Programma Controller – Programma Opvang Utrecht

Functie omschrijving

Voor de Gemeente Utrecht is FlexIntens op zoek naar een Programma Controller – Programma Opvang Utrecht voor 25 uur per week.

Korte beschrijving speelveld Utrecht heeft jou nodig! Gemeente Utrecht organiseert voor verschillende doelgroepen opvang; asielzoekers, Oekraïense vluchtelingen, winteropvang voor daklozen, etc. Het programma opvang Utrecht is verantwoordelijk voor de tijdelijke opvang van vluchtelingen. In eerste instantie de vluchtelingen uit Oekraïne. Deze worden, anders dan asielaanvragers, door de gemeente opgevangen op diverse locaties. Daarnaast krijgt het programma opvang Utrecht opdrachten uit de organisatie om te ondersteunen bij de opvangen van verschillende doelgroepen.

Opdrachtomschrijving
Gemeenten hebben sinds maart 2022 een rol in het organiseren van opvanglocaties voor Oekraïense vluchtelingen in opdracht van het Rijk. Binnen de gemeente Utrecht zijn veel verschillende organisatieonderdelen betrokken bij de uitvoering van de opvang van Oekraïense vluchtelingen. Voor het vastleggen van de rijksregeling A16 – Bekostigingsregeling opvang ontheemden Oekraïne (BooO) is specifieke kennis nodig van de diverse rijksregelingen, financiën en verantwoordingen. De rijksregeling raakt verschillende organisatieonderdelen van de Gemeente Utrecht.

Als Programma Controller van deze regeling wordt van je verwacht dat je het accountantsdossier opbouwt in Teams dat aan de eisen voldoet voor de accountantscontrole van de SiSa verantwoording in de jaarrekening. Hiervoor onderhoud je de contacten met de accountant en de interne audit afdeling. Het management van het programma bewaakt de voortgang in taakstelling en financiën mede aan de hand van het dashboard (PowerBI). De Programma Controller presenteert het dashboard maandelijks aan het programma management. Je onderhoudt zelfstandig het dashboard, verzamelt de benodigde onderliggende data uit de registratiesystemen van Utrecht en verzorgt de meerjarenramingen en prognoses. Daarnaast lever je input voor bestuurlijke informatie, raads- en collegebesluiten, aanvragen bij het Rijk, Beraps en jaarrekeningen. Je onderhoudt de interne contacten met concern control, business controllers van andere afdelingen en de audit afdelingen en de externe contacten met de accountant en collega’s binnen de G4.

Je wordt in deze taak ondersteund door de senior financial controller die je opleidt bij het doen van ramingen en het aanpassen van het dashboard in Power BI. Je adviseert het ministerie van Asiel en Migratie dat de minister over een te ontwerpen doelgroep flexibele regeling, het kostenonderzoek en de BooO en neemt daarvoor deel aan kennis- en klankbordgroepen.

Je taken zijn:

• Opstellen van verschillende onderdelen van het SISA-dossier, waaronder een risico-inventarisatie van de regeling, het uitvoeren van een verbijzonderde interne controle van de regeling en de aansluiting van de indicatoren in de SiSa verantwoording met de onderliggende administratie in SAP en of andere subsystemen;
• Het beantwoorden van vragen van de accountant tijdens de controle op de jaarrekening, in afstemming met de coördinator SISA en concern control binnen de Gemeente Utrecht;
• Het opstellen van een meerjarenprognose met alle lopende financiële verplichtingen en taakstellingen;
• Het opstellen en onderhouden van een dashboard met (meerjarige) sturingsinformatie over de baten en lasten van de gemeente Utrecht voor de opvang van Oekraïense vluchtelingen en over relevante taakstellingen en KPI’s per opvangplek, fte’s en vluchteling;
• Het opstellen en onderhouden van een dashboard met (meerjarige) sturingsinformatie over de lasten van de gemeente Utrecht voor realisatie van de sociale huisvesting en relevante taakstellingen en KPI’s per fase, uren en fte’s van projecten;
• Het aanleveren van de benodigde informatie in de P&C cyclus;
• Het onderhouden van de interne en externe contacten die benodigd zijn voor het verkrijgen en verantwoorden van de specifieke uitkeringen en subsidies;
• Het organiseren en verbeteren van (ondersteunende) processen voor de financieel beheer, budgettering, registratie en administratie en verantwoordingen;
• Het ontwerpen van de benodigde WBS structuren voor de programma beheersing.

Je werkt autonoom en richt je werkzaamheden naar eigen inzicht in. Er is geen sprake van leiding en toezicht door een HR-leidinggevende. Je moet wel verantwoording afleggen aan de opdrachtgever. De beoordeling van de werkzaamheden vindt plaats op basis van het resultaat van de werkzaamheden.

Resultaat van de opdracht
Deze opdracht kan worden afgerond als de oorlog is beëindigd en daardoor deze regeling komt te vervallen.

