Locatiemanager Opvang Oekraïne Wijdemeren

Functie omschrijving

Voor de Gemeente Hilversum is FlexIntens op zoek naar een Locatiemanager Opvang Oekraïne Wijdemeren voor 24 uur per week.

We werken voor Hilversum, de mediastad van Nederland
Een groene tuinstad, met rijke historie, waar meer dan 93.000 unieke inwoners hun leven op eigen wijze vormgeven. Voor hen zijn we de meest nabije overheid; bereikbaar en toegankelijk. Open en nieuwsgierig, geven altijd antwoord en doen wat nodig is.

We zijn toegankelijk en betrouwbaar, transparant en realistisch in de afspraken die we maken. In onze werkwijzen zoeken we de balans tussen maatwerk en eenvoud. Maken slim gebruik van technologie, data en stellen dit zoveel mogelijk beschikbaar.

Bovenal doen we het samen, sluiten aan op wat er in de stad en in de regio gebeurt en zoeken de dialoog en de samenwerking. Met ons vakmanschap zijn we een betrouwbare partner.

Onze kernwaarden zijn dan ook Vertrouwen, Eenvoud, Betrokkenheid, Professioneel, Inclusief en Duurzaam.

We willen blijven leren en innoveren met het vizier op de stad.

Elke dag willen we dit waarmaken. En als dat een keer niet lukt, spreek ons er dan op aan.

Als je bij ons werkt, kun je zijn wie je bent, ongeacht je achtergrond, hoe je eruitziet en van wie je houdt.

De gemeenten Hilversum en Wijdemeren zijn op 1 januari 2026 ambtelijk gefuseerd. De bestuurlijke fusie volgt op 1 januari 2027. Je komt te werken in het sociaal domein, bij de afdeling Werk, Re-integratie en Inkomen. Het team Beleid WRI bestaat uit 25 collega’s en wordt aangestuurd door Ruth Abma. Vanuit dit team, werk je aan de Oekraïne-opvang opgave in Wijdemeren.

Opdracht

Binnen de opvang voor Oekraïense ontheemden in Wijdemeren verblijven bewoners op diverse locaties die inmiddels al langere tijd in gebruik zijn. Het duurzaam functioneren van deze locaties vraagt om structurele aandacht voor de fysieke leefomgeving, veiligheid en facilitaire organisatie.

De locatiemanager is verantwoordelijk voor het dagelijks functioneren van de opvanglocaties op facilitair en gebouw gebonden gebied. De functie richt zich op het waarborgen van een veilige, schone en goed ingerichte leefomgeving voor bewoners. De locatiebeheerder onderhoudt actief contact met de locatiefunctionarissen en fungeert als schakel tussen bewoners, locaties en de gemeente. De locatiebeheerder werkt onder inhoudelijke regie van de coördinator vluchtelingenopvang en levert structureel informatie aan over de staat van de locaties, risico’s en knelpunten.

De locatiemanager wordt functioneel aangestuurd door de coördinator Vluchtelingen en heeft structureel overleg met de coördinator. Voor technische en bouwkundige werkzaamheden stemt de locatiemanager af met de projectleider Oekraïne opvang, met als doel onderhoud, aanpassingen en verbeteringen aan de opvanglocaties tijdig en correct uit te voeren.

In de startfase heb je wekelijks overleg met de coördinator vluchtelingenopvang, later bij voorkeur tweewekelijks. De locatiebeheerder informeert de coördinator actief over: de staat van gebouwen en voorzieningen, veiligheidsrisico’s en incidenten, structurele knelpunten op locaties, terugkerende signalen vanuit bewoners en locatiefunctionarissen. Bij urgente situaties (veiligheid, grote schade, escalaties): direct contact met de coördinator vluchtelingenopvang. De coördinator bepaalt, in afstemming met de locatiebeheerder, of en welke vervolgstappen nodig zijn richting interne afdelingen, bestuur of externe partijen.

