Medewerker Personeelsadministratie

Functie omschrijving

Voor de Gemeente Hilversum is FlexIntens op zoek naar een Medewerker Personeelsadministratie voor 24 uur per week.

Wijdemeren en Hilversum zijn vanaf 1 januari 2027 één gemeente. Zo kunnen we de dienstverlening aan onze 120.000 inwoners en bijna 20.000 bedrijven niet alleen blijven garanderen, maar ook verbeteren. Door onze krachten te bundelen, staan we sterker in het aanpakken van belangrijke uitdagingen, zoals wonen, natuur, economie en bereikbaarheid. Hilversum en Wijdemeren delen een historie en zijn al langer met elkaar verbonden.

De samenvoeging biedt nieuwe energie om die verbondenheid te versterken. De dorpen Ankeveen, Breukeleveen, 's-Graveland, Kortenhoef, Loosdrecht en Nederhorst den Bergbehouden hun eigen karakter en vormen een waardevolle aanvulling op de meer stadse karakter van Hilversum. Van veen en water naar zand en heide. Die diversiteit maakt Hilversum aantrekkelijk om in te wonen, te werken én te recreëren.

Opdracht

De gemeenteraden van Wijdemeren en Hilversum hebben in de zomer van 2024 het principebesluit genomen tot het aangaan van een lichte samenvoeging. De samenvoeging tussen deze gemeenten heeft gevolgen voor de ambtenaren, het bestuur en de inwoners. De bestuurlijke fusie staat gepland per 1 januari 2027 en is voorafgegaan door een ambtelijke integratie per 1 januari 2026. Met nog zo’n 3 maanden te gaan tot de bestuurlijke fusie, zijn de voorbereidingen in volle gang.

Takenpakket van de Medewerker Personeelsadministratie;

• Het dagelijkse (going concern) werk uitvoeren;
  • je helpt bij de administratie rondom onderwerpen als arbo en verzuim;
  • je helpt bij de (digitale) administratie van onze Academieomgeving;
  • je verwerkt mutaties in BCS (E-HRM);
  • je beheert personeelsdossiers (inclusief compleet maken en/of opschonen van archief);
  • je beantwoordt vragen van collega’s;
  • je stelt correspondentie op.
• Meewerken aan de bestuurlijke integratie;
• Je helpt ons bij het verbeteren van (werk)processen en draagt zo bij aan onze digitalisering en aanbesteding van het nieuwe E-HRM;
• Als projectlid Onboarding help je onze introductiedagen te organiseren.

Het cluster Personeelsadministratie bestaat in Hilversum uit 3 collega’s, die parttime bij ons werken. We zetten in de opdrachtperiode een vacature uit voor vaste invulling. We willen dat jij met de nieuwe collega 1 maand samenwerkt om zo te zorgen voor een goede inwerkperiode en overdracht, de functie zelf is wel ingebed in de organisatie en staat onder leiding en toezicht en van dienswege niet passend voor een zzp gekenmerkt.

Functie eisen

Onze opdrachtgever heeft eisen en wensen geformuleerd. Aan alle eisen moet worden voldaan om in aanmerking te komen voor deze functie. Voor deze functie zijn de volgende eisen en wensen geformuleerd:

Eisen:

1. Aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal mbo 4 niveau in administratieve richting
2. Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 6 jaar binnen een personeelsadministratie van een gemeente of overheidsorganisatie
3. Aantoonbare werkervaring met E-HRM/BCS/Motion
4. In het kader van de wet DBA leent deze uitvraag zich helaas niet voor uitvoering door zzp’ers. Mocht je als zzp’er willen reageren, kan dat via ons middels een detacheringsconstructie.

Wensen:

1. Aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal hbo bachelor niveau
2. Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring met E-HRM/BCS/Motion
3. Aantoonbare werkervaring met het organiseren van introductiebijeenkomsten
4. Aantoonbare kennis van RAP
5. Aantoonbare kennis van en werkervaring met rechtspositie gemeenteambtenaren en Cao gemeenten
6. Aantoonbare kennis van en werkervaring met arbo en verzuim administratie
7. Aantoonbare kennis van en/of werkervaring met aanbestedingen van E-HRM
8. Aantoonbare werkervaring in de afgelopen 10 jaar binnen een personeelsadministratie van een gemeente of overheidsorganisatie

Competenties

• Nauwkeurigheid: zorgvuldig werken, fouten vermijden en oog voor detail
• Plannen en organiseren: taken structureren, overzicht bewaren en deadlines halen, ook als er veel tegelijk speelt
• Resultaatgerichtheid: doelgericht werken en actief bijdragen aan het wegwerken van achterstanden
• Proactief handelen: zelf actie ondernemen en kansen zien en benutten
• Doortastendheid: knopen durven doorhakken en doorpakken waar nodig
• Flexibiliteit: snel schakelen tussen routine, ad-hoc taken en projectwerk
• Zelfstandigheid: verantwoordelijkheid nemen en zelfstandig taken oppakken
• Samenwerken: in teamverband werken en afstemmen met collega’s en projectleden
• Communicatieve vaardigheid: duidelijk en professioneel communiceren, mondeling en schriftelijk
• Leerbaarheid: snel nieuwe systemen, processen en projecten kunnen oppakken
• Leervermogen: snel nieuwe systemen, processen en projecten kunnen oppakken
• Discretie: vertrouwelijk omgaan met informatie en betrouwbaar zijn
• Integriteit: vertrouwelijk omgaan met informatie en betrouwbaar zijn

Inschrijven tot

Reageren op deze opdracht kan uitsluitend t/m 05-10-2026 om 12:00.

Gewenst aantal uren

24 uur per week.

Procedure en arbeidsvoorwaarden

Als intermediair staat FlexIntens voor het zorgvuldig bemiddelen van professionals binnen het publieke domein. Zo dragen we onder andere bij aan de invulling van opdrachten voor ministeries, uitvoeringsorganisaties, provincies, gemeenten en zorgorganisaties.

Zien we op basis van jouw ingestuurde CV een match, dan ziet de procedure er als volgt uit:

• Voorafgaand aan het voorstellen, maken we afspraken over het tarief, gericht op de specifieke opdracht.
• Kan een opdracht niet ingevuld worden als zelfstandig professional of gaat jouw voorkeur uit naar detachering (loondienst)? Onze dienstverlening voorziet ook daarin, waarbij we de beloningsstructuur van de opdrachtgever hanteren middels de inlenersbeloning.
• Na overeenstemming te hebben bereikt in de financiële voorwaarden, stellen wij jouw profiel op in het format voor de betreffende opdrachtgever. We vragen van jou een verduidelijk op de wijze van voldoen aan de gestelde eisen en wensen, om de match zo duidelijk mogelijk te maken. Ook een motivatiebrief om jouw drijfveren en toegevoegde waarde aan het licht te brengen, wordt gevraagd. Hierin treden wij op als sparringpartner.
• Wij verzorgen het voorstel en informeren je zo snel mogelijk over de voortgang hiervan.

NB: het beheersen van de Nederlandse taal is voor elke opdracht vereist.