Projectleider bewerking papieren archieven

Functie omschrijving

Voor de Provincie Utrecht is FlexIntens op zoek naar een Projectleider bewerking papieren archieven voor 24 tot 32 uur per week.

Utrecht is een provincie om trots op te zijn. Gevarieerd, bruisend en met een rijke historie. Met veel verschillende levensstijlen, culturen en persoonlijke voorkeuren. Onze regio is een topregio met een innovatieve kenniseconomie.

Het is onze opgave om de aantrekkelijkheid van onze provincie te vergroten en groei zo te faciliteren dat de kwaliteit van onze ruimte behouden blijft. Samen met inwoners, bedrijven, organisaties en andere overheden werken het provinciebestuur en medewerkers met enthousiasme en daadkracht aan een gezonde en duurzame leefomgeving. Wij willen dat iedereen in de provincie Utrecht fantastisch woont, werkt en leeft. Daarom zorgen wij voor een goede balans tussen groen en groei.

Opdracht

De provincie Utrecht heeft nog een omvangrijk papieren archief (ca 2.5 km). Dit archief is afgesloten en groeit niet meer omdat de provincie al enkele jaren uitsluitend digitaal archiveert. Het papieren archief moet worden bewerkt: er moet worden vernietigd en er moet worden overgebracht naar de archiefbewaarplaats Het Utrechts Archief. Van het archief zijn beschrijvingen op hoofdlijnen van bestanden beschikbaar: naam, herkomst, omvang, datering en voorstellen wat er mee moet gebeuren.

Het papieren archief van de provincie staat bij een externe dienstverlener (Karmac (brand) in Lelystad en Kampen). De provincie heeft de komende jaren (2026 t/m 2028) geld gereserveerd voor dit project. De provincie heeft onvoldoende capaciteit om de archiefbewerking zelf uit te voeren. Gezien de omvang en het kennisintensieve karakter van een dergelijke archiefbewerking moet er een aanbesteding worden gedaan waarmee een externe partij wordt geselecteerd die dit werk voor de provincie kan uitvoeren.

Om dit gehele project in goede banen te leiden is iemand nodig die coördinatie en regie wil voeren op deze archiefbewerking. De projectleider is niet degene die de bewerking (mede) gaat uitvoeren (inhoud), maar is verantwoordelijk voor het structureren en stroomlijnen van het proces van de archiefbewerking. De projectleider zorgt ervoor dat het vernietigen en overbrengen op de juiste wijze verloopt. De projectleider is de drijvende kracht die zorgt voor beweging waar het vastloopt.

Resultaat van de uiteindelijke aanbesteding

Aan het eind van het project zijn alle te bewaren archieven overgebracht naar Het Utrechts Archief en zijn alle te vernietigen archieven hetzij vernietigd hetzij gereed gemaakt voor vernietiging in het jaar dat dit volgens de selectielijst moet.

Toevoeging

Voor het uitoefenen van de opdracht wordt vanuit de provincie Utrecht verwacht dat de opdrachtnemer haar eigen (ICT) middelen inzet. Indien gedurende de opdracht blijkt dat er extra bedrijfsmiddelen nodig zijn om het product of dienst te kunnen leveren/verlenen, dan zal opdrachtnemer deze zelf bekostigen.

Functie eisen

Onze opdrachtgever heeft eisen en wensen geformuleerd. Aan alle eisen moet worden voldaan om in aanmerking te komen voor deze functie. Voor deze functie zijn de volgende eisen en wensen geformuleerd:

Eisen:

1. Aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal hbo bachelor niveau
2. Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar als projectleider op het terrein van archiefbewerking of records management binnen een overheidsorganisatie
3. Aantoonbare werkervaring met het begeleiden van een aanbesteding voor archiefbewerking of een daarmee vergelijkbare dienstverlening, waaronder het opstellen of mede opstellen van een programma van eisen en het beoordelen van inschrijvingen
4. Aantoonbare werkervaring met toepasselijke wet- en regelgeving voor archieven, waaronder de Archiefwet en de Archiefregeling
5. In het kader van de wet DBA leent deze uitvraag zich helaas niet voor uitvoering door zzp’ers. Mocht je als zzp’er willen reageren, kan dat via ons middels een detacheringsconstructie.

Wensen:

1. Aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal wo master niveau
2. Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 8 jaar als projectleider op het terrein van archiefbewerking of records management binnen een overheidsorganisatie
3. Aantoonbare werkervaring in de afgelopen 8 jaar met het begeleiden van trajecten voor vernietiging van archiefbescheiden conform selectielijsten, inclusief voorbereiding, dossiervorming en afstemming met archiefdiensten
4. Aantoonbare werkervaring met risicomanagement in projecten binnen een overheidsorganisatie, waaronder het signaleren, beheersen en oplossen van knelpunten in multidisciplinaire trajecten
5. Aantoonbare werkervaring in de afgelopen 8 jaar met het coördineren van grootschalige bewerkingen van papieren archieven groter dan 1 kilometer

Competenties

• Stakeholder- & omgevingsmanagement
• Financieel & TCO-denken
• Communicatieve vaardigheid & besluitvorming

Inschrijven tot

Reageren op deze opdracht kan uitsluitend t/m 05-03-2026 om 12:00.

Gewenst aantal uren

24 tot 32 uur per week.

Procedure en arbeidsvoorwaarden

Als intermediair staat FlexIntens voor het zorgvuldig bemiddelen van professionals binnen het publieke domein. Zo dragen we onder andere bij aan de invulling van opdrachten voor ministeries, uitvoeringsorganisaties, provincies, gemeenten en zorgorganisaties.

Zien we op basis van jouw ingestuurde CV een match, dan ziet de procedure er als volgt uit:

• Voorafgaand aan het voorstellen, maken we afspraken over het tarief, gericht op de specifieke opdracht.
• Kan een opdracht niet ingevuld worden als zelfstandig professional of gaat jouw voorkeur uit naar detachering (loondienst)? Onze dienstverlening voorziet ook daarin, waarbij we de beloningsstructuur van de opdrachtgever hanteren middels de inlenersbeloning.
• Na overeenstemming te hebben bereikt in de financiële voorwaarden, stellen wij jouw profiel op in het format voor de betreffende opdrachtgever. We vragen van jou een verduidelijk op de wijze van voldoen aan de gestelde eisen en wensen, om de match zo duidelijk mogelijk te maken. Ook een motivatiebrief om jouw drijfveren en toegevoegde waarde aan het licht te brengen, wordt gevraagd. Hierin treden wij op als sparringpartner.
• Wij verzorgen het voorstel en informeren je zo snel mogelijk over de voortgang hiervan.

NB: het beheersen van de Nederlandse taal is voor elke opdracht vereist.