Procesbegeleider Periodieke Hotspot-monitor

Functie omschrijving

Voor de Provincie Overijssel is FlexIntens op zoek naar een Procesbegeleider Periodieke Hotspot-monitor voor 16 tot 24 uur per week.

Overijssel is een prachtige provincie om te wonen, te werken en te recreëren. Met elkaar maken we Overijssel iedere dag leefbaarder, mooier, veiliger en beter bereikbaar. De provincie werkt samen met gemeenten, waterschappen, het Rijk, ondernemers en maatschappelijke instanties. Samen zetten we ons in voor de toekomst van onze provincie.

Beschrijving Bedrijfsvoering

Je gaat aan de slag bij de afdeling Bedrijfsvoering (BV), één van de acht afdelingen binnen provincie Overijssel. Het werk bij Bedrijfsvoering is samen te vatten in drie taken: adviseren, control(eren) en faciliteren. De afdeling zorgt dat de organisatie haar bestuurlijke en uitvoerende processen zo goed en efficiënt mogelijk kan uitvoeren. Hierdoor kunnen collega’s van andere afdelingen zich helemaal richten op de provinciale opgaven.

De afdeling bestaat uit de volgende teams: Leiding, Financiële Rapportage en Administratie, Financiën, Facilitair, Informatievoorziening en Digitalisering, Juridische Zaken, HR.

Opdracht

Wil jij bijdragen aan het veiligstellen van informatie die het verhaal van Overijssel vertelt? Als procesbegeleider periodieke hotspot-monitor (2017–2023) zorg jij ervoor dat belangrijke gebeurtenissen uit deze periode niet verloren gaan, maar zorgvuldig worden vastgelegd. Jij bent degene die het proces organiseert, experts samenbrengt en de balans bewaakt tussen overheid en samenleving.

De Provincie Overijssel wil gebeurtenissen en ontwikkelingen uit de periode 2017–2023 vastleggen die van grote betekenis zijn voor de samenleving en het provinciale bestuur. Deze gebeurtenissen, ook wel hotspots genoemd, vormen een belangrijk onderdeel van ons cultureel en bestuurlijk erfgoed.

Door deze informatie tijdig te identificeren en te bewaren, voorkomen we dat waardevolle digitale documenten en archiefbescheiden verloren gaan. De hotspot-monitor is een instrument dat helpt om deze gebeurtenissen systematisch te signaleren, vast te stellen en te borgen in het archief. En draagt bij aan transparantie en reconstructie van het verleden.

Wat ga je doen?

Als procesbegeleider ben jij verantwoordelijk voor het opzetten, uitvoeren en afronden van dit traject. Jij bent de regisseur van het proces: van voorbereiding tot publicatie.

Een belangrijk onderdeel van jouw rol is het begeleiden van experts om hotspots te signaleren en benoemen. Deze experts hebben inzicht in de provinciale taken en weten wat er speelt in de samenleving. Het gaat om zowel interne experts uit de organisatie als externe deskundigen, zoals historici, journalisten en vertegenwoordigers van maatschappelijke organisaties. Interne experts brengen het perspectief van de overheid in, terwijl externe experts juist het maatschappelijke perspectief toevoegen. Het is jouw taak om te zorgen dat geen van beide perspectieven domineert en dat de interactie tussen overheid en samenleving centraal blijft staan.

Kerntaken

• Instellen van de hotspotwerkgroep
• Maken van een duidelijke en haalbare planning
• Selecteren en uitnodigen van interne en externe experts
• Organiseren van expertbijeenkomsten en besluitvormingsmomenten
• Voorbereiden van voorstellen voor bestuurlijke besluitvorming
• Opstellen van een voorstel voor inventarisatie van hotspotdossiers in informatiesystemen
• Publiceren van vastgestelde hotspots en communiceren met stakeholders

Functie eisen

Onze opdrachtgever heeft eisen en wensen geformuleerd. Aan alle eisen moet worden voldaan om in aanmerking te komen voor deze functie. Voor deze functie zijn de volgende eisen en wensen geformuleerd:

Eisen:

1. Aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal hbo bachelor niveau in de richting van informatiebeheer, archiefwetenschap of bestuurskunde
2. Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar als procesbegeleider of soortgelijk binnen een overheidsorganisatie
3. Aantoonbare werkervaring op het gebied van werken met multidisciplinaire teams, ditis expliciet benoemd in de werkervaring
4. Aantoonbare werkervaring met informatie- en archiefwetgeving, dit is expliciet benoemd in de werkervaring

Wensen:

1. Aantoonbare werkervaring met digitale informatievoorziening en archivering, dit is expliciet toegelicht in de werkervaring
2. Aantoonbare werkervaring met het uitvoeren van een hotspotmonitor
3. Minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring met maatschappelijke ontwikkelingen en cultureel erfgoed en cultuurhistorie
4. De kandidaat stelt zich voor in een korte (persoonlijke) motivatie en waarom deze geschikt is voor deze opdracht en wat deze opdracht aantrekkelijk maakt. De motivatie dient geschreven te zijn door de kandidaat zelf

Competenties

• sterke communicatieve vaardigheden (zowel mondeling als schriftelijk)

Inschrijven tot

Reageren op deze opdracht kan uitsluitend t/m 03-04-2026 om 12:00.

Gewenst aantal uren

16 tot 24 uur per week.

Procedure en arbeidsvoorwaarden

Als intermediair staat FlexIntens voor het zorgvuldig bemiddelen van professionals binnen het publieke domein. Zo dragen we onder andere bij aan de invulling van opdrachten voor ministeries, uitvoeringsorganisaties, provincies, gemeenten en zorgorganisaties.

Zien we op basis van jouw ingestuurde CV een match, dan ziet de procedure er als volgt uit:

• Voorafgaand aan het voorstellen, maken we afspraken over het tarief, gericht op de specifieke opdracht.
• Kan een opdracht niet ingevuld worden als zelfstandig professional of gaat jouw voorkeur uit naar detachering (loondienst)? Onze dienstverlening voorziet ook daarin, waarbij we de beloningsstructuur van de opdrachtgever hanteren middels de inlenersbeloning.
• Na overeenstemming te hebben bereikt in de financiële voorwaarden, stellen wij jouw profiel op in het format voor de betreffende opdrachtgever. We vragen van jou een verduidelijk op de wijze van voldoen aan de gestelde eisen en wensen, om de match zo duidelijk mogelijk te maken. Ook een motivatiebrief om jouw drijfveren en toegevoegde waarde aan het licht te brengen, wordt gevraagd. Hierin treden wij op als sparringpartner.
• Wij verzorgen het voorstel en informeren je zo snel mogelijk over de voortgang hiervan.

NB: het beheersen van de Nederlandse taal is voor elke opdracht vereist.