Medewerker archief

Functie omschrijving

Voor de Belastingsamenwerking West-Brabant is FlexIntens op zoek naar een Medewerker archief voor 24 tot 36 uur per week.

De Belastingsamenwerking GouweRijnland (BSGR) is een samenwerkingsverband van verschillende gemeenten en het hoogheemraadschap in de regio GouweRijnland. De organisatie is verantwoordelijk voor de heffing en invordering van gemeentelijke belastingen, waterschapsbelastingen en leges voor de deelnemende overheden. Denk hierbij onder meer aan de WOZwaardering, onroerendezaakbelasting (OZB), rioolheffing en afvalstoffenheffing. BSGR werkt efficiënt en transparant, zodat inwoners en ondernemers kunnen rekenen op een correcte, rechtmatige en klantgerichte belastingafhandeling.

Daarnaast levert de BSGR een belangrijke bijdrage aan regionale samenwerking door processen te stroomlijnen én kosten, kwaliteit en continuïteit te optimaliseren voor de aangesloten overheden. De organisatie streeft naar hoogwaardige dienstverlening, betrouwbare gegevensverwerking en het voortdurend verbeteren van systemen, onder andere op het gebied van ICT en informatiebeveiliging.

Binnen de organisatie bestaat de behoefte aan het versnellen van het actualiseren van gearchiveerde documenten. Dit betreft zowel digitale - als papieren dossiers.

De opdracht richt zich op het verbeteren van de kwaliteit en toegankelijkheid van de informatiehuishouding passend binnen de geldende wet- en regelgeving en de werkwijze van BSGR. Het onderzoeken van de mogelijkheden naar een volledige digitale archivering maakt tevens onderdeel uit van de opdracht.

De opdracht kan zowel uitgevoerd worden op inhuur basis. In het geval dat er een geschikte kandidaat is waarmee een deta-vast constructie kan worden afgeloten bedraagt de uitzendperiode maximaal 6 maanden enwordt opgevolgd door (de intentie tot) indiensttreding bij de BSGR. De hoogte (en aanvullende voorwaarden) van de fee is onderdeel van de gunningscriteria. Wij verzoeken de inschrijver de fee - indien van toepassing - gespecificeerd op te nemen in deze uitvraag. Wanneer geen fee in rekening wordt gebracht dient dit ook vermeld te worden. Wanneer deze informatie ontbreekt in de aanbieding, zal deze als onvolledig worden beschouwd en zal deze wens met 0% worden beoordeeld.

Wie zijn wij

De Belastingsamenwerking GouweRijnland (BSGR) is een samenwerkingsverband van verschillende gemeenten en het hoogheemraadschap in de regio GouweRijnland. De organisatie is verantwoordelijk voor de heffing en invordering van gemeentelijke belastingen, waterschapsbelastingen en leges voor de deelnemende overheden. Denk hierbij onder meer aan de WOZwaardering, onroerendezaakbelasting (OZB), rioolheffing en afvalstoffenheffing. BSGR werkt efficiënt en transparant, zodat inwoners en ondernemers kunnen rekenen op een correcte, rechtmatige en klantgerichte belastingafhandeling.

Daarnaast levert de BSGR een belangrijke bijdrage aan regionale samenwerking door processen te stroomlijnen én kosten, kwaliteit en continuïteit te optimaliseren voor de aangesloten overheden. De organisatie streeft naar hoogwaardige dienstverlening, betrouwbare gegevensverwerking en het voortdurend verbeteren van systemen, onder andere op het gebied van ICT en informatiebeveiliging.

Binnen de organisatie bestaat de behoefte aan het versnellen van het actualiseren van gearchiveerde documenten. Dit betreft zowel digitale als papieren dossiers.

De opdracht richt zich op het verbeteren van de kwaliteit en toegankelijkheid van de informatiehuishouding passend binnen de geldende wet- en regelgeving en de werkwijze van BSGR. Het onderzoeken van de mogelijkheden naar een volledige digitale archivering maakt tevens onderdeel uit van de opdracht.

De opdracht kan zowel uitgevoerd worden op inhuur basis. In het geval dat er een geschikte kandidaat is waarmee een deta-vast constructie kan worden afgeloten bedraagt de uitzendperiode maximaal 6 maanden en wordt opgevolgd door (de intentie tot) indiensttreding bij de BSGR. De hoogte (en aanvullende voorwaarden) van de fee is onderdeel van de gunningscriteria. Wij verzoeken de inschrijver de fee - indien van toepassing - gespecificeerd op te nemen in deze uitvraag. Wanneer geen fee in rekening wordt gebracht dient dit ook vermeld te worden. Wanneer deze informatie ontbreekt in de aanbieding, zal deze als onvolledig worden beschouwd en zal deze wens met 0% worden beoordeeld.

Opdracht

BSGR wil de kwaliteit, toegankelijkheid en duurzaamheid van haar informatiehuishouding verder verbeteren. Binnen de organisatie bestaan achterstanden in zowel de fysieke als digitale archivering en is behoefte aan een verdere professionalisering van het informatiebeheer. Om te voldoen aan de geldende wet- en regelgeving, waaronder de Archiefwet en de AVG, is specialistische expertise nodig om de bestaande archieven op orde te brengen en advies uit te brengen over een toekomstbestendige inrichting van de informatiehuishouding. Deze specialistische kennis en capaciteit zijn momenteel onvoldoende beschikbaar binnen de organisatie.

