Projectleider implementatie Zaaksysteem

Functie omschrijving

Voor de Provincie Overijssel is FlexIntens op zoek naar een Projectleider implementatie Zaaksysteem voor 16 tot 24 uur per week.

Overijssel is een prachtige provincie om te wonen, te werken en te recreëren. Met elkaar maken we Overijssel iedere dag leefbaarder, mooier, veiliger en beter bereikbaar. De provincie werkt samen met gemeenten, waterschappen, het Rijk, ondernemers en maatschappelijke instanties. Samen zetten we ons in voor de toekomst van onze provincie.

Beschrijving Bedrijfsvoering

Je gaat aan de slag bij de afdeling Bedrijfsvoering (BV), één van de acht afdelingen binnen provincie Overijssel. Het werk bij Bedrijfsvoering is samen te vatten in drie taken: adviseren, control(eren) en faciliteren. De afdeling zorgt dat de organisatie haar bestuurlijke en uitvoerende processen zo goed en efficiënt mogelijk kan uitvoeren. Hierdoor kunnen collega’s van andere afdelingen zich helemaal richten op de provinciale opgaven.

De afdeling bestaat uit de volgende teams: Leiding, Financiële Rapportage en Administratie, Financiën, Facilitair, Informatievoorziening en Digitalisering, Juridische Zaken, HR.

Je gaat aan de slag bij het cluster Realisatie & Beheer, dat valt onder team Informatievoorziening en Digitalisering van de eenheid Bedrijfsvoering.

Opdracht

Wij zoeken tijdelijk een ervaren projectleider voor de vervanging van het huidige zaaksysteem van de provincie Overijssel. Deze opdracht is een cruciaal onderdeel binnen ons bredere programma voor het op orde brengen van de informatievoorziening en het voldoen aan de eisen vanuit de Archiefwet, Woo, AVG en BIO.

De projectleider is verantwoordelijk voor het volledige traject: van het opstellen van een gedragen en inhoudelijk sterk Programma van Eisen, via de uitvoering van de Europese aanbesteding, tot en met de implementatie en ingebruikname van het nieuwe zaaksysteem.

De opdracht omvat twee samenhangende hoofdsporen. Enerzijds het voorbereiden en uitvoeren van de aanbesteding: het ophalen en vertalen van eisen en wensen vanuit de organisatie naar een concreet en toetsbaar Programma van Eisen, het begeleiden van de aanbestedingsprocedure en het realiseren van een zorgvuldige gunning. Anderzijds het realiseren van een succesvolle implementatie van het nieuwe zaaksysteem, inclusief inrichting, koppelingen, migratie, adoptie en borging. Migratie van informatie uit het huidige zaaksysteem en uitfaseren van het oude systeem is ook onderdeel van de opdracht.

De projectleider stuurt een multidisciplinair team aan met vertegenwoordigers uit de gehele organisatie en werkt intensief samen met Essentieel is het creëren van draagvlak binnen zowel de gebruikersorganisatie als de beheerorganisatie.

Resultaat is een succesvol aanbesteed en geïmplementeerd zaaksysteem waarbij:

• een gedragen en volledig Programma van Eisen is opgesteld;
• een rechtmatig en zorgvuldig aanbestedingstraject is doorlopen;
• een toekomstbestendig zaaksysteem is geselecteerd en geïmplementeerd;
• zaaktypen, processen en koppelingen zijn ingericht;
• data uit het oude systeem correct is gemigreerd;
• beheer, doorontwikkeling en governance structureel zijn ingericht;
• het oude zaaksysteem is uitgefaseerd.

Functie eisen

Onze opdrachtgever heeft eisen en wensen geformuleerd. Aan alle eisen moet worden voldaan om in aanmerking te komen voor deze functie. Voor deze functie zijn de volgende eisen en wensen geformuleerd:

Eisen:

1. Aantoonbaa afgeronde opleiding op minimaal hbo-bachelor niveau
2. Minimaal 7 jaar aantoonbare werkervaring als projectleider bij een overheidsinstelling
3. Aantoonbare werkervaring als projectleider met implementatie van zaaksystemen
4. Minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring met het begeleiden van Europese aanbestedingen voor IT-systemen
5. Aantoonbare werkervaring met het opstellen van ‘Programma van Eisen’
6. Aantoonbare kennis van de volgende wet- en regelgeving: Archiefwet, Woo, AVG, BIO.
7. Aantoonbaar afgeronde opleiding Prince2 Practitioner of IPMA certificaten

Wensen:

1. Aantoonbare werkervaring met implementatie van zaaksystemen binnen provinciale organisaties
2. Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring als projectleider met implementatie van zaaksystemen in de afgelopen 10 jaar
3. Aantoonbare werkervaring met leveranciersmanagement en contractsturing
4. De kandidaat stelt zich voor in een korte (persoonlijke) motivatie en waarom deze geschikt is voor deze opdracht. De motivatie dient geschreven te zijn door de kandidaat zelf. Voeg de geschreven motivatie samen met het cv om deze als één document te uploaden

Competenties

• Resultaatgericht: levert een werkend systeem op, geen theoretisch ontwerp
• Bestuurlijk sensitief: beweegt effectief binnen complexe politieke en organisatorische context
• Analytisch sterk: vertaalt beleidsdoelen naar concrete systeem- en procesinrichting
• Verbindend: creëert draagvlak bij stakeholders op alle niveaus
• Sturend: houdt regie op leveranciers, planning en besluitvorming
• Pragmatisch: schakelt snel en stuurt op voortgang en realisatie
• Communicatief sterk: helder richting zowel bestuur, business als techniek

Inschrijven tot

Reageren op deze opdracht kan uitsluitend t/m 30-04-2026 om 12:00.

Gewenst aantal uren

16 tot 24 uur per week.

Procedure en arbeidsvoorwaarden

Als intermediair staat FlexIntens voor het zorgvuldig bemiddelen van professionals binnen het publieke domein. Zo dragen we onder andere bij aan de invulling van opdrachten voor ministeries, uitvoeringsorganisaties, provincies, gemeenten en zorgorganisaties.

Zien we op basis van jouw ingestuurde CV een match, dan ziet de procedure er als volgt uit:

• Voorafgaand aan het voorstellen, maken we afspraken over het tarief, gericht op de specifieke opdracht.
• Kan een opdracht niet ingevuld worden als zelfstandig professional of gaat jouw voorkeur uit naar detachering (loondienst)? Onze dienstverlening voorziet ook daarin, waarbij we de beloningsstructuur van de opdrachtgever hanteren middels de inlenersbeloning.
• Na overeenstemming te hebben bereikt in de financiële voorwaarden, stellen wij jouw profiel op in het format voor de betreffende opdrachtgever. We vragen van jou een verduidelijk op de wijze van voldoen aan de gestelde eisen en wensen, om de match zo duidelijk mogelijk te maken. Ook een motivatiebrief om jouw drijfveren en toegevoegde waarde aan het licht te brengen, wordt gevraagd. Hierin treden wij op als sparringpartner.
• Wij verzorgen het voorstel en informeren je zo snel mogelijk over de voortgang hiervan.

NB: het beheersen van de Nederlandse taal is voor elke opdracht vereist.