Projectsecretaris

Functie omschrijving

Voor de Gemeente Súdwest-Fryslân is FlexIntens op zoek naar een Projectsecretaris voor 32 uur per week.

In verband met ziektevervanging zijn wij op zoek naar een ervaren Projectsecretaris (PS).

De projectsecretaris gaat een of meerdere projectmanagers binnen het Programma Wonen ondersteunen.

De projectsecretaris voert regie over de verschillende projectfases van het project en is de rechterhand en op deelaspecten de plaatsvervanger van de projectmanager. Het is aan de PS om het complete project inclusief de deelprojecten te monitoren, verbindingen te leggen, informatiestromen te regisseren en het  besluitvormingsproces te faciliteren. Daarmee zorgt hij/zij op de achtergrond voor een soepel en beheerst projectverloop en draagvlak bij alle betrokkenen. Wij durven best te beweren dat je als projectsecretaris onmisbaar en eigenlijk de motor bent achter onze succesvolle projectenaanpak. 

De projectsecretaris zorgt voor rust, overzicht en verbinding tussen alle in- en externe stakeholders van het project. Hij/zij houdt de voortgang van het project scherp in de gaten, signaleert en rapporteert budgetoverschrijdingen naar de projectmanager en monitort de specifieke projectrisico’s. Hij/zij beheert en bewaakt de hele administratieve en financiële projecthuishouding en draagt bij aan de planning en control cyclus. Ook coördineert de PS in het bestuurlijke besluitvormingsproces en adviseert en ondersteunt de projectmanager bij rapportages en het updaten van projectplannen. De PS neemt deel aan projectvergaderingen, houdt actiebesluitenlijst bij en zorgt voor de opvolging ervan. Verder stelt de PS in opdracht van de projectmanager projectdocumenten op zoals contracten, risicoanalyses en andere beleidsdocumenten.

De kandidaat gaat werken in het hart van onze projectenorganisatie en heeft functionele contacten met alle stakeholders die bij het project betrokken zijn. Vaak zijn dat collega’s van andere organisatieonderdelen, onze inwoners of  vertegenwoordigers van externe partijen waarmee wordt samengewerkt. 

Verantwoordelijkheden

De projectsecretaris is de rechterhand van de projectmanager. De PS heeft de drive om ieder project succesvol op te leveren. Hij/zij houdt het hoofd koel in iedere situatie, bewaart het overzicht en voert op de achtergrond de projectregie zodat de projectmanager zich kan richten op de hoofdlijnen. De rol is dus veelomvattend: hij/zij zorgt voor de verbinding tussen de verschillende stakeholders van het project, rapporteert en informeert, organiseert de projectondersteuning, bewaakt de procesvoortgang en zorgt voor onderbouwende stukken in het besluitvormingsproces.

De PS laat niks aan het toeval over en zorgt er voor dat alle randvoorwaarden zijn ingevuld, projectrisico’s worden gemonitord en de besluitvorming soepel kan verlopen. Hij/zij moet dus wel tegen een stootje kunnen!  De kandidaaat vindt makkelijk zijn weg in een politiek gestuurde organisatie, is resultaatsgericht, analytisch, legt makkelijk verbanden en is in staat overzicht te creëren. Hij/zij communiceert makkelijk, weet wat hij/zij wil en hoe hij/zij dat kan bereiken. 

• een hbo werk- en denkniveau en heeft zichzelf ondertussen bewezen op het gebied van project- en procesmanagement.
• een resultaatgerichte verbinder en zet graag alles op alles om “zijn/haar” project succesvol naar het eindstation te brengen: op tijd, binnen budget en met tevreden stakeholders!

Functie eisen

Onze opdrachtgever heeft eisen en wensen geformuleerd. Aan alle eisen moet worden voldaan om in aanmerking te komen voor deze functie. Voor deze functie zijn de volgende eisen en wensen geformuleerd:

Eisen:

1. HBO werk- en denkniveau, bij voorkeur aangetoond door een afgeronde HBO opleiding
2. Meerder jaren ervaring als projectsecretaris, bij voorkeur bij een overheidsorganisatie
3. Uitgebreide kennis van en ervaring met Projectmatig werken
4. Affiniteit met  woningbouw en woningbouwprojecten
5. Deze functie is niet geschikt voor een zzp'er

Wensen:

1. Ervaring als projectsecretaris bij een overheidsinstelling

Competenties

• Resultaatgericht
• Verbinder
• Kennis projectmanagement

Inschrijven tot

Reageren op deze opdracht kan uitsluitend t/m 09-01-2026 tot 08:00 uur.

Gewenst aantal uren

32 uur per week.

Procedure en arbeidsvoorwaarden

Als intermediair staat FlexIntens voor het zorgvuldig bemiddelen van professionals binnen het publieke domein. Zo dragen we onder andere bij aan de invulling van opdrachten voor ministeries, uitvoeringsorganisaties, provincies, gemeenten en zorgorganisaties.

Zien we op basis van jouw ingestuurde CV een match, dan ziet de procedure er als volgt uit:

• Voorafgaand aan het voorstellen, maken we afspraken over het tarief, gericht op de specifieke opdracht.
• Kan een opdracht niet ingevuld worden als zelfstandig professional of gaat jouw voorkeur uit naar detachering (loondienst)? Onze dienstverlening voorziet ook daarin, waarbij we de beloningsstructuur van de opdrachtgever hanteren middels de inlenersbeloning.
• Na overeenstemming te hebben bereikt in de financiële voorwaarden, stellen wij jouw profiel op in het format voor de betreffende opdrachtgever. We vragen van jou een verduidelijk op de wijze van voldoen aan de gestelde eisen en wensen, om de match zo duidelijk mogelijk te maken. Ook een motivatiebrief om jouw drijfveren en toegevoegde waarde aan het licht te brengen, wordt gevraagd. Hierin treden wij op als sparringpartner.
• Wij verzorgen het voorstel en informeren je zo snel mogelijk over de voortgang hiervan.

NB: voor elke opdracht is het beheersen van de Nederlandse taal verplicht.