Senior Programmasecretaris Schuldendomein

Functie omschrijving

Voor de VNG is FlexIntens op zoek naar een Senior Programmasecretaris Schuldendomein voor 32 uur per week.

De VNG representeert de ruim 300 Nederlandse gemeenten en werkt samen met haar afdelingen aan een krachtige lokale overheid. VNG Realisatie stelt daarbij de lokale uitvoering van de maatschappelijke opgaven door gemeenten centraal. Onder meer door actief te participeren in de netwerken van gemeenten en hun partners, door samenwerking te stimuleren via ‘samen organiseren’ en waar mogelijk standaarden te ontwikkelen die de dienstverlening van gemeenten verbeteren. VNG Realisatie draagt bij aan vier gemeentelijke speerpunten:

• Werken als één overheid, met leden en partners, aan het oplossen van maatschappelijke vraagstukken op sociaal, fysiek en veiligheidsdomein;
• Verbeteren van de dienstverlening;
• Een efficiënte en wendbare organisatie;
• Anticiperen op de toekomst.

Over het WISI- Doemein
Binnen de VNG werkt het WISI-domein (Werk, Inkomen, Schulden en Inburgering) samen met gemeenten aan het versterken van de uitvoering van sociaal-maatschappelijke opgaven. Het schuldendomein richt zich specifiek op het verbeteren van de gemeentelijke schuldhulpverlening, het verminderen van problematische schulden en het bevorderen van financiële zelfredzaamheid van inwoners. In dit domein worden landelijke programma’s, kennisdeling en uitvoeringsondersteuning georganiseerd, zodat gemeenten beter toegerust zijn om tijdige, effectieve en integrale ondersteuning te bieden.

Omschrijving van opdracht

Als senior projectensecretaris ben je de spil in de projecten coördineer je het projectensecretariaat. Je gedijt goed in een dynamische, netwerkgerichte omgeving en speelt een essentiële rol in het realiseren van de ambities van het brede team WISI. Je zorgt ervoor dat alle lopende projecten goed worden gemonitord en dat de voortgang helder wordt gerapporteerd. Je zorgt voor een goede inrichting van het projectensecretariaat en stuurt het team van het projectensecretariaat aan. Je schrijft voortgangsrapportages, houdt actie- en besluitenlijsten bij en waarborgt dat zaken goed geregeld zijn. Je bent een verbinder met een sterk organisatorisch talent, die overzicht houdt en actief bijdraagt aan een soepele samenwerking binnen en buiten de projecten. Ook heb je ervaring in het opzetten en aansturen van teams. Je brengt structuur aan in diversen projecten met speciale aandacht voor het projecten Wet Stroomlijning Keten voor Derdenbeslag: je pakt hiervoor de communicatie activiteiten op in samenwerking met de projectleider en signaleert tijdig knelpunten, zodat afspraken en resultaten uit het projectplannen daadwerkelijk worden gerealiseerd. Daarnaast werk je nauw samen met de projectcoördinator en senior strategisch adviseurs binnen de projecten Schulden, Werk, Inkomen en Inburgering om ontwikkelingen in het bredere netwerk in de gaten te houden en hierop te anticiperen. Je weet hoe je complexe vraagstukken inzichtelijk maakt en hebt oog voor zowel centrale beleidskaders als decentrale uitvoeringspraktijken.

Werkzaamheden en verantwoordelijkheden

• Opzetten van het projectensecretariaat binnen team WISI en het schrijven van een handboek PMO en implementatie hiervan in de staande organisatie
• Coördineren en aansturen team programmasecretariaat Schulden, Werk, Inburgering en Wskd
• Coördinatie en ondersteuning van de communicatie activiteiten binnen het brede team WISI en het aanbrengen van een overzichtelijke werkstructuur
• Voorbereiden en inplannen van bijeenkomsten, intern en met externe stakeholders
• Monitoren en bewaken van de planning en voortgang van onderliggende projecten
• Opstellen van diversen voortgangsrapportages en bijhouden van actie- en besluitenlijsten en werkplanningen
• Voorbereiden van MT-rapportages en voorbereiden en opstellen van notities voor inbreng van stukken in het MT
• Faciliteren van randvoorwaarden en structuur binnen het team
• Afstemming en samenwerking met strategisch adviseurs
• Verantwoordelijk voor communicatie aanpak in het project Wet Stroomlijning voor Keten Derdenbeslag
• Verantwoordelijk voor personele aangelegenheden, waaronder het opvragen van offertes en de afstemming met inkoop en het projectenbureau voor contractering en het opstellen van profielen voor inhuur van tijdelijke krachten op specifieke opdrachten
• Signaleren van knelpunten en waarborgen van de realisatie van het plan van aanpak
• Actief schakelen binnen het bredere netwerk en inspelen op ontwikkelingen
• Bijdragen aan een goede relatie met opdrachtgevers en stakeholders

