Recordmanagementapplicatie consultant

Functie omschrijving

Voor Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport (VWS) is FlexIntens op zoek naar een Recordmanagementapplicatie consultant voor 36 uur per week.

Opdrachtgever

Het College ter Beoordeling van Geneesmiddelen (CBG) beoordeelt en bewaakt de werkzaamheid en veiligheid van geneesmiddelen voor mens en dier. Ook beoordeelt het CBG de veiligheid van nieuwe voedingsmiddelen voor de consument. Als onafhankelijke autoriteit reguleert het CBG de kwaliteit, werking en veiligheid van een medicijn, en stimuleert het CBG het juiste gebruik door de juiste patiënt. Daarbij zoekt het CBG nadrukkelijk de samenwerking met patiënten, artsen, apothekers en wetenschappers. Het CBG bevindt zich in de frontlinie van de Europese ontwikkelingen op dit gebied. Iedereen die een medicijn gebruikt moet daarop kunnen vertrouwen. Dit is waar het CBG elke dag aan werkt, in Nederland en Europa. Het CBG is zelfstandig bestuursorgaan en wordt ondersteund door het agentschap College ter Beoordeling van Geneesmiddelen(aCBG) Het aCBG is onderdeel van het Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport (VWS). 

Project

Het (a)CBG heeft begrippen en verantwoordelijkheden voor wat betreft records management (RM) op een hoog abstractieniveau gedefinieerd. In de praktijk zijn processen onvoldoende helder en er is nog geen Recordmanagementapplicatie (RMA) ingericht. Deze situatie bemoeilijkt het naleven van de Archiefwet en van de verplichtingen van e-mailarchivering. Een expertgroep is in 2026 aan de slag gegaan om hieraan te werken onder leiding van de CIO Office en met vertegenwoordiging van Informatiebeheer, Informatiemanagement, Architectuur en Informatiebeveiliging en Privacy (IB&P). Er is besloten om een proefproject met een pilot-applicatie uit te voeren om de RM-processen te ontwikkelen samen met de implementatie van een technische oplossing. Voor dit pilotproject bestaat het team uit: projectleider, CIO-adviseur, informatiebeheerspecialisten, information architect, informatiemanager, functioneel beheerder, infrastructuur engineer (van leverancier). Het (a)CBG heeft haar infrastructuur en het beheer daarvan uitbesteed aan een externe partij en dus is hiervan afhankelijk. Om de pilot tot een succes te maken, zoeken we een zeldzame combinatie: iemand die zowel de juridische taal van de Archiefwet begrijpt, als de knoppen van Microsoft Purview beheerst. Minstens zo belangrijk: iemand die over voldoende didactische vaardigheden beschikt om zijn/haar kennis duurzaam over te brengen, zodat wij als organisatie zelfstandig verder kunnen op dit onderwerp. De scope die gekozen is voor de pilot bestaat uit de Microsoft 365 applicaties Exchange Online en SharePoint Online in combinatie met twee modules van Azure Purview, Data lifecycle management en Records management. Voor het eind van het jaar willen wij ten minste emailarchivering hebben ingericht. 

Opdrachtomschrijving:

Focus van de rol: Het overbruggen van de kloof tussen wetgeving (beleid), de IV-organisatie en haar eindgebruikers (processen en cultuur) en de Microsoft-suite bestaan uit Purview, Exchange en SharePoint (techniek).

Kernverantwoordelijkheden voor de consultant binnen het project:

• Definiëren & Vertalen: Het leiden van workshops om de definities ('record', 'document', 'archiefstuk') en rollen (wie is eigenaar, wie mag vernietigen?) vast te leggen. Hierbij vertaalt de consultant de formele eisen van de (nieuwe) Archiefwet naar begrijpelijke, dagelijkse taal voor de medewerkers.
• Architectuurontwerp: Het opstellen van de doelarchitectuur voor Records Management (RMA) binnen de Microsoft 365-omgeving van het (a)CBG, met oog op schaalbaarheid naar andere toepassingen.
• Inrichting & uitrollen van de pilot: Het functioneel configureren en testen van de gekozen pilot-applicatie binnen Microsoft Purview (o.a. met retentielabels en documentensets) en deze uitrollen naar productie voor de pilot onderdelen. Denkt mee over een provisioning oplossing voor SharePoint teamsites naast labeling.
• Kennisoverdracht: Aangezien het (a)CBG nog geen Purview-kennis heeft, verwachten we van de consultant een sterke educatieve rol. Het team wordt gaandeweg meegenomen in de mogelijkheden en beperkingen van het platform. 

