Secretarieel ondersteuner IBD

Functie omschrijving

Voor de VNG is FlexIntens op zoek naar een Secretarieel ondersteuner IBD voor 24 uur per week.

De Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) werkt aan een krachtige lokale overheid. VNG Realisatie stelt daarbij de lokale uitvoering van de maatschappelijke opgaven door gemeenten centraal. Onder meer door het actief participeren in de netwerken van gemeenten en hun partners, daar samenwerking te stimuleren via ‘samen organiseren’ en waar mogelijk standaarden te ontwikkelen die de dienstverlening van gemeenten verbeteren. Zo draagt VNG Realisatie bij aan vier gemeentelijke speerpunten: • werken als één overheid, met leden en partners, aan het oplossen van maatschappelijke vraagstukken op sociaal, fysiek en veiligheidsdomein; • verbeteren van de dienstverlening; • een efficiënte en wendbare organisatie; • anticiperen op de toekomst.

Over de Informatiebeveiligingsdienst voor gemeenten (IBD)


De IBD ondersteunt de Nederlandse gemeenten op het gebied van informatiebeveiliging en privacy. De IBD ondersteunt gemeenten bij preventie, detectie en coördinatie en fungeert als

Computer Security Incident Response Team (CSIRT). Daarnaast adviseert de IBD over de

Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO). Op het gebied van privacy richt de IBD zich onder meer op het ondersteunen van gemeenten bij de uitvoering van de Algemene Verordening

Gegevensbescherming (AVG). Hierbij richt de IBD zich op: kennisdeling vanuit de IBD en tussen gemeenten, netwerkvorming van Functionarissen Gegevensbescherming en Privacy Officers, belangenbehartiging en het ontwikkelen van een bestuurlijk gedragen aanpak.

Omschrijving van opdracht

Als secretarieel ondersteuner bij de IBD werk je nauw samen met het hoofd IBD en de coördinatoren en ben jij het organisatorische hart van het team. In deze functie onderhoud je zowel interne als externe contacten en houd je zicht op de voortgang van uiteenlopende administratieve en secretariële taken.

Denk hierbij aan:

• agendabeheer
• organiseren en notuleren van vergaderingen
• opvolging van gemaakte afspraken
• het bieden van administratieve ondersteuning
• organiseren van zowel online als fysieke bijeenkomsten met uiteenlopende thema’s en deelnemers

In alle dynamiek ben jij als ondersteuner een centraal rustpunt: je bewaart de orde, hebt oog voor het resultaat en blijft gestructureerd werken. Je schakelt graag tussen verschillende werkzaamheden en bent goed in plannen en organiseren. Je bent nieuwsgierig, zelfstandig, proactief en communicatief sterk. Je bent klantgericht, kunt planmatig werken en bent een echte teamspeler: je communiceert open, werkt graag samen met collega’s en streeft samen naar het beste resultaat. Tegelijk kun je goed zelfstandig werken: je stelt prioriteiten, bewaakt je eigen planning en neemt verantwoordelijkheid voor je werk.

Bij de IBD krijg je de ruimte je werkweek grotendeels zelf in te delen. In overleg met je leidinggevende en naaste collega’s bepaal je op welke dagen je op kantoor bent en op welke dagen je thuiswerkt. We hebben een aantal vaste kantoordagen waarop teambreed overleggen en samenwerken centraal staan. Wel vragen we in deze rol om flexibiliteit: als centrale schakel in het team ben je het aanspreekpunt voor IBD-collega’s en andere afdelingen, wat betekent dat je afhankelijk van werkzaamheden en overlegmomenten soms vaker op kantoor aanwezig zult zijn dan gemiddeld.

Werkzaamheden en verantwoordelijkheden

• Organiseren van overleggen en diverse bijeenkomsten (online en fysiek), zorgdragen voor vergaderstukken, opvolgen van gemaakte afspraken en het bewaken van actiepunten;
• Beheren van de diverse Teams-omgevingen;
• Plannen van complexe afspraken;
• Ondersteuning bij in- en uitstroom van teamleden;
• Zorgen voor uniformiteit in werkwijzen en voortgang van processen;
• Meedenken in procesoptimalisatie;
• Uitvoeren van overige ondersteunende werkzaamheden en fungeren als back-up voor bepaalde werkzaamheden van de projectcoördinator, zoals o.a. het beheer van de IBD website en het beheren en doorvoeren van diverse administratieve verwerkingen en het beoordelen op juistheid van de gegevens in het IBD CRM.