Resultaat van de opdracht

• Heldere structuur binnen projecten Werk, Schulden, Inkomen en Inburgering zorgt voor efficiëntere processen en betere besluitvorming o.a. op het gebied van programma management en communicatie.
• Oplevering en implementatie ‘Handboek PMO’ en borging in de organisatie
• Programmasecretariaat functioneert goed met duidelijke rolverdeling en samenwerking
• Communicatieaanpak voor project Wskd is opgesteld en uitgevoerd
• Projectvoortgang is zorgvuldig gemonitord; rapportages tijdig en correct verwerkt in besluitvorming
• Mappenstructuur is overzichtelijk en goed toegankelijk ingericht
• Werkprocessen zijn geoptimaliseerd met aandacht voor wet- en regelgeving
• Stevige basis gelegd voor toekomstige doorontwikkeling en borging

Functie eisen

Onze opdrachtgever heeft eisen en wensen geformuleerd. Aan alle eisen moet worden voldaan om in aanmerking te komen voor deze functie. Voor deze functie zijn de volgende eisen en wensen geformuleerd:

Eisen:

1. Het ingediende cv en eventueel de aangeleverde motivatiebrief moet aantonen dat aangeboden kandidaat minimaal beschikt over onderstaande eisen
2. Tenminste een hbo werk- en denkniveau, op basis van een afgeronde opleiding en minimaal 5 jaar werkervaring op hbo-niveau
3. Minimaal 5 jaar werkervaring in de afgelopen 7 jaar in de rol van projectensecretaris in projecten rond informatievoorziening
4. Kandidaat heeft minimaal in 3 verschillende projecten gewerkt waarin minimaal 10 projectleden werkzaam waren
5. Minimaal 3 jaar werkervaring in het programmatisch werken in omgevingen waar de doelen onder druk staan of (op onderdelen) wijzigen als gevolg van externe ontwikkelingen of voortschrijdend inzicht; bijvoorbeeld wijzigingen in op te leveren producten, of (grote) wijzigingen als gevolg van planningsissues
6. Minimaal 3 jaar werkervaring binnen het gemeentelijk veld
7. Kandidaat heeft minimaal 3 jaar ervaring met frequent (2 keer per jaar) organiseren van evenementen met meer dan 75 personen vanuit verschillende organisaties

Wensen:

1. Geef aan hoeveel jaren de aangeboden kandidaat werkzaam is als projectensecretaris, specifiek in de richting van WISI projecten
2. Kandidaat beschikt over aantoonbare werkervaring in een omgeving waarin politiek gevoelige onderwerpen centraal staan
3. Ervaring met het opzetten van een Programmasecretariaat in een gemeentelijk veld
4. Kandidaat heeft ervaring met personele aangelegenheden waaronder het opstellen van inhuurprofielen

Competenties

• Resultaatgerichtheid
• Klantgerichtheid
• Omgevingsbewustzijn
• Samenwerken
• Integriteit
• Zelfontwikkeling Specifiek
• Goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid
• Plannen en organiseren
• Initiatief
• Accuraat
• Proactief
• Ketensensitief

Inschrijven tot

Reageren op deze opdracht kan uitsluitend t/m 02-01-2026 om 9:00.

Gewenst aantal uren

32 uur per week.

Procedure en arbeidsvoorwaarden

Als intermediair staat FlexIntens voor het zorgvuldig bemiddelen van professionals binnen het publieke domein. Zo dragen we onder andere bij aan de invulling van opdrachten voor ministeries, uitvoeringsorganisaties, provincies, gemeenten en zorgorganisaties.

Zien we op basis van jouw ingestuurde CV een match, dan ziet de procedure er als volgt uit:

• Voorafgaand aan het voorstellen, maken we afspraken over het tarief, gericht op de specifieke opdracht.
• Kan een opdracht niet ingevuld worden als zelfstandig professional of gaat jouw voorkeur uit naar detachering (loondienst)? Onze dienstverlening voorziet ook daarin, waarbij we de beloningsstructuur van de opdrachtgever hanteren middels de inlenersbeloning.
• Na overeenstemming te hebben bereikt in de financiële voorwaarden, stellen wij jouw profiel op in het format voor de betreffende opdrachtgever. We vragen van jou een verduidelijk op de wijze van voldoen aan de gestelde eisen en wensen, om de match zo duidelijk mogelijk te maken. Ook een motivatiebrief om jouw drijfveren en toegevoegde waarde aan het licht te brengen, wordt gevraagd. Hierin treden wij op als sparringpartner.
• Wij verzorgen het voorstel en informeren je zo snel mogelijk over de voortgang hiervan.

NB: het beheersen van de Nederlandse taal is voor elke opdracht vereist.