Taken

• Uitvoeren van dagelijkse pand- en terreincontroles (hygiëne, leefbaarheid, schades, nooduitgangen, brandveiligheid).
• Signaleren en (laten) oplossen van onderhouds- en facilitaire knelpunten; coördineren van reparaties en afstemming met leveranciers/aannemers.
• Uitvoeren van kleine praktische werkzaamheden (waar passend) en bewaken van voorraden en voorzieningen.
• Toezien op naleving van huisregels en leefregels (zoals brandveiligheid, gebruik van gezamenlijke ruimtes, fietsen/rommel in gangen); bewoners hierop aanspreken waar nodig.
• Afhandelen van meldingen en klachten over de fysieke leefomgeving; registratie en opvolging bewaken.
• Sleutel- en toegangsbeheer en ondersteunen bij in- en uitcheckmomenten/opleveringen (waar van toepassing).
• Ondersteunen bij inrichting en opstart van nieuwe opvanglocaties (meubilair, voorzieningen, opleverchecks).
• Zo nodig verspreiden en/of uitdelen van locatie- of gemeentelijke informatie (bijvoorbeeld brieven of mededelingen) en borgen dat bewoners deze ontvangen.
• Onderhouden van structureel en laagdrempelig contact met de locatiefunctionarissen per opvanglocatie.
• Afstemmen met de Veiligheidsregio over beschikbare opvangplekken, instroom van nieuwe bewoners en wijzigingen in bezetting.
• Tijdig doorgeven van mutaties in capaciteit (vrijgekomen of bezette plekken) aan de Veiligheidsregio via de coördinator vluchtelingenopvang.
• Zorgdragen voor facilitaire ondersteuning bij verhuizingen, wisseling van bewoners en komst van nieuwe bewoners, waaronder het klaarzetten en controleren van basisvoorzieningen zoals bedden, matrassen, kussens, linnengoed en overige inventaris.
• Coördineren dat woonruimtes bij in- en uitstroom schoon, veilig en gebruiksklaar worden opgeleverd.
• Bijhouden van actuele bewonerslijsten per locatie (instroom, doorstroom en uitstroom).
• Registreren van verhuizingen, kamerwissels en wijzigingen in bezetting.
• Zorgen voor een correcte, overzichtelijke en actuele administratie rondom het aantal bewoners per locatie.
• Delen van bewonersoverzichten en relevante mutaties met de coördinator vluchtelingen.
• Deelnemen aan regionale overleggen voor locatiebeheerders/locatiemanagers (bijvoorbeeld RCVS-overleggen) en relevante informatie hieruit terugkoppelen aan de coördinator vluchtelingen.

Beschikbaarheid en inzet (indicatie)

De exacte omvang kan worden aangepast op basis van:

• De staat van de gebouwen;
• Het aantal bewoners en mutaties (instroom/doorstroom).
• In de opstart- en veranderfase (bij nieuwe locaties of verhuizingen) kan tijdelijke opschaling noodzakelijk zijn.

Functie eisen

Onze opdrachtgever heeft eisen en wensen geformuleerd. Aan alle eisen moet worden voldaan om in aanmerking te komen voor deze functie. Voor deze functie zijn de volgende eisen en wensen geformuleerd:

Eisen:

1. Een aantoonbare afgeronde hbo bachelor opleiding
2. Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring met het aansturen van aannemers bij nieuwbouw of verhuizingen
3. Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring met het beoordelen van offertes en verstrekken van opdrachten
4. Aantoonbare werkervaring met de algemene facility management taken,
5. Aantoonbaar in het bezit van een geldig BHV-certificaat, Rijbewijs B en eigen vervoer/auto
6. Beschikbaar per 1 maart 2026 voor 24 uur per week, ook buiten werktijden om voor spoedsituaties, incidenten, storingen, schades of veiligheidsissues

Wensen:

1. Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring met gebouwbeheer, facilitair beheer, technische dienst, huismeesterschap of conciërgewerk en onderhoud en vervanging van gebouw gebonden installaties
2. Aantoonbare werkervaring met de doelgroep en kennis van vluchtelingenopvang
3. Aantoonbare kennis van en/of werkervaring met de relevante wet- en regelgeving rondom veiligheid, brandveiligheid en leefbaarheid

Competenties

• Praktisch en oplossingsgericht
• Organisatorisch sterk; kan plannen, prioriteren en opvolgen
• Vastberaden en zorgvuldig; werkt veilig en nauwkeurig
• Communicatief; kan duidelijk en respectvol communiceren met bewoners en locatiefunctionarissen
• Stressbestendig; blijft rustig bij storingen of incidenten
• Samenwerkingsgericht; schakelt goed met collega’s en externe partijen

Inschrijven tot

Reageren op deze opdracht kan uitsluitend t/m 16-02-2026 om 12:00.

Gewenst aantal uren

24 uur per week.

Procedure en arbeidsvoorwaarden

Als intermediair staat FlexIntens voor het zorgvuldig bemiddelen van professionals binnen het publieke domein. Zo dragen we onder andere bij aan de invulling van opdrachten voor ministeries, uitvoeringsorganisaties, provincies, gemeenten en zorgorganisaties.

Zien we op basis van jouw ingestuurde CV een match, dan ziet de procedure er als volgt uit:

• Voorafgaand aan het voorstellen, maken we afspraken over het tarief, gericht op de specifieke opdracht.
• Kan een opdracht niet ingevuld worden als zelfstandig professional of gaat jouw voorkeur uit naar detachering (loondienst)? Onze dienstverlening voorziet ook daarin, waarbij we de beloningsstructuur van de opdrachtgever hanteren middels de inlenersbeloning.
• Na overeenstemming te hebben bereikt in de financiële voorwaarden, stellen wij jouw profiel op in het format voor de betreffende opdrachtgever. We vragen van jou een verduidelijk op de wijze van voldoen aan de gestelde eisen en wensen, om de match zo duidelijk mogelijk te maken. Ook een motivatiebrief om jouw drijfveren en toegevoegde waarde aan het licht te brengen, wordt gevraagd. Hierin treden wij op als sparringpartner.
• Wij verzorgen het voorstel en informeren je zo snel mogelijk over de voortgang hiervan.

NB: het beheersen van de Nederlandse taal is voor elke opdracht vereist.