Resultaat van de opdracht

• Je hebt gefungeerd als ‘spin in het web’ voor de IBD. Je hebt inhoudelijke en administratieve
  ondersteuning geleverd ten behoeve van diverse werkgroepen, expertgroepen, webinars en
  bespreekuren. Je hebt diverse bijeenkomsten (online en fysiek) georganiseerd en het team
  ondersteund in de opvolging van gemaakte afspraken en actiepunten. Je hebt diverse
  administraties en Teams-omgevingen beheerd, een soepele administratieve in- en uitstroom van
  teamleden gefaciliteerd en voor collega’s iets geregeld bij leuke gelegenheden of minder blije
  momenten. Je hebt zorggedragen voor uniformiteit in werkwijzen en de voortgang van de
  processen en je hebt meegedacht in procesoptimalisatie.

Functie eisen

Onze opdrachtgever heeft eisen en wensen geformuleerd. Aan alle eisen moet worden voldaan om in aanmerking te komen voor deze functie. Voor deze functie zijn de volgende eisen en wensen geformuleerd:

Eisen:

1. Een afgeronde opleiding op MBO niveau
2. Minimaal 4 jaar ervaring in het ondersteunen van teams en managers, als secretaresse of ondersteuner
3. Kandidaat beschikt over minimaal 3 jaar aantoonbare ervaring met het functioneel en/of technisch beheren van Microsoft Teams, inclusief het inrichten van teams, kanalen en rechtenstructuren, en het beheren van documentstructuren
4. Ervaring met Content Management Systemen (bij voorkeur WordPress)
5. De kandidaat heeft recente ervaring, opgedaan in de afgelopen 5 jaar, met het organiseren van meer dan 5 bijeenkomsten per jaar voor meer dan 20 personen uit verschillende organisaties
6. In het kader van de wet DBA leent deze uitvraag zich helaas niet voor uitvoering door zzp’ers. Mocht je als zzp’er willen reageren, kan dat via ons middels een detacheringsconstructie.

Wensen:

1. De kandidaat beschikt over minimaal 4 jaar en bij voorkeur meer dan 7 jaar een bewezen trackrecord als secretarieel ondersteuner
2. Minimaal 1 jaar en bij voorkeur meer dan 3 jaar recente ervaring met het organiseren van bijeenkomsten
3. Kennis van CRM systemen, bij voorkeur MS Dynamics
4. Kennis van de gemeentelijke organisatie en bedrijfsvoering
5. Minimaal 1 jaar en bij voorkeur meer dan 3 jaar werkervaring op HBO Niveau, bijvoorbeeld:
   • Complexe informatie verwerken en samenvatten
   • Procesmatig meedenken en verbeteren
   • Zelfstandig organiseren en prioriteren
   • Werken als “backup” op hoger niveau
6. Minimaal 2 jaar ervaring met Content Management Systemen (bij voorkeur WordPress)

Competenties

• Resultaatgerichtheid
• Klantgerichtheid
• Dienstverlenend
• Gestructureerd
• Organisatorische vaardigheden
• Proactief
• Zelfstandig
• Omgevingsbewustzijn
• Samenwerken
• Communicatief vaardig, zowel mondeling als schriftelijk
• Flexibiliteit
• Integriteit

Inschrijven tot

Reageren op deze opdracht kan uitsluitend t/m 24-04-2026 om 9:00.

Gewenst aantal uren

24 uur per week.

Procedure en arbeidsvoorwaarden

Als intermediair staat FlexIntens voor het zorgvuldig bemiddelen van professionals binnen het publieke domein. Zo dragen we onder andere bij aan de invulling van opdrachten voor ministeries, uitvoeringsorganisaties, provincies, gemeenten en zorgorganisaties.

Zien we op basis van jouw ingestuurde CV een match, dan ziet de procedure er als volgt uit:

• Voorafgaand aan het voorstellen, maken we afspraken over het tarief, gericht op de specifieke opdracht.
• Kan een opdracht niet ingevuld worden als zelfstandig professional of gaat jouw voorkeur uit naar detachering (loondienst)? Onze dienstverlening voorziet ook daarin, waarbij we de beloningsstructuur van de opdrachtgever hanteren middels de inlenersbeloning.
• Na overeenstemming te hebben bereikt in de financiële voorwaarden, stellen wij jouw profiel op in het format voor de betreffende opdrachtgever. We vragen van jou een verduidelijk op de wijze van voldoen aan de gestelde eisen en wensen, om de match zo duidelijk mogelijk te maken. Ook een motivatiebrief om jouw drijfveren en toegevoegde waarde aan het licht te brengen, wordt gevraagd. Hierin treden wij op als sparringpartner.
• Wij verzorgen het voorstel en informeren je zo snel mogelijk over de voortgang hiervan.

NB: het beheersen van de Nederlandse taal is voor elke opdracht vereist.