Programmasecretaris Economie en Arbeidsmarkt

Functie omschrijving

Voor de Gemeente Zwolle is FlexIntens op zoek naar een Programmasecretaris Economie en Arbeidsmarkt voor 32 uur per week.

Regio Zwolle is een regionale netwerksamenwerking waarin gemeenten, provincies, onderwijs, ondernemers en andere partners samenwerken aan brede welvaart. Partners houden daarbij hun eigen verantwoordelijkheden en bevoegdheden. Het Regio Zwolle Bureau ondersteunt en regisseert de samenwerking en het werken aan de gezamenlijke regionale opgaven.

Economie en Arbeidsmarkt zijn twee structurele en sterk met elkaar verbonden opgaven van Regio Zwolle. Binnen beide opgaven werken publieke en private partners gezamenlijk aan regionale doelstellingen. De daadwerkelijke uitvoering is op verschillende plekken in het regionale netwerk belegd. Het Regio Zwolle Bureau voert regie op de samenwerking, samenhang, voortgang en besluitvorming. Gemeente Zwolle treedt voor deze opdracht op als gastheer en contractpartij.
 

Afdeling

Regio Zwolle Bureau- Economie en Arbeidsmarkt

Opdracht

De huidige programmasecretaris Economie en Arbeidsmarkt is tijdelijk afwezig. Voor deze periode zoekt Regio Zwolle een ervaren programmasecretaris die haar werkzaamheden voor 32 uur per week overneemt.

De programmasecretaris ondersteunt de programmamanagers Economie en Arbeidsmarkt bij de sturing op beide opgaven. De secretaris houdt overzicht over de voortgang, zorgt dat ambtelijke en bestuurlijke besluitvorming goed wordt voorbereid en bewaakt dat afspraken en acties worden opgevolgd. Daarbij bewaakt de secretaris ook de samenhang tussen Economie en Arbeidsmarkt en signaleert deze tijdig wanneer afstemming of besluitvorming nodig is.

De functie vraagt meer dan het organiseren van overleggen en het bijhouden van acties. Van de secretaris wordt verwacht dat deze overziet wat nodig is om beide opgaven bestuurbaar te houden, ontbrekende informatie signaleert, de samenhang tussen verschillende overleggen bewaakt en de programmamanagers tijdig attendeert op knelpunten of benodigde keuzes. De inhoudelijke verantwoordelijkheid voor de opgaven blijft bij de programmamanagers.

Binnen Arbeidsmarkt is daarnaast een fulltime programmaondersteuner beschikbaar. Praktische, organisatorische en administratieve werkzaamheden worden daar zoveel mogelijk belegd. De programmasecretaris richt zich daarmee vooral op ondersteuning van de sturing, besluitvorming en voortgang. Binnen Economie is deze afzonderlijke ondersteuning er op dit moment niet. Daar pakt de secretaris waar nodig ook organisatorische werkzaamheden op om de continuïteit te waarborgen.

Werkzaamheden

• De programmasecretaris ondersteunt de programmamanagers Economie en Arbeidsmarkt bij het houden van overzicht op voortgang, planning, afspraken en besluitmomenten.
• De programmasecretaris bereidt samen met de programmamanagers de relevante ambtelijke en bestuurlijke overleggen voor en bewaakt de samenhang tussen de verschillende overleggen en besluitvormingsmomenten.
• De programmasecretaris houdt zicht op gemaakte afspraken, besluiten en afhankelijkheden en signaleert tijdig wanneer informatie ontbreekt, acties achterblijven of aanvullende besluitvorming nodig is.
• De programmasecretaris coördineert de voorbereiding van bestuurlijke stukken, voortgangsrapportages en P&C-producten en zorgt dat bijdragen van betrokken collega’s en partners tijdig beschikbaar zijn.
• De programmasecretaris bewaakt de verbinding tussen Economie en Arbeidsmarkt en organiseert waar nodig gezamenlijke afstemming tussen beide opgaven.
• De programmasecretaris onderhoudt vanuit de functie contact met betrokken collega’s en partners en zorgt dat relevante signalen uit het netwerk op de juiste plek terechtkomen.
• De programmasecretaris werkt nauw samen met de programmaondersteuning en maakt heldere afspraken over de taakverdeling. Praktische en administratieve werkzaamheden worden waar mogelijk bij de ondersteuning belegd, zodat de secretaris zich kan richten op de voortgang en kwaliteit van de sturing en besluitvorming.
• Aan het einde van de opdracht zorgt de programmasecretaris voor een zorgvuldige overdracht aan de terugkerende programmasecretaris.

