aangestuurd door Ruth Abma. Vanuit dit team, werk je aan de Oekraine-opvang opgave in Wijdemeren.

Opdracht

Binnen de opvang voor Oekraïense ontheemden in Wijdemeren verblijven bewoners op diverse locaties die inmiddels al langere tijd in gebruik zijn. Het duurzaam functioneren van deze locaties vraagt om structurele aandacht voor de fysieke en sociale leefomgeving, (sociale) veiligheid en facilitaire organisatie.

De locatiemanager is verantwoordelijk voor het dagelijks functioneren van de opvanglocaties. De functie richt zich enerzijds op het waarborgen van een veilige, schone en goed ingerichte leefomgeving voor bewoners en anderzijds op het begeleiden van de bewoners in de opvang. De locatiebeheerder onderhoudt actief contact met de locatiefunctionarissen en fungeert als schakel tussen bewoners, locaties en de gemeente.

De locatiemanager wordt functioneel aangestuurd door de coördinator Vluchtelingen en heeft structureel overleg met de coördinator.

Taken

• Uitvoeren van dagelijkse pand- en terreincontroles (hygiëne, leefbaarheid, schades, nooduitgangen, brandveiligheid).
• Signaleren en (laten) oplossen van onderhouds- en facilitaire knelpunten; coördineren van reparaties en afstemming met leveranciers/aannemers.
• Uitvoeren van kleine praktische werkzaamheden (waar passend) en bewaken van voorraden en voorzieningen.
• Toezien op naleving van huisregels en leefregels (zoals brandveiligheid, gebruik van gezamenlijke ruimtes, fietsen/rommel in gangen); bewoners hierop aanspreken waar nodig.
• Afhandelen van meldingen en klachten over de fysieke leefomgeving; registratie en opvolging bewaken.
• Sleutel- en toegangsbeheer en ondersteunen bij in- en uitcheckmomenten/opleveringen (waar van toepassing).
• Ondersteunen bij inrichting en opstart van nieuwe opvanglocaties (meubilair, voorzieningen, opleverchecks).
• Zo nodig verspreiden en/of uitdelen van locatie- of gemeentelijke informatie (bijvoorbeeld brieven of mededelingen) en borgen dat bewoners deze ontvangen.
• Onderhouden van structureel en laagdrempelig contact met de locatiefunctionarissen per opvanglocatie.
• Afstemmen met de Veiligheidsregio over beschikbare opvangplekken, instroom van nieuwe bewoners en wijzigingen in bezetting.
• Tijdig doorgeven van mutaties in capaciteit (vrijgekomen of bezette plekken) aan de Veiligheidsregio via de coördinator vluchtelingenopvang.
• Zorgdragen voor facilitaire ondersteuning bij verhuizingen, wisseling van bewoners en komst van nieuwe bewoners, waaronder het klaarzetten en controleren van basisvoorzieningen zoals bedden, matrassen, kussens, linnengoed en overige inventaris.
• Coördineren dat woonruimtes bij in- en uitstroom schoon, veilig en gebruiksklaar worden opgeleverd.
• Bijhouden van actuele bewonerslijsten per locatie (instroom, doorstroom en uitstroom).
• Registreren van verhuizingen, kamerwissels en wijzigingen in bezetting.
• Zorgen voor een correcte, overzichtelijke en actuele administratie rondom het aantal bewoners per locatie.
• Delen van bewonersoverzichten en relevante mutaties met de coördinator vluchtelingen.
• Begeleiden van bewoners bij psychosociale, opvoedkundige en maatschappelijke vraagstukken (individueel en waar passend groepsgericht).
• Signaleren, analyseren en oppakken van casuïstiek; werken methodisch en zorgvuldig (dossiervorming/verslaglegging conform AVG).
• Toeleiden en doorverwijzen naar passende ondersteuning binnen het sociaal domein (Jeugd, Wmo, inkomen/schuldhulp), GGD, onderwijs en zorgaanbieders.
• Monitoren van welzijn en veiligheid op de locaties; tijdig handelen bij zorgwekkende signalen en escaleren volgens afspraken.
• Bevorderen van zelfredzaamheid en eigen regie; ondersteunen bij participatie/activiteiten en het wegwijs maken in de lokale omgeving.
• Samenwerken met ketenpartners (bijvoorbeeld VluchtelingenWerk, welzijn, zorg, onderwijs) en afstemmen over inzet en opvolging.
• Bij juridische of verblijfsrechtelijke vragen: bewoners informeren over routes en waar nodig doorverwijzen naar de IND (geen eigen juridische advisering).
• Inschrijven bij de GBA.
• Deelnemen aan regionale overleggen voor locatiebeheerders/locatiemanagers (bijvoorbeeld RCVS-overleggen) en relevante informatie hieruit terugkoppelen aan de coördinator vluchtelingen.

Bereikbaarheid en incidenten

• Bereidheid om buiten reguliere werktijden bereikbaar/beschikbaar te zijn voor spoedsituaties of incidenten (bijvoorbeeld bij storingen, schade of veiligheidsissues).

