Projectleider vervanging financieel systeem

Functie omschrijving

Voor de DCMR is FlexIntens op zoek naar een Projectleider vervanging financieel systeem voor 32 uur per week.

DCMR

Voor ruim 1,3 miljoen inwoners in het werkgebied streeft DCMR Milieudienst Rijnmond naar een goede leefomgevingskwaliteit. DCMR is de gezamenlijke milieudienst van de provincie Zuid-Holland en 13 gemeenten. Voor de provincie Zeeland werkt DCMR aan de vergunningverlening, toezicht en handhaving op risicovolle bedrijven. Het is een regio met veel industrie en een hoge bevolkingsdichtheid. In dit gebied bewaakt DCMR de milieukwaliteit in nauwe samenwerking met andere overheidsinstellingen, zoals de Veiligheidsregio, politie, brandweer, arbeidsinspectie en GGD. DCMR voert deze taak al 50 jaar uit. DCMR werkt in opdracht van lokale en regionale overheden aan een leefbare en veilige regio voor de mensen die er wonen en werken. Dat doen we door:

• opleggen van en toezicht houden op milieuregels en veiligheidsregels;

• maken van vergunningen;

• monitoren van milieukwaliteit;

• adviseren over milieu en veiligheid;

• optreden bij overlast en incidenten.

2. Behoefte

2.1 Achtergrond en aanleiding

DCMR Milieudienst Rijnmond maakt momenteel gebruik van SAP Business ByDesign voor de ondersteuning van haar financiële en inkoopprocessen. Hierbij maakt DCMR ook gebruik van de mogelijkheid om tijd te schrijven in SAP Business ByDesign. De huidige oplossing sluit in toenemende mate onvoldoende aan bij de functionele behoeften van de organisatie. Om die reden is besloten om het bestaande systeem uit te faseren en te vervangen door een moderne, breed gedragen en beheersbare oplossing die DCMR in staat stelt haar (financiële) bedrijfsvoering efficiënter en moderner in te richten. De beoogde oplossing moet bijdragen aan het realiseren van gestroomlijnde financiële en inkoopprocessen, transparante verantwoordingsinformatie en een versterkte informatiepositie van de organisatie. Ter voorbereiding op dit traject heeft DCMR reeds belangrijke stappen gezet. In samenwerking met een interne werkgroep zijn de relevante stakeholders in kaart gebracht, is een gezamenlijke visie opgesteld en is de huidige situatie van de (financiële) processen geanalyseerd. Voor de belangrijkste stakeholders uit verschillende afdelingen worden momenteel de behoeften opgehaald en vertaald naar user stories, waarmee inzicht wordt verkregen in de gewenste functionaliteiten, verwachtingen en afhankelijkheden binnen de organisatie.

Om de markt te verkennen, worden in augustus en september gesprekken gevoerd met andere omgevingsdiensten om ervaringen uit te wisselen. De ambitie is om in oktober een marktconsultatie te starten. De uitkomsten hiervan vormen het vertrekpunt voor de vervolgstappen in het project. Het doel is om het nieuwe financiële systeem op 1 januari 2027 in gebruik te nemen, zodat de jaarafsluiting over 2026 nog in het huidige systeem (SAP ByDesign) moet worden uitgevoerd. De volledige uitfasering van SAP dient uiterlijk 30 september 2027 gerealiseerd te zijn. Vanwege de complexiteit, looptijd en organisatorische impact van het project is DCMR op zoek naar een ervaren senior projectleider die de organisatie gedurende het gehele traject begeleidt – van de voorbereiding tot en met implementatie, overdracht en nazorg.

2.2 Organisatiecontext en gebruikersgroepen

Het huidige financiële systeem wordt breed ingezet binnen de organisatie en kent een groot aantal gebruikersgroepen. Denk hierbij aan directie, management, controllers, financiële administratie, inkoop, projectleiders en medewerkers organisatie breed. De gebruikers variëren in intensiteit van gebruik: van dagelijks operationeel gebruik tot strategische sturing en controle. Dit vraagt om een toekomstbestendig systeem dat aansluit bij uiteenlopende behoeften en processen binnen de organisatie.

2.3 Dit is wat je gaat doen

De senior projectleider is verantwoordelijk voor de volledige begeleiding en coördinatie van het project “Vervanging financieel systeem”. De werkzaamheden zijn verdeeld over drie hoofdfasen: voorbereiding en inkoop, implementatie, en nazorg en overdracht. De werkzaamheden worden uitgevoerd door een professional met aantoonbare ervaring in vergelijkbare opdrachten.

Fase 1 – Voorbereiding en Inkoop (2025 – 2026)

In deze fase wordt de basis gelegd voor het project. De projectleider ontvangt vanuit de organisatie de beschikbare projectinformatie, waaronder input van de interne werkgroep. De opdrachtuitvoerder bepaalt, binnen overeengekomen projectresultaten en randvoorwaarden, zelf de aanpak en invulling van de werkzaamheden.

Indicatie van werkzaamheden binnen deze fase:

• Het leveren van input voor een marktconsultatie of marktverkenning;

• Het zelfstandig opstellen van een projectplan, inclusief doelstellingen, planning, scope, fasering, capaciteit, communicatieaanpak, risicobeheersing en besluitstructuur;

• Het verdiepen van reeds opgestelde user stories en IST-analyse en opstellen van de SOLL-situatie;

• Het opstellen van een Programma van Eisen;

• Het informeren van de organisatie over relevante marktontwikkelingen en mogelijke oplossingen;

• Het inhoudelijk bijdragen aan het opstellen van het prijzenblad, de gunningscriteria en contractvoorwaarden;

• Het beantwoorden van inhoudelijke vragen van marktpartijen in het kader van de nota van inlichtingen.