Kennis en ervaring, competenties en vaardigheden

• Minimaal HBO werk- en denkniveau
• Ervaring bij het inrichten van E-mailarchivering bij overheidsinstellingen. 
• Microsoft Purview  Aantoonbare, diepgaande ervaring met de modules Data Governance, Data Lifecycle en specifiek Records Management. 
• SharePoint Online Grondige aantoonbare kennis van SharePoint-architectuur (sites, bibliotheken, content types en metadata) en hoe dit integreert met Purview. 
• Informatiebeheer & Wetgeving  Aantoonbare basiskennis van de Archiefwet en standaarden voor duurzame toegankelijkheid (zoals MDTO of DUTO). 
• Architectuur  Kan een bijdrage leveren aan het opstellen van Record Management doelarchitecturen en het toetsen van compliance-eisen op applicatieniveau. 

Functie eisen

Onze opdrachtgever heeft eisen en wensen geformuleerd. Aan alle eisen moet worden voldaan om in aanmerking te komen voor deze functie. Voor deze functie zijn de volgende eisen en wensen geformuleerd:

Eisen:

1. Kandidaat beschikt over minimaal HBO werk- en denkniveau

2. Kandidaat heeft minimaal 3 jaar werkervaring met de modules Data Governance en Records Management van Microsoft Azure Purview. 

3. Kandidaat heeft minimaal 3 jaar werkervaring met het inrichten van Purview in combinatie met Exchange Online en/of SharePoint Online ten behoeve van (e-mail)archivering. 

4. In het kader van de wet DBA leent deze uitvraag zich helaas niet voor uitvoering door zzp’ers. Mocht je als zzp’er willen reageren, kan dat via ons middels een detacheringsconstructie.

Wensen:

1. Mate waarin de kandidaat ervaring heeft met het inrichten van recordmanagementprocessen in een regie-organisatie. 

2. Mate waarin de kandidaat ervaring heeft bij het inrichten van E mailarchivering bij overheidsinstellingen. 

3. Mate waarin de kandidaat ervaring heeft met het vertalen van de archiefwet naar recordmanagement* *Heeft dus praktijkervaring en/of kennis van de archiefwet, en/of van de Capstone-methode en/of van de standaarden voor duurzame toegankelijkheid (zoals MDTO of DUTO). 

4. Mate waarin ervaring met het overbrengen van kennis en communiceren met verschillende soorten stakeholders: ICT-technici, functionele gebruikers, management. 

Competenties

• Vertaler: Bezit het vermogen om complexe compliancy-regels te vertalen naar de praktijk, zodat medewerkers snappen waarom ze iets doen, zonder te verdrinken in jargon.
• Conceptueel & praktisch: Kan op strategisch/tactisch niveau meepraten over de doelarchitectuur, maar is niet te beroerd om daarna zelf de labels in Purview aan te maken en te testen.
• Resultaatgericht: Sterk in het leiden van ontwerpsessies en het creëren van draagvlak bij stakeholders met verschillende belangen (IT, Legal, de Business) en levert concrete resultaten.
• Didactische vaardigheden: Kan zich verplaatsen in de schoenen van de verschillende doelgroepen van het (a)CBG (informatiebeheer, functioneel beheer, architectuur maar ook de eindgebruiker van onze applicaties) om kennis en vaardigheden effectief over te dragen aan anderen.
• Mate waarin ervaring met het overbrengen van kennis en communiceren met verschillende soorten stakeholders: ICT-technici, functionele gebruikers, management.

Inschrijven tot

Reageren op deze opdracht kan uitsluitend t/m 13-07-2026 tot 12:00 uur.

Gewenst aantal uren

36 uur per week.

Procedure en arbeidsvoorwaarden

Als intermediair staat FlexIntens voor het zorgvuldig bemiddelen van professionals binnen het publieke domein. Zo dragen we onder andere bij aan de invulling van opdrachten voor ministeries, uitvoeringsorganisaties, provincies, gemeenten en zorgorganisaties.

Zien we op basis van jouw ingestuurde CV een match, dan ziet de procedure er als volgt uit:

• Voorafgaand aan het voorstellen, maken we afspraken over het tarief, gericht op de specifieke opdracht.
• Kan een opdracht niet ingevuld worden als zelfstandig professional of gaat jouw voorkeur uit naar detachering (loondienst)? Onze dienstverlening voorziet ook daarin, waarbij we de beloningsstructuur van de opdrachtgever hanteren middels de inlenersbeloning.
• Na overeenstemming te hebben bereikt in de financiële voorwaarden, stellen wij jouw profiel op in het format voor de betreffende opdrachtgever. We vragen van jou een verduidelijk op de wijze van voldoen aan de gestelde eisen en wensen, om de match zo duidelijk mogelijk te maken. Ook een motivatiebrief om jouw drijfveren en toegevoegde waarde aan het licht te brengen, wordt gevraagd. Hierin treden wij op als sparringpartner.
• Wij verzorgen het voorstel en informeren je zo snel mogelijk over de voortgang hiervan.

NB: voor elke opdracht is het beheersen van de Nederlandse taal verplicht.