Projectleider Implementatie Zaaksysteem

Functie omschrijving

Voor de Gemeente Wassenaar is FlexIntens op zoek naar een Projectleider Implementatie Zaaksysteem voor 24 uur per week.

Uitvoeringsvoorwaarde – arbeidsrelatie en wijze van uitvoering

De opdrachtnemer waarborgt dat bij de uitvoering van de opdracht geen arbeidsovereenkomst of (fictieve) dienstbetrekking ontstaat tussen de door opdrachtnemer ingezette natuurlijke persoon/personen en de opdrachtgever. De opdrachtgever heeft de opdracht zodanig ingericht dat de werkzaamheden plaatsvinden binnen de organisatorische kaders van de opdrachtgever, zoals nader uitgewerkt in de opdrachtomschrijving. Gelet hierop is de opdrachtnemer gehouden de werkzaamheden zodanig te organiseren en uit te voeren dat het hiervoor bedoelde risico wordt voorkomen.

De verantwoordelijkheid voor een juiste kwalificatie van de arbeidsrelatie en de naleving van toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder begrepen de Wet deregulering beoordeling arbeidsrelaties (Wet DBA), ligt bij de opdrachtnemer. De inschrijver dient bij inschrijving aannemelijk te maken en deugdelijk te onderbouwen op welke wijze hij invulling geeft aan deze uitvoeringsvoorwaarde. Indien naar het oordeel van de opdrachtgever uit de inschrijving niet aannemelijk wordt dat de opdrachtnemer de opdracht kan uitvoeren op een wijze die voldoet aan deze uitvoeringsvoorwaarde, kan de inschrijving als niet‐conform terzijde worden gelegd. Bij deze beoordeling is niet de gekozen juridische vorm of constructie doorslaggevend, maar de (voorgenomen) feitelijke wijze van uitvoering van de opdracht, zoals die uit de inschrijving blijkt.

Welkom in Wassenaar

Je komt te werken bij de eenheid Informatie en Datamanagement (I&D) in een kleine bijzondere gemeente. Een uniek stukje Nederland, waar zo’n 28.000 mensen wonen. Wassenaar ligt midden in het groen aan de Zuid-Hollandse kust, direct naast de bestuurlijke hoofdstad Den Haag. De organisatie telt ruim 250 medewerkers en heeft een platte organisatiestructuur. De sfeer wordt gekenmerkt als open en collegiaal, met veel ruimte voor nieuwe ideeën en eigen inbreng. De kernwaarden respectvol, verantwoordelijk, omgevingsgericht en samen zijn leidend in onze werkcultuur.

De eenheid ondersteunt de gemeentelijke collega’s in hun werk en bij het optimaal en veilig benutten van onze ICT-infrastructuur. Van gegevensbeveiliging tot digitale dienstverlening, we hebben het allemaal. Werk samen met ons om de toekomst van informatie en dienstverlening vorm te geven. Sluit je aan en maak het verschil voor onze inwoners, bedrijven en instellingen!

I&D is in een gastheerschapsconstructie ondergebracht bij de gemeente Wassenaar. Door middel van een dienstverleningsovereenkomst (DvO) neemt de gemeente Voorschoten deze diensten ook af.

Opdracht

Wij zijn op zoek naar een ervaren projectleider die leiding neemt in de implementatie van een nieuw zaaksysteem voor de gemeenten Wassenaar en Voorschoten. Recent is een aanbesteding afgerond en vangen we met het projectteam een nieuwe fase aan. Gezamenlijk met de projectleider van de betrokken leverancier wordt vanaf juli 2026 gestart met de implementatie van het nieuwe zaaksysteem.

Onze organisatie bestaat uit twee samenwerkende gemeenten. De onderlinge dynamiek vraagt om goede afstemming en gezamenlijke besluitvorming, zodat we toe werken naar één uniform, modern en toekomstbestendige inrichting van de zaaksystemen in twee gescheiden tenants.

Het projectteam (en stuurgroep) bestaat uit vertegenwoordigers van beide gemeenten. Het kernteam heeft vanaf de start van de marktverkenning deelgenomen aan het vormgeven van de aanbesteding en blijft nauw betrokken bij de implementatie.