De opdracht bestaat uit het inventariseren en prioriteren van archiefachterstanden, het ordenen, schonen en structureren van fysieke en digitale archieven en het verbeteren van de kwaliteit en toegankelijkheid van informatie.

Tot de werkzaamheden behoren onder andere:

• het digitaliseren van dossiers
• het controleren en corrigeren van metadata
• het toepassen van bewaartermijnen en archiefselectie
• het toetsen van dossiers op volledigheid en kwaliteit
• het voorbereiden van de overdracht van daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden aan het streekarchief
• het in kaart brengen van mogelijkheden voor verdere digitalisering en volledig digitaal archiveren en het doen van concrete verbetervoorstellen

De opdracht is succesvol afgerond wanneer:

• de archiefachterstanden aantoonbaar zijn verminderd
• fysieke en digitale archieven overzichtelijk en duurzaam zijn ingericht
• dossiers volledig en uniform zijn opgebouwd
• documenten correct zijn geregistreerd en voorzien van de juiste metadata
• de toepasselijke wet- en regelgeving correct is toegepast
• de informatie beter toegankelijk en vindbaar is voor de medewerkers van BSGR
• een onderbouwd advies is opgeleverd over de verdere ontwikkeling van de digitale informatiehuishouding

De opdrachtnemer voert de opdracht zelfstandig uit en bepaalt, binnen de met BSGR afgestemde kaders, de meest effectieve aanpak om de overeengekomen resultaten te realiseren. Waar afstemming met medewerkers of betrokken teams noodzakelijk is, vindt deze plaats vanuit de eigen vakinhoudelijke verantwoordelijkheid. Vanwege de aard van de fysieke archieven worden de werkzaamheden grotendeels op locatie uitgevoerd. Voor werkzaamheden die zich daarvoor lenen, kan in overleg gebruik worden gemaakt van hybride werken.

Functie eisen

Onze opdrachtgever heeft eisen en wensen geformuleerd. Aan alle eisen moet worden voldaan om in aanmerking te komen voor deze functie. Voor deze functie zijn de volgende eisen en wensen geformuleerd:

Eisen:

1. Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring op het gebied van archiefbeheer en/of informatiebeheer
2. Aantoonbare werkervaring binnen een overheidsorganisatie
3. De kandidaat levert één recente referentie aan van een vergelijkbare opdracht
4. In het kader van de wet DBA leent deze uitvraag zich helaas niet voor uitvoering door zzp’ers. Mocht je als zzp’er willen reageren, kan dat via ons middels een detacheringsconstructie.

Wensen:

1. Aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal hbo bachelor niveau in de richting van Informatiedienstverlening, Informatiemanagement, Archiefbeheer of vergelijkbaar, aangevuld met relevante vakgerichte opleidingen (zoals SOD I/II of LARM)
2. Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring op het gebied van archief- en informatiebeheer
3. Aantoonbare ervaring met het wegwerken van archiefachterstanden, digitaliseringsprojecten en het opschonen/herstructureren van archieven
4. Aantoonbare ervaring binnen het belastingdomein, een gemeentelijke organisatie of een belastingsamenwerking
5. Aantoonbare ervaring met zaaksystemen, documentmanagementsystemen (DMS) en het beheren van metadata
6. Aantoonbare ervaring binnen een samenwerkingsverband van meerdere overheden

Competenties

• Nauwkeurig en gestructureerd
• Zelfstandig en proactief
• Resultaatgericht
• Samenwerkingsgericht
• Discreet en betrouwbaar in omgang met (persoons)gegevens
• Flexibel en in staat om snel in te werken in bestaande werkwijzen

Inschrijven tot

Reageren op deze opdracht kan uitsluitend t/m 30-06-2026 om 12:00.

Gewenst aantal uren

24 tot 36 uur per week.

Procedure en arbeidsvoorwaarden

Als intermediair staat FlexIntens voor het zorgvuldig bemiddelen van professionals binnen het publieke domein. Zo dragen we onder andere bij aan de invulling van opdrachten voor ministeries, uitvoeringsorganisaties, provincies, gemeenten en zorgorganisaties.

Zien we op basis van jouw ingestuurde CV een match, dan ziet de procedure er als volgt uit:

• Voorafgaand aan het voorstellen, maken we afspraken over het tarief, gericht op de specifieke opdracht.
• Kan een opdracht niet ingevuld worden als zelfstandig professional of gaat jouw voorkeur uit naar detachering (loondienst)? Onze dienstverlening voorziet ook daarin, waarbij we de beloningsstructuur van de opdrachtgever hanteren middels de inlenersbeloning.
• Na overeenstemming te hebben bereikt in de financiële voorwaarden, stellen wij jouw profiel op in het format voor de betreffende opdrachtgever. We vragen van jou een verduidelijk op de wijze van voldoen aan de gestelde eisen en wensen, om de match zo duidelijk mogelijk te maken. Ook een motivatiebrief om jouw drijfveren en toegevoegde waarde aan het licht te brengen, wordt gevraagd. Hierin treden wij op als sparringpartner.
• Wij verzorgen het voorstel en informeren je zo snel mogelijk over de voortgang hiervan.

NB: het beheersen van de Nederlandse taal is voor elke opdracht vereist.