Het betreft vervanging van een vaste medewerker en is dus een ingebedde functie met doorlopende kernwerkzaamheden onder leiding en toezicht. Daarnaast is er geen afgebakend project opgenomen in de opdracht.

Functie eisen

Onze opdrachtgever heeft eisen en wensen geformuleerd. Aan alle eisen moet worden voldaan om in aanmerking te komen voor deze functie. Voor deze functie zijn de volgende eisen en wensen geformuleerd:

Eisen:

1. Een aantoonbaar afgeronde opleiding op minimaal hbo-bachelorniveau is vereist
2. Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring als programmasecretaris, projectsecretaris, programma-adviseur of in een vergelijkbare functie is vereist
3. Aantoonbare werkervaring met het ondersteunen van een programma- of opgavemanager bij voortgang, voorbereiding van besluitvorming en/of het organiseren van de benodigde informatie is vereist
4. Aantoonbare werkervaring met ambtelijke en bestuurlijke besluitvormingsprocessen binnen een publieke organisatie of samenwerkingsverband is vereist
5. In het kader van de wet DBA leent deze uitvraag zich helaas niet voor uitvoering door zzp’ers. Mocht je als zzp’er willen reageren, kan dat via ons middels een detacheringsconstructie.

Wensen:

1. Aantoonbare werkervaring als zelfstandig programmasecretaris of in een vergelijkbare functie binnen een bestuurlijk complexe publieke omgeving
2. Aantoonbare werkervaring met regionale of interbestuurlijke samenwerking waarin meerdere gemeenten, provincies en andere partners samenwerken
3. Aantoonbare werkervaring met het bewaken van voortgang, planning, afspraken en afhankelijkheden binnen een programma, opgave of vergelijkbare complexe werkomgeving
4. Aantoonbare kennis van en/of werkervaring met regionale economie en/of arbeidsmarkt
5. De kandidaat is gedurende de gevraagde periode gemiddeld 32 uur per week beschikbaar
6. Aantoonbare werkervaring met voortgangsbewaking, rapportages en P&C binnen programma’s of opgaven

Competenties

• De programmasecretaris werkt zelfstandig
• De programmasecretaris brengt snel structuur en overzicht aan
• De programmasecretaris kan hoofd- en bijzaken goed onderscheiden
• De functie vraagt politiek-bestuurlijke sensitiviteit
• De functie vraagt het vermogen om te schakelen tussen verschillende onderwerpen, gremia en belangen
• De secretaris signaleert tijdig wanneer informatie, actie of besluitvorming nodig is
• De secretaris spreekt collega’s en partners op een constructieve manier aan op gemaakte afspraken
• De kandidaat schrijft helder
• De kandidaat communiceert gemakkelijk op verschillende niveaus
• De kandidaat is rolvast: de secretaris ondersteunt de programmamanagers bij hun sturing, zonder hun verantwoordelijkheid over te nemen

Inschrijven tot

Reageren op deze opdracht kan uitsluitend t/m 03-11-2026 om 12:00.

Gewenst aantal uren

32 uur per week.

Procedure en arbeidsvoorwaarden

Als intermediair staat FlexIntens voor het zorgvuldig bemiddelen van professionals binnen het publieke domein. Zo dragen we onder andere bij aan de invulling van opdrachten voor ministeries, uitvoeringsorganisaties, provincies, gemeenten en zorgorganisaties.

Zien we op basis van jouw ingestuurde CV een match, dan ziet de procedure er als volgt uit:

• Voorafgaand aan het voorstellen, maken we afspraken over het tarief, gericht op de specifieke opdracht.
• Kan een opdracht niet ingevuld worden als zelfstandig professional of gaat jouw voorkeur uit naar detachering (loondienst)? Onze dienstverlening voorziet ook daarin, waarbij we de beloningsstructuur van de opdrachtgever hanteren middels de inlenersbeloning.
• Na overeenstemming te hebben bereikt in de financiële voorwaarden, stellen wij jouw profiel op in het format voor de betreffende opdrachtgever. We vragen van jou een verduidelijk op de wijze van voldoen aan de gestelde eisen en wensen, om de match zo duidelijk mogelijk te maken. Ook een motivatiebrief om jouw drijfveren en toegevoegde waarde aan het licht te brengen, wordt gevraagd. Hierin treden wij op als sparringpartner.
• Wij verzorgen het voorstel en informeren je zo snel mogelijk over de voortgang hiervan.

NB: het beheersen van de Nederlandse taal is voor elke opdracht vereist.