Fase 2 – Implementatie (2026 – 2027)

Deze fase richt zich op de realisatie van het nieuwe systeem. De projectleider voert regie over planning, realisatie, testen en ingebruikname. De professional is zelfstandig verantwoordelijk voor de wijze waarop deze resultaten worden bereikt.

Indicatie van werkzaamheden binnen deze fase:

• Het coördineren van de inrichting van het systeem in afstemming met leverancier en betrokkenen;

• Het inrichten van een passende projectstructuur met bijbehorende governance, mijlpalen en go/no-go momenten;

• Het coördineren van datamigratie, gegevensconversie en systeemkoppelingen;

• Het organiseren en begeleiden van testtrajecten, waaronder acceptatietesten;

• Het in samenwerking met functioneel beheer, leverancier en key-users ontwikkelen van een opleidings- en communicatieplan;

• Het aansturen van het veranderingstraject (inclusief adoptie begeleiding, ondersteuning en interne communicatie);

• Het signaleren van afwijkingen en risico’s en hierover rapporteren aan opdrachtgever en/of stuurgroep;

• Het begeleiden van de gecontroleerde transitie tijdens de jaarafsluiting 2026 naar het nieuwe financiële systeem.

Fase 3 – Nazorg en Overdracht (2027)

In deze fase wordt gezorgd voor duurzame borging, overdracht en evaluatie van het projectresultaat.

Indicatie van werkzaamheden binnen deze fase:

• Het overdragen van alle relevante projectdocumentatie: o.a. inrichtings- en beheer documentatie, testresultaten, inkoopdocumenten, contractstukken, gebruiksinstructies en beheerafspraken;

• Het begeleiden van de formele overdracht naar de beheerorganisatie;

• Het uitvoeren van een evaluatie van het projectverloop, inclusief leerpunten en aanbevelingen;

• Het uitvoeren van eventuele nazorg activiteiten, zoals stabilisatieondersteuning, fine-tuning of advies over optimalisaties.

Functie eisen

Onze opdrachtgever heeft eisen en wensen geformuleerd. Aan alle eisen moet worden voldaan om in aanmerking te komen voor deze functie. Voor deze functie zijn de volgende eisen en wensen geformuleerd:

Eisen:

1. De kandidaat heeft als eindverantwoordelijk projectleider ervaring opgedaan met ten minste twee implementatietrajecten van een financieel systeem bij overheidsorganisaties (gemeente, provincie, rijk, waterschap of ZBO).
2. De kandidaat beschikt over minimaal een afgeronde hbo-opleiding (bachelor-niveau).
3. De kandidaat heeft ervaring van projectmanagement methodieken (zoals Prince2, Agile). Certificering is een pré.
4. De kandidaat is werkzaam in loondienst. Met het oog op de Wet DBA is deze opdracht
5. Met het oog op de Wet DBA is deze opdracht niet geschikt voor invulling door een ZZP-er.

Wensen:

1. Ervaring met inrichten van een beheerorganisatie inclusief functioneel en technisch beheer, keyusers, leveranciers- en contractmanagement en databeheer.
2. Ervaring met het inrichten en implementeren van projectadministratie inclusief tijdschrijven en materiële inkopen binnen een financieel-pakket.
3. Ervaring met het succesvol implementeren van het Purchase-to-Pay (P2P)-proces, inclusief inkoopaanvraag, bestelling, ontvangst, en factuurverwerking.
4. Ervaring met het succesvol implementeren van het Record-to-Report (R2R)-proces, waaronder grootboekadministratie, periodeafsluiting, rapportage en controlemechanismen.

Competenties

Competenties:

• Aanpak en realiteitszin
• Visie en vertaling naar uitvoering
• Bestuurlijke sensitiviteit en adviesvaardigheid
• Resultaatgerichtheid en flexibiliteit
• Stakeholdermanagement
• Overzicht en wendbaarheid
• Continuïteitsborging 
• Communicatiestijl en presentatie

Inschrijven tot

Reageren op deze opdracht kan uitsluitend t/m 21-08-2025 om 12:00. 

Gewenst aantal uren

32 uur per week

Procedure en arbeidsvoorwaarden

Als intermediair staat FlexIntens voor het zorgvuldig bemiddelen van professionals binnen het publieke domein. Zo dragen we onder andere bij aan de invulling van opdrachten voor ministeries, uitvoeringsorganisaties, provincies, gemeenten en zorgorganisaties. Zien we op basis van jouw ingestuurde CV een match, dan ziet de procedure er als volgt uit: Voorafgaand aan het voorstellen, maken we afspraken over het tarief, gericht op de specifieke opdracht.  Kan een opdracht niet ingevuld worden als zelfstandig professional of gaat jouw voorkeur uit naar detachering (loondienst)? Onze dienstverlening voorziet ook daarin, waarbij we de beloningsstructuur van de opdrachtgever hanteren middels de inlenersbeloning.  Na overeenstemming te hebben bereikt in de financiële voorwaarden, stellen wij jouw profiel op in het format voor de betreffende opdrachtgever. We vragen van jou een verduidelijk op de wijze van voldoen aan de gestelde eisen en wensen, om de match zo duidelijk mogelijk te maken. Ook een motivatiebrief om jouw drijfveren en toegevoegde waarde aan het licht te brengen, wordt gevraagd. Hierin treden wij op als sparringpartner.  Wij verzorgen het voorstel en informeren je zo snel mogelijk over de voortgang hiervan.