Medewerker Archivering

Functie omschrijving

Voor de Bedrijfsvoeringsorganisatie West Betuwe (BWB) is FlexIntens op zoek naar een Medewerker Archivering voor 24 uur per week.

MEDEWERKER ARCHIVERING

1. Context van de opdracht

BWB is de bedrijfsvoeringsorganisatie voor de gemeenten Culemborg, Tiel en West Betuwe. Binnen de afdeling Informatievoorziening is het cluster Informatiebeheer & Records verantwoordelijk voor het duurzaam toegankelijk maken en houden van de informatie van de drie deelnemende gemeenten, van postregistratie en zaakdossiers tot overbrenging naar de archiefbewaarplaats.

Het informatiebeheer bevindt zich in een overgangsfase. De archiefwetgeving en de Wet open overheid stellen hogere eisen aan vindbaarheid, kwaliteit en openbaarheid van informatie, terwijl het werk in toenemende mate digitaal en zaakgericht plaatsvindt. Tegelijk vraagt de voorgenomen ontvlechting van de gemeente Tiel om een zorgvuldige scheiding, overdracht en verantwoording van archiefbescheiden.

BWB zoekt daarom een ervaren medewerker archivering die zowel het analoge als het digitale archief kan bewerken, ordenen en beheren, en die het reguliere archiefwerk draaiende houdt terwijl het cluster doorontwikkelt.

2. Doel van de opdracht

De opdracht is gericht op het op orde brengen en houden van de informatiehuishouding van de drie gemeenten, zodat archiefbescheiden aantoonbaar voldoen aan de eisen van duurzame toegankelijkheid, vernietiging en overbrenging. De medewerker archivering levert daarmee een directe bijdrage aan het wegwerken van achterstanden, aan de kwaliteit van de zaakdossiers en aan de archiefverantwoording richting de gemeentelijke toezichthouders.

3. Kern van de rol

Het gaat om een uitvoerende rol met een duidelijk kwaliteitsaccent:

• Als archiefmedewerker verzorgt de professional de dagelijkse bewerking, ordening, registratie, selectie en vernietiging van analoge en digitale archiefbescheiden.
• Als vraagbaak ondersteunt en adviseert de professional collega’s in de gemeentelijke organisaties over correct archiveren, dossiervorming en het gebruik van het zaaksysteem.
• Als signalerende schakel meldt de professional structurele knelpunten in werkprocessen en registraties aan de coördinator informatiebeheer, zodat deze bij de bron kunnen worden opgelost.

4. Werkzaamheden en verantwoordelijkheden

• Bewerken, ordenen, beschrijven en toegankelijk maken van analoge en digitale archiefbescheiden conform vastgestelde ordeningsstructuren en metadatarichtlijnen.
• Uitvoeren van selectie en vernietiging op basis van de geldende selectielijst, inclusief het opstellen en laten vaststellen van vernietigingslijsten en verklaringen.
• Voorbereiden en uitvoeren van overbrenging van archiefblokken naar de archiefbewaarplaats respectievelijk het e-depot, inclusief bijbehorende verklaringen en documentatie.
• Controleren van de kwaliteit en volledigheid van zaakdossiers in het zaaksysteem en corrigeren of laten corrigeren van afwijkingen.
• Registreren en routeren van inkomende post en documenten en bewaken van de tijdige en juiste afhandeling daarvan.
• Beantwoorden van interne en externe informatieverzoeken, waaronder ondersteuning bij Woo-verzoeken en het lichten van dossiers uit het archief.
• Ondersteunen bij de scheiding, schoning en overdracht van archiefbescheiden aan het Regionaal Archief.
• Adviseren en instrueren van medewerkers van de deelnemende gemeenten over archiveringsregels, dossiervorming en verantwoord digitaal werken.
• Bijhouden van beheerdocumentatie, werkinstructies en registraties ten behoeve van de archiefverantwoording.
• Signaleren van knelpunten in processen, registraties en systemen en deze inbrengen bij de coördinator informatiebeheer.

