Senior projectmanager kostentoerekening via tijdschrijven

Functie omschrijving

Voor de Gemeente Utrecht is FlexIntens op zoek naar een Senior projectmanager kostentoerekening via tijdschrijven voor 16 tot 24 uur per week.

Korte beschrijving speelveld

Utrecht heeft jou nodig! De tijdige en volledige toerekening van loonkosten via tijdschrijven is binnen Ontwikkelorganisatie Ruimte een hardnekkig knelpunt, ondanks eerdere verbeterslagen. Op dit moment zijn er nog lopende verbeteringen echter willen we een diepgaande analyse om te komen tot een fundamentele herinrichting. Dit betreft systemen, processen, governance en organisatie.

Opdrachtomschrijving:

Wij zoeken een ervaren projectmanager die het voortouw neemt in de realisatie en doorontwikkeling van de methodiek rond het sturen op uren en kostentoerekening personele lasten. Er is een extra interventie nodig in 2026 e.v. *In eerste instantie betreft dit een vooronderzoek en een plan van aanpak. Op basis van besluitvorming behoort een verlenging tot mogelijkheden. Ook al is het knelpunt al wel verminderd t.o.v. de eerdere jaren moet de projectmanager oog hebben voor wat we al hebben (gedaan) – zowel aan kennisopbouw als aan systemen en kaders die ons beperken. De kennis en ervaringen hierover moeten vooral samengebracht worden. De opdracht omvat het proces, systematiek, en de mensen die ermee werken bepalen of de systematiek werkt. Dus in samenhang te beoordelen. We vragen allereerst een vooronderzoek en een plan van aanpak. Hierin ligt de focus op: Het formuleren van een visie, strategie en roadmap. Het identificeren van kansen en risico’s. Het ontwerpen van een passende governance voor de uitvoering van het verbeterproject voor OO Ruimte Utrecht waarbij rekening wordt gehouden met de kaders en werkwijzen binnen Concern.

De projectmanager is verantwoordelijk voor:

• De vertaling van onderstaande doelen naar een concreet plan van aanpak.
• Inzetten op een gebruiksvriendelijker tijdschrijfsysteem (door ontwikkelen systemen, strak trekken werkprocessen erachter).
• Onderzoek naar flexibeler kunnen schrijven voortzetten.
• Onderzoek naar het optimaliseren van mandaten rond tijdschrijven.
• Betrokkenen in de beleids- en gebiedsontwikkeling een actievere rol geven in bijschaven proces & creëren draagvlak voor tijdig en volledig schrijven.
• Komen tot gebalanceerde en gedragen spelregels rond het sturen