De werkzaamheden bestaan uit:

• Het intensief samenwerken en aansturen van het projectteam bij de implementatie van het nieuwe zaaksysteem.
• Het organiseren van de gemeentelijke capaciteit voor het realiseren van projectdoelen.
• Het periodiek rapporteren en het voorbereiden van noodzakelijke besluitvorming in de stuurgroep.
• Het actief meedenken bij de inrichting van gemeentelijke processen op een gestandaardiseerde, efficiënte en moderne wijze binnen het zaaksysteem.
• Het organiseren en aansturen van activiteiten ten behoeve van de adoptie van het zaaksysteem en de nieuwe manier van werken.
• Het organiseren van gezamenlijke besluitvorming binnen de dynamiek van twee gemeenten.

Functie eisen

Onze opdrachtgever heeft eisen en wensen geformuleerd. Aan alle eisen moet worden voldaan om in aanmerking te komen voor deze functie. Voor deze functie zijn de volgende eisen en wensen geformuleerd:

Eisen:

1. Aantoonbaar afgeronde opleiding op minimaal hbo-bachelor niveau
2. Minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 4 jaar als projectleider van informatiesystemen
3. Minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring met het implementeren van informatiesystemen binnen een gemeentelijke organisatie
4. In het kader van de wet DBA leent deze uitvraag zich helaas niet voor uitvoering door zzp’ers. Mocht je als zzp’er willen reageren, kan dat via ons middels een detacheringsconstructie.

Wensen:

1. Aantoonbaar afgeronde hbo-bachelor opleiding in een ICT-richting
2. Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 4 jaar als projectleider zaaksystemen bij een gemeente
3. Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 4 jaar bij adoptietrajecten binnen een ICT-omgeving van een gemeente
4. Aantoonbare werkervaring met Agile werken (Scrum/Kanban) en multidisciplinaire teams
5. Uiterlijk per 29 juni 2026 beschikbaar voor 24 uur per week

Competenties

• Je bent resultaatgericht
• Je hebt een klant- en kwaliteitsgerichte houding
• Je beschikt over uitstekende communicatieve vaardigheden
• Je kunt procesmatig werken
• Je kan zelfstandig werken
• Je bent een teamspeler die stevig in zijn schoen staat
• Je hebt een sterke wil om te leren
• Je geeft praktisch advies
• Je signaleert niet alleen risico’s
• Je komt ook met oplossingen
• Je weet van aanpakken
• Je weet te overtuigen
• Je kan goed prioriteiten stellen
• Je kan hierop sturen
• Je bent in staat om het belang van verschillende perspectieven te duiden
• Je bent in staat om het belang van verschillende perspectieven te wegen
• Je beschikt over een gezonde dosis humor

Inschrijven tot

Reageren op deze opdracht kan uitsluitend t/m 19-06-2026 om 12:00.

Gewenst aantal uren

24 uur per week.

Procedure en arbeidsvoorwaarden

Als intermediair staat FlexIntens voor het zorgvuldig bemiddelen van professionals binnen het publieke domein. Zo dragen we onder andere bij aan de invulling van opdrachten voor ministeries, uitvoeringsorganisaties, provincies, gemeenten en zorgorganisaties.

Zien we op basis van jouw ingestuurde CV een match, dan ziet de procedure er als volgt uit:

• Voorafgaand aan het voorstellen, maken we afspraken over het tarief, gericht op de specifieke opdracht.
• Kan een opdracht niet ingevuld worden als zelfstandig professional of gaat jouw voorkeur uit naar detachering (loondienst)? Onze dienstverlening voorziet ook daarin, waarbij we de beloningsstructuur van de opdrachtgever hanteren middels de inlenersbeloning.
• Na overeenstemming te hebben bereikt in de financiële voorwaarden, stellen wij jouw profiel op in het format voor de betreffende opdrachtgever. We vragen van jou een verduidelijk op de wijze van voldoen aan de gestelde eisen en wensen, om de match zo duidelijk mogelijk te maken. Ook een motivatiebrief om jouw drijfveren en toegevoegde waarde aan het licht te brengen, wordt gevraagd. Hierin treden wij op als sparringpartner.
• Wij verzorgen het voorstel en informeren je zo snel mogelijk over de voortgang hiervan.

NB: het beheersen van de Nederlandse taal is voor elke opdracht vereist.