5. Op te leveren resultaten

De opdracht is succesvol wanneer de opdrachtnemer aantoonbaar bijdraagt aan concrete en controleerbare resultaten. Te denken valt in ieder geval aan:

• Bewerkte en toegankelijk gemaakte archiefblokken, voorzien van een actuele en bruikbare toegang.
• Vastgestelde vernietigingslijsten en uitgevoerde vernietigingen, inclusief de bijbehorende verklaringen.
• Voorbereide en uitgevoerde overbrengingen naar de archiefbewaarplaats of het e-depot.
• Aantoonbaar verbeterde kwaliteit en volledigheid van zaakdossiers in het zaaksysteem.
• Een gedocumenteerde stand van zaken van de archiefbescheiden die betrokken zijn bij de ontvlechting van de gemeente Tiel.
• Actuele werkinstructies en overdraagbare documentatie van de uitgevoerde werkzaamheden.
• Kennisoverdracht aan vaste collega’s, zodat de werkwijze na afloop van de opdracht geborgd is.

ZZP NIET TOEGESTAAN!

Functie eisen

Onze opdrachtgever heeft eisen en wensen geformuleerd. Aan alle eisen moet worden voldaan om in aanmerking te komen voor deze functie. Voor deze functie zijn de volgende eisen en wensen geformuleerd:

Eisen:

1. MBO niveau 4 werk- en denkniveau, met een afgeronde vakopleiding op het gebied van informatiebeheer, DIV of archivistiek (bijvoorbeeld SOD-I of gelijkwaardig)
2. Minimaal drie jaar aantoonbare werkervaring als archiefmedewerker of DIV-medewerker binnen een overheidsorganisatie
3. Ervaring binnen een gemeente, gemeenschappelijke regeling of samenwerkingsverband van gemeenten
4. In het kader van de wet DBA leent deze uitvraag zich helaas niet voor uitvoering door zzp’ers. Mocht je als zzp’er willen reageren, kan dat via ons middels een detacheringsconstructie.

Wensen:

1. Aantoonbare kennis van de Archiefwet en de daarop gebaseerde regelgeving, selectielijsten, metadatering en duurzame toegankelijkheid. Motiveer waaruit dit blijkt
2. Aantoonbare ervaring met het bewerken van zowel analoge als digitale archieven. Motiveer waaruit dit blijkt
3. Aantoonbare ervaring met een zaaksysteem of document­managementsysteem. Motiveer waaruit dit blijkt
4. Ervaring met overbrenging naar een e-depot of samenwerking met een regionaal archief. Motiveer waaruit dit blijkt
5. Ervaring met archiefwerkzaamheden in het kader van een organisatiewijziging, herindeling of ontvlechting. Motiveer waaruit dit blijkt
6. Ervaring met het instrueren en begeleiden van collega’s in de vakinhoudelijke lijn. Motiveer waaruit dit blijkt

Inschrijven tot

Reageren op deze opdracht kan uitsluitend t/m 31-07-2026 om 9:00.

Gewenst aantal uren

24 uur per week.

Procedure en arbeidsvoorwaarden

Als intermediair staat FlexIntens voor het zorgvuldig bemiddelen van professionals binnen het publieke domein. Zo dragen we onder andere bij aan de invulling van opdrachten voor ministeries, uitvoeringsorganisaties, provincies, gemeenten en zorgorganisaties.

Zien we op basis van jouw ingestuurde CV een match, dan ziet de procedure er als volgt uit:

• Voorafgaand aan het voorstellen, maken we afspraken over het tarief, gericht op de specifieke opdracht.
• Kan een opdracht niet ingevuld worden als zelfstandig professional of gaat jouw voorkeur uit naar detachering (loondienst)? Onze dienstverlening voorziet ook daarin, waarbij we de beloningsstructuur van de opdrachtgever hanteren middels de inlenersbeloning.
• Na overeenstemming te hebben bereikt in de financiële voorwaarden, stellen wij jouw profiel op in het format voor de betreffende opdrachtgever. We vragen van jou een verduidelijk op de wijze van voldoen aan de gestelde eisen en wensen, om de match zo duidelijk mogelijk te maken. Ook een motivatiebrief om jouw drijfveren en toegevoegde waarde aan het licht te brengen, wordt gevraagd. Hierin treden wij op als sparringpartner.
• Wij verzorgen het voorstel en informeren je zo snel mogelijk over de voortgang hiervan.

NB: het beheersen van de Nederlandse taal is voor elke opdracht vereist.