Ervaring vereist

• Aantoonbare ervaring met de doelgroep en basiskennis van vluchtelingenopvang is een pré.
• Kennis van relevante wet- en regelgeving rondom veiligheid, brandveiligheid en leefbaarheid is een pré.
• Algemeen facilitair management.
• Ervaring met integrale casuïstiek en samenwerken met ketenpartners.
• Ervaring met cultuursensitief werken en werken met tolken.

Taalvaardigheid

• Goede beheersing van de Engelse taal.
• Beheersing van Oekraïens en/of Russisch is een pré.

Beschikbaarheid en inzet

De locatiebeheerder is inzetbaar voor 24 tot 32 uur per week.

Overig

• Rijbewijs B is vereist; eigen auto is wenselijk (in verband met meerdere locaties).
• In bezit van een geldige VOG (Verklaring Omtrent Gedrag).
• BHV-certificaat is een pré (of bereidheid dit te behalen).

Functie eisen

Onze opdrachtgever heeft eisen en wensen geformuleerd. Aan alle eisen moet worden voldaan om in aanmerking te komen voor deze functie. Voor deze functie zijn de volgende eisen en wensen geformuleerd:

Eisen:

1. Aantoonbaar afgeronde opleiding op minimaal mbo niveau 4
2. Minimaal 3 jaar aantoonbare werkvering als locatiemanager voor opvang van specifieke doelgroepen, benoem duidelijke welke doelgroepen dit zijn geweest in het CV
3. Aantoonbare werkervaring met doelgroep en basiskennis van vluchtelingeopvang, benoem duidelijke waar deze ervaring en kennis is opgedaan in het CV:
4. Aantoonbare werkervaring met algeheel facilitair management, pand en terrein controles (hygiene en brandveiligheid), offertes beoordelen en aannemers aansturen
5. In het bezit van een rijbewijs B
6. Aantoonbaar in het bezit van een BHV-certificaat of bereidheid dit te behalen
7. In het kader van de wet DBA leent deze uitvraag zich helaas niet voor uitvoering door zzp’ers. Mocht je als zzp’er willen reageren, kan dat via ons middels een detacheringsconstructie.

Wensen:

1. Aantoonbare werkervaring met de doelgroep en kennis van vluchtelingenopvang van Oekraïners
2. Minimaal 3 jaar werkervaring aantoonbare ervaring met facilitair beheer
3. Aantoonbare werkervaring met casuïstiek in het sociaal domein, benoem duidelijk waar en hoe deze ervaring is opgedaan
4. Aantoonbare werkervaring met het werken met ketenpartners
5. Aantoonbare beheersing van de Russische taal, benoem het niveau in het CV
6. Aantoonbare beheersing van de Engelse taal, benoem het niveau in het CV

Competenties

• Praktisch en oplossingsgericht
• Organisatorisch sterk; kan plannen, prioriteren en opvolgen
• Vastberaden en zorgvuldig; werkt veilig en nauwkeurig
• Communicatief; kan duidelijk en respectvol communiceren met bewoners en locatiefunctionarissen
• Stressbestendig; blijft rustig bij storingen of incidenten
• Samenwerkingsgericht; schakelt goed met collega’s en externe partijen
• Klantgericht en benaderbaar
• Verantwoordelijk en betrouwbaar; zorgvuldig met privacy en informatie
• Analytisch; kan hoofd- en bijzaken onderscheiden
• Proactief; signaleert en voorkomt escalatie waar mogelijk
• Oplossingsgericht en resoluut bij zorgwekkende signalen

Inschrijven tot

Reageren op deze opdracht kan uitsluitend t/m 30-04-2026 om 12:00.

Gewenst aantal uren

24 tot 32 uur per week.

Procedure en arbeidsvoorwaarden

Als intermediair staat FlexIntens voor het zorgvuldig bemiddelen van professionals binnen het publieke domein. Zo dragen we onder andere bij aan de invulling van opdrachten voor ministeries, uitvoeringsorganisaties, provincies, gemeenten en zorgorganisaties.

Zien we op basis van jouw ingestuurde CV een match, dan ziet de procedure er als volgt uit:

• Voorafgaand aan het voorstellen, maken we afspraken over het tarief, gericht op de specifieke opdracht.
• Kan een opdracht niet ingevuld worden als zelfstandig professional of gaat jouw voorkeur uit naar detachering (loondienst)? Onze dienstverlening voorziet ook daarin, waarbij we de beloningsstructuur van de opdrachtgever hanteren middels de inlenersbeloning.
• Na overeenstemming te hebben bereikt in de financiële voorwaarden, stellen wij jouw profiel op in het format voor de betreffende opdrachtgever. We vragen van jou een verduidelijk op de wijze van voldoen aan de gestelde eisen en wensen, om de match zo duidelijk mogelijk te maken. Ook een motivatiebrief om jouw drijfveren en toegevoegde waarde aan het licht te brengen, wordt gevraagd. Hierin treden wij op als sparringpartner.
• Wij verzorgen het voorstel en informeren je zo snel mogelijk over de voortgang hiervan.

NB: het beheersen van de Nederlandse taal is voor elke opdracht vereist.