Procesmanager sociaale invulling dorpshuis Den Dolder

Functie omschrijving

Voor de Gemeente Zeist is FlexIntens op zoek naar een Procesmanager sociaale invulling dorpshuis Den Dolder voor 4 tot 6 uur per week.

De gemeente Zeist is een moderne werkgever met medewerkers die betrokken en vooral zichzelf zijn. We werken op basis van onze kernwaarden ‘vertrouwen, kracht en nabijheid’. De werksfeer is open en prettig en onze cultuur is informeel. Met zo’n 400 collega’s werken we voor en met ongeveer 67.000 inwoners. Daardoor is het niet te massaal, zijn de lijnen kort en de mogelijkheden groot. Als organisatie willen we op de hoogte zijn van wat er in de samenleving speelt en daar flexibel op inspelen. We juichen het toe als je daaraan je eigen perspectief en waarde toevoegt en verwelkomen dus iedereen met de juiste ervaring en eigenschappen voor de functie. Waar je wieg ook heeft gestaan, wat ook je achtergrond, levensstijl of geloof is, of je nou topsporter bent of een beperking hebt, of allebei, als je je herkent in het profiel, solliciteer!

In Zeist werk je vanuit je eigen verantwoordelijkheid en word je ondersteund door de organisatie, zodat je als mens en als professional blijft groeien. We zijn niet op zoek naar een perfecte medewerker, maar iemand die zijn kwaliteiten, rafelrandjes én zelfkennis wil inzetten om met humor en lef uitdagingen te lijf te gaan.

Organisatie

De gemeente Zeist is een moderne werkgever met medewerkers die betrokken en vooral zichzelf zijn. We werken op basis van onze kernwaarden ‘vertrouwen, kracht en nabijheid’. De werksfeer is open en prettig en onze cultuur is informeel. Met zo’n 400 collega’s werken we voor en met ongeveer 67.000 inwoners. Daardoor is het niet te massaal, zijn de lijnen kort en de mogelijkheden groot. Als organisatie willen we op de hoogte zijn van wat er in de samenleving speelt en daar flexibel op inspelen. We juichen het toe als je daaraan je eigen perspectief en waarde toevoegt en verwelkomen dus iedereen met de juiste ervaring en eigenschappen voor de functie. Waar je wieg ook heeft gestaan, wat ook je achtergrond, levensstijl of geloof is, of je nou topsporter bent of een beperking hebt, of allebei, als je je herkent in het profiel, solliciteer!

In Zeist werk je vanuit je eigen verantwoordelijkheid en word je ondersteund door de organisatie, zodat je als mens en als professional blijft groeien. We zijn niet op zoek naar een perfecte medewerker, maar iemand die zijn kwaliteiten, rafelrandjes én zelfkennis wil inzetten om met humor en lef uitdagingen te lijf te gaan.

Opdracht

In Den Dolder wordt een nieuw dorpshuis gerealiseerd. Op 11 november 2025 heeft de gemeenteraad dit besloten en hiervoor middelen beschikbaar gesteld. De behoefte aan een centrale plek voor het dorp en de omliggende kernen leeft al ruim vijftien jaar. Het dorpshuis wordt een laagdrempelige en toegankelijke plek voor een breed publiek: een dorpshuis voor en door Den Doldenaren. Een plek voor spontane ontmoeting, activiteiten en sociale voorzieningen. De gemeente heeft de Maria Christina Kerk aangekocht om in het bijgebouw een dorpshuis te realiseren.

Dorpshuis zoveel mogelijk voor en door bewoners

De gemeente wil een dorpshuis voor en door inwoners van Den Dolder. De welzijnsorganisatie MeanderOmnium heeft bij andere wijkcentra de opdracht om het sociaal beheer en programma te organiseren. Voor dít dorpshuis willen we onderzoeken welke gemeenschapskracht aanwezig is in Den Dolder om het dorpshuis – of onderdelen daarvan – zelf te beheren en/of activiteiten te organiseren. Inwoners hebben aangegeven te willen meedenken en mogelijk mee te doen in beheer, programmering en organisatie.

Rol welzijnsorganisatie MeanderOmnium

• MeanderOmnium levert al jaren opbouwwerk, jongeren‐ en kinderwerk én heeft zelf ook een ontmoetingsplek met vrijwilligers in Den Dolder. Ze is dus ook zelf direct belanghebbende, in ieder geval als het gaat om de ontmoetingsplek (het huidige wijksteunpunt Pelita).
• MeanderOmnium is betrokken bij de totstandkoming van deze opdracht om te zoeken naar een neutrale en objectieve externe procesbegeleider.
• Afhankelijk waar de verkenning met de inwoners op uitkomt, kan MeanderOmnium onderdelen van het sociaal beheer en/of activiteitenprogramma op zich nemen.