Jij hebt/bent:

• Je hebt een afgeronde WO master bedrijfseconomie;
• Je kan op strategisch niveau mee kunnen denken;
• Minimaal 2 jaar ervaring met het opmaken van de SiSa verantwoording, de benodigde berekeningen en onderbouwingen van de indicatoren: kennis van de werking van databases van het zaaksysteem Socrates en van aanmeldingen bij de Veiligheidsregio Utrecht;
• Minimaal 2 jaar ervaring met het opmaken van de onderliggende accountantsdossiers van de SiSa verantwoording, met een onderbouwing van audit risk, steekproeven en overige aanvullende controlewerkzaamheden en de benodigde controlememoranda per indicator;
• Ervaring met het opzetten, onderhouden en programmeren in Microsoft PowerBI;
• Ervaring met het opzetten en onderhouden van gegevensmodellen in Microsoft Excel;
• Kennis van SAP;
• Minimaal 1 jaar recente ervaring bij een G4 gemeente of andere grote gemeente;
• Minimaal 5 jaar gecombineerde ervaring en expertise als Business Controller, Programma- en Projectcontroller, Financial Controller en Financial Auditor.

Als gemeente Utrecht geloven wij dat een diverse organisatie zorgt voor meer innovatie, creativiteit en een betere samenwerking. Om die reden streven wij ernaar om een zo’n inclusief mogelijke organisatie te zijn. Ben je benieuwd hoe wij dat doen? Lees dat op deze pagina.

Functie eisen

Onze opdrachtgever heeft eisen en wensen geformuleerd. Aan alle eisen moet worden voldaan om in aanmerking te komen voor deze functie. Voor deze functie zijn de volgende eisen en wensen geformuleerd:

Eisen:

1. Je hebt een afgeronde WO master bedrijfseconomie
2. Je kan op strategisch niveau mee kunnen denken
3. Minimaal 2 jaar ervaring met het opmaken van de SiSa verantwoording, de benodigde berekeningen en onderbouwingen van de indicatoren: kennis van de werking van databases van het zaaksysteem Socrates en van aanmeldingen bij de Veiligheidsregio Utrecht
4. Minimaal 2 jaar ervaring met het opmaken van de onderliggende accountantsdossiers van de SiSa verantwoording, met een onderbouwing van audit risk, steekproeven en overige aanvullende controlewerkzaamheden en de benodigde controlememoranda per indicator
5. Ervaring met het opzetten, onderhouden en programmeren in Microsoft PowerBI
6. Ervaring met het opzetten en onderhouden van gegevensmodellen in Microsoft Excel
7. Kennis van SAP
8. Minimaal 1 jaar recente ervaring bij een G4 gemeente of andere grote gemeente
9. Minimaal 5 jaar gecombineerde ervaring en expertise als Business Controller, Programma- en Projectcontroller, Financial Controller en Financial Auditor

Wensen:

1. Je hebt minimaal 2 jaar ervaring met het opmaken van de SiSa verantwoording, de benodigde berekeningen en onderbouwingen van de indicatoren: kennis van de werking van databases van het zaaksysteem Socrates en van aanmeldingen bij de Veiligheidsregio Utrecht
2. Je hebt minimaal 1 jaar recente ervaring bij een G4 gemeente of andere grote gemeente

Inschrijven tot

Reageren op deze opdracht kan uitsluitend t/m 07-11-2025 om 9:00.

Gewenst aantal uren

25 uur per week.

Procedure en arbeidsvoorwaarden

Als intermediair staat FlexIntens voor het zorgvuldig bemiddelen van professionals binnen het publieke domein. Zo dragen we onder andere bij aan de invulling van opdrachten voor ministeries, uitvoeringsorganisaties, provincies, gemeenten en zorgorganisaties.

Zien we op basis van jouw ingestuurde CV een match, dan ziet de procedure er als volgt uit:

• Voorafgaand aan het voorstellen, maken we afspraken over het tarief, gericht op de specifieke opdracht.
• Kan een opdracht niet ingevuld worden als zelfstandig professional of gaat jouw voorkeur uit naar detachering (loondienst)? Onze dienstverlening voorziet ook daarin, waarbij we de beloningsstructuur van de opdrachtgever hanteren middels de inlenersbeloning.
• Na overeenstemming te hebben bereikt in de financiële voorwaarden, stellen wij jouw profiel op in het format voor de betreffende opdrachtgever. We vragen van jou een verduidelijk op de wijze van voldoen aan de gestelde eisen en wensen, om de match zo duidelijk mogelijk te maken. Ook een motivatiebrief om jouw drijfveren en toegevoegde waarde aan het licht te brengen, wordt gevraagd. Hierin treden wij op als sparringpartner.
• Wij verzorgen het voorstel en informeren je zo snel mogelijk over de voortgang hiervan.

NB: het beheersen van de Nederlandse taal is voor elke opdracht vereist.