Projectleider Implementatie DMS (Djuma)

Functie omschrijving

Voor de GR De Bevelanden is FlexIntens op zoek naar een Projectleider Implementatie DMS (Djuma) voor 24 uur per week.

Ferm Werk

Wij zijn Ferm Werk. We helpen mensen om mee te doen in de samenleving. Dat doen we voor de gemeenten Woerden, Bodegraven-Reeuwijk, Montfoort en Oudewater. Wij voeren de Participatiewet, de Wet sociale werkvoorziening (Wsw) en de Wet Inburgering uit. Dat betekent dat we mensen helpen met een bijstandsuitkering, het vinden van werk en integratie in de samenleving. We geloven dat iedereen iets kan bijdragen. Daarom bieden we persoonlijke begeleiding. Samen met werkgevers en andere organisaties vullen we vacatures op een inclusieve manier in met gemotiveerde medewerkers. We denken in kansen en adviseren over regelingen en subsidies. Samen maken we meedoen mogelijk.

Opdracht

De Projectleider Implementatie Djuma wordt tijdelijk ingezet binnen Ferm Werk, afdeling Bedrijfsvoering, team Informatievoorziening. De opdracht heeft een tijdelijk en projectmatig karakter en is gericht op het opnieuw opstarten, coördineren en realiseren van de implementatie van het zaaksysteem Djuma, inclusief de afstemming met betrokken interne en externe partijen.

De projectleider is verantwoordelijk voor het organiseren en bewaken van de voortgang van het project, het beheersen van planning, scope en samenhang en het opleveren van afgesproken resultaten. De opdracht is uitvoerend en adviserend van aard. Er is geen sprake van beleidsvaststelling of hiërarchische aansturing.

Werkzaamheden

• Actualiseren en opleveren van een projectplan voor de implementatie van Djuma, inclusief fasering, planning en mijlpalen;
• Coördineren van implementatieactiviteiten in samenwerking met interne stakeholders (IV/ICT, archief, gebruikers, management);
• Afstemming met externe partijen, waaronder leveranciers en implementatiepartners;
• Bewaken van scope, planning, kwaliteit, risico’s en afhankelijkheden;
• Zorgdragen voor samenhang tussen Djuma, archiefbeheer en aanpalende systemen;
• Voorbereiden en begeleiden van besluitvorming;
• Rapporteren over voortgang, knelpunten en benodigde acties;
• Begeleiden van de organisatie bij de ingebruikname van Djuma.

De opdrachtnemer voert de werkzaamheden zelfstandig uit binnen de afgesproken kaders en doelstellingen.

Resultaat van de opdracht

• een actueel en gedragen projectplan voor de implementatie van Djuma is opgeleverd;
• de implementatie aantoonbaar is opgestart en volgens planning verloopt;
• betrokken stakeholders actief zijn aangehaakt en afspraken over rollen en verantwoordelijkheden zijn vastgelegd;
• risico’s en afhankelijkheden inzichtelijk zijn en actief worden gemanaged;
• voortgang en resultaten periodiek en transparant zijn gerapporteerd;
• een solide basis is gelegd voor een beheerste verdere uitrol en ingebruikname van Djuma.

Aansturing en afstemming

De inhoudelijke afstemming over de werkzaamheden vindt plaats met een door Ferm Werk aangewezen contactpersoon.

Functie eisen

Onze opdrachtgever heeft eisen en wensen geformuleerd. Aan alle eisen moet worden voldaan om in aanmerking te komen voor deze functie. Voor deze functie zijn de volgende eisen en wensen geformuleerd:

Eisen:

1. Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring als projectleider in een complexe ICT-implementatie binnen een (semi-)overheidsorganisatie, benoem duidelijk waarom de implemenentatie complex was en wat jouw rol hierin is geweest
2. Aantoonbare werkervaring met implementatie van een zaaksysteem of DMS
3. Aantoonbare werkervaring in een bestuurlijke omgeving met meerdere (interne/externe) stakeholders, benoem duidelijk welke stakeholders hierbij betrokken waren
4. Beschikbaar voor 16 tot 24 uur per week voor de gehele duur van de opdracht en alle mogelijke verlengingen

Wensen:

1. Aantoonbare werkervaring met implementatie van DMS en/of zaaksystemen
2. Aantoonbare werkervaring met het voeren van regie binnen projecten
3. Aantoonbare werkervaring met Stakeholder- en leveranciermanagement, benoem hiervan concrete voorbeelden
4. Aantoonbare werkervaring met werken binnen kwaliteitskaders en afstemmen van plan van aanpak op huidige ontwikkelingen

Competenties

• Aanpassingsvermogen
• Doorzettingsvermogen
• Tactisch gedrag
• Resultaatgericht werken
• Samenwerken
• Overtuigen
• Assertiviteit
• Besluitvaardigheid
• Organiseren
• Kritisch
• Analyserend vermogen
• Plannen en organiseren

Inschrijven tot

Reageren op deze opdracht kan uitsluitend t/m 26-02-2026 om 12:00.

Gewenst aantal uren

24 uur per week.

Procedure en arbeidsvoorwaarden

Als intermediair staat FlexIntens voor het zorgvuldig bemiddelen van professionals binnen het publieke domein. Zo dragen we onder andere bij aan de invulling van opdrachten voor ministeries, uitvoeringsorganisaties, provincies, gemeenten en zorgorganisaties.

Zien we op basis van jouw ingestuurde CV een match, dan ziet de procedure er als volgt uit:

• Voorafgaand aan het voorstellen, maken we afspraken over het tarief, gericht op de specifieke opdracht.
• Kan een opdracht niet ingevuld worden als zelfstandig professional of gaat jouw voorkeur uit naar detachering (loondienst)? Onze dienstverlening voorziet ook daarin, waarbij we de beloningsstructuur van de opdrachtgever hanteren middels de inlenersbeloning.
• Na overeenstemming te hebben bereikt in de financiële voorwaarden, stellen wij jouw profiel op in het format voor de betreffende opdrachtgever. We vragen van jou een verduidelijk op de wijze van voldoen aan de gestelde eisen en wensen, om de match zo duidelijk mogelijk te maken. Ook een motivatiebrief om jouw drijfveren en toegevoegde waarde aan het licht te brengen, wordt gevraagd. Hierin treden wij op als sparringpartner.
• Wij verzorgen het voorstel en informeren je zo snel mogelijk over de voortgang hiervan.

NB: het beheersen van de Nederlandse taal is voor elke opdracht vereist.