Opdracht

Het doel is om binnen twee jaar te komen tot een duurzame organisatie- en beheerconstructie voor het sociaal beheer en activiteitenprogramma van het dorpshuis, gedragen door inwoners en waar nodig ondersteund door de welzijnsorganisatie MeanderOmnium. Hiervoor wil de gemeente een externe procesbegeleider inzetten om dit proces te begeleiden.

Gemeentelijke kaders voor de verkenning

De verkenning dient plaats te vinden binnen de volgende uitgangspunten:

• Algemeen: een duurzame constructie die toekomstbestendig voor minimaal 15 jaar.
• Een organisatie- en beheerconstructie gericht op continuïteit.
• Toegankelijk voor alle doelgroepen (in sociale, fysieke en culturele zin).
• Financieel kader vanuit de gemeente: de gemeente heeft een concept exploitatiebegroting met daarin opgenomen de uren voor het sociaal beheer en welke aanvullende subsidie nodig is om het dorpshuis te draaien.
• Bewonersparticipatie centraal: gedragen door inwoners, met een rol voor de welzijnsorganisatie MeanderOmnium in begeleiding.

Binnen 1,5 jaar moet er een gedragen voorstel liggen met:

• Indien nodig rechtsvorm (bv. stichting)
• Bestuur/organisatie
• Een eerste basisactiviteitenprogramma, ontwikkeld met inwoners en organisaties.
• Financieel plan, afspraken over samenwerking gemeente, zowel in deze projectfase als na in gebruik name van het dorpshuis.

Hoofdopzet aanpak project

De externe procesbegeleider werkt nauw samen met de aanwezige opbouwwerker MeanderOmnium, zodat signalen en initiatieven uit de gemeenschap goed kunnen worden verbonden met het proces richting beheer- en organisatievorm. En werkt goed samen met de projectmanager van de gemeente Zeist.

• Externe procesbegeleider: het begeleiden van het proces met bewoners en organisaties richting het nieuwe dorpshuis en uitwerken scenario’s beheer en organisatie.
• Opbouwwerker MeanderOmnium: aanwezig in het dorp, opbouwen en onderhouden van relaties, zichtbaar maken van initiatieven en gemeenschapskracht, verbinden van bewoners en organisaties en voeden van het proces met signalen en ontwikkelingen uit het dorp.
• Projectmanager gemeente Zeist: verbouwing tot dorpshuis, aanspreekpunt voor gemeente gerelateerde zaken voor zowel fysieke als sociale ontwikkeling. Ook voor ondersteuningsvraag voor oprichten beheer-/organisatievormen.

Ervaren en leren

De gemeente Zeist heeft niet eerder een dergelijke sociale aanpak gehanteerd voor het opzetten van een nieuw dorpshuis/wijkcentrum. De aanpak is daarom lerend en iteratief. Er is geen vooraf vaststaand activiteitenprogramma of blauwdruk voor governance en beheer (organisatievorm of takenverdeling). Tegelijkertijd willen we als gemeente bij de opening van het dorpshuis dat een bepaalde mate van levendigheid en reuring is en dat het sociaal beheer belegd is. Zie ook gemeentelijke kaders.

Planning en fasering op hoofdlijnen:

• Start opdracht: augustus 2026.
• Concept activiteitenprogramma en governance-/beheerconstructie: eind 2027.
• Overgangsperiode/overdrachtsperiode: eerste helft 2028, in overleg.
• Dorpshuis gereed: medio 2028.

Goed om te weten.

We houden 15 juli een bewonersavond om de inwoners in Den Dolder te informeren over de locatie, hoe het proces en de planning eruit zien en om vragen te stellen. Mogelijk is het relevant om hierbij aanwezig te zijn. Dit is aan de procesbegeleider om te bepalen of dit relevant is voor het proces.

De duur van de opdracht is hiermee ongeveer 1,5 jaar.

Succescriteria

• Constructieve samenwerking tussen bewoners, organisaties en gemeente in het proces richting een duurzame beheerstructuur.
• Een groeiende en diverse groep inwoners en organisaties die actief betrokken is bij het dorpshuis en initiatieven neemt voor activiteiten en gebruik.
• Een gezamenlijk ontwikkelde governance structuur voor de toekomstige organisatie en het sociaal beheer van het dorpshuis.
• Concreet beeld van haalbare organisatievormen en bijbehorende randvoorwaarden.
• Heldere proces en financiële scenario’s.
• De externe procesbegeleider moet kennis en ervaring hebben met gemeenschapsgericht werken, goede stakeholders analyse en daartoe kunnen handelen. Stevigheid in het gespreksvoeren en regie op het proces in verband met een sterke vertegenwoordiging van (inwoners)groepen/partijen.

Uitvraag

• We ontvangen graag een (grove) opzet van een beoogde visie, aanpak en fasering van de externe procesbegeleider, met daarin aandacht voor:
  • De duur van de opdracht; 1,5 jaar is lang, maar deze tijd is ons inziens ook nodig. Het formeel vastleggen van de governance structuur kan veel tijd kosten en dit moet tijdig opgepakt worden.
  • De balans tussen gemeenschapskracht en planmatig toewerken naar opening dorpshuis met beheerstructuur en basis.
• Inschatting van het aantal uren per fase.
• Een Curriculum Vitae (CV) waaruit duidelijk naar voren komt de ervaring en expertise met dergelijke opdrachten als die voor de Sociale aanpak en beheer van het toekomstige dorpshuis Den Dolder.

Organisatorische kaders

De opdracht valt onder direct leiding en toezicht van de gemeente

Functie eisen

Onze opdrachtgever heeft eisen en wensen geformuleerd. Aan alle eisen moet worden voldaan om in aanmerking te komen voor deze functie. Voor deze functie zijn de volgende eisen en wensen geformuleerd:

Eisen:

1. Aantoonbaar afgeronde opleiding op minimaal hbo-bachelor niveau
2. Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 15 jaar als procesbegeleider/ projectleider op het gebied van RO
3. Aantoonbare werkervaring met participatietrajecten met bewoners (co-creatie, bottom-up ontwikkeling)
4. Aantoonbare werkervaring met het ontwikkelen van governance- en/of beheerstructuren (bijvoorbeeld stichting, coöperatie, wijkorganisatie)
5. Aantoonbaar beschikbaar voor de beoogde opdrachtperiode (augustus 2026 – eind 2027) en gemiddeld inzetbaar volgens de gevraagde fasering
6. In het kader van de wet DBA leent deze uitvraag zich helaas niet voor uitvoering door zzp’ers. Mocht je als zzp’er willen reageren, kan dat via ons middels een detacheringsconstructie.

Wensen:

1. De kandidaat is onafhankelijk en heeft geen directe binding met betrokken partijen in Den Dolder
2. Toegevoegde opzet van een beoogde visie, aanpak en fasering van de externe procesbegeleider (zie hierboven)
3. Aantoonbare werkervaring als projectmanager RO op het gebied van sociale programmering en/of beheer van wijk-/dorpshuizen
4. Aantoonbare werkervaring met bewonersparticipatie en activeren van gemeenschappen
5. Aantoonbare werkervaring met stakeholdermanagement en omgaan met tegengestelde belangen
6. Aantoonbare inschatting van de haalbaarheid van fasering en ureninschatting

Competenties

• Kan verschillende groepen (bewoners, organisaties, gemeente) samenbrengen en samenwerking bevorderen
• Kan omgaan met weerstand, tegengestelde belangen en druk vanuit stakeholders
• Houdt overzicht in een complex en lerend proces
• Bewaakt voortgang in een complex en lerend proces
• Stuurt op resultaat in een complex en lerend proces
• Is zich bewust van bestuurlijke, maatschappelijke en relationele verhoudingen en handelt hiernaar
• Sterk in luisteren
• Sterk in doorvragen
• Sterk in presenteren
• Sterk in het begeleiden van groepsprocessen
• Werkt doelgericht toe naar concrete producten: governance voorstel, activiteitenprogramma
• Kan belangen, netwerken en scenario’s goed in kaart brengen en vertalen naar keuzes
• Kan schakelen binnen een lerend proces zonder vaste blauwdruk
• Goede beheersing van de Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk

Inschrijven tot

Reageren op deze opdracht kan uitsluitend t/m 30-06-2026 om 12:00.

Gewenst aantal uren

4 tot 6 uur per week.

Procedure en arbeidsvoorwaarden

Als intermediair staat FlexIntens voor het zorgvuldig bemiddelen van professionals binnen het publieke domein. Zo dragen we onder andere bij aan de invulling van opdrachten voor ministeries, uitvoeringsorganisaties, provincies, gemeenten en zorgorganisaties.

Zien we op basis van jouw ingestuurde CV een match, dan ziet de procedure er als volgt uit:

• Voorafgaand aan het voorstellen, maken we afspraken over het tarief, gericht op de specifieke opdracht.
• Kan een opdracht niet ingevuld worden als zelfstandig professional of gaat jouw voorkeur uit naar detachering (loondienst)? Onze dienstverlening voorziet ook daarin, waarbij we de beloningsstructuur van de opdrachtgever hanteren middels de inlenersbeloning.
• Na overeenstemming te hebben bereikt in de financiële voorwaarden, stellen wij jouw profiel op in het format voor de betreffende opdrachtgever. We vragen van jou een verduidelijk op de wijze van voldoen aan de gestelde eisen en wensen, om de match zo duidelijk mogelijk te maken. Ook een motivatiebrief om jouw drijfveren en toegevoegde waarde aan het licht te brengen, wordt gevraagd. Hierin treden wij op als sparringpartner.
• Wij verzorgen het voorstel en informeren je zo snel mogelijk over de voortgang hiervan.

NB: het beheersen van de Nederlandse taal is voor elke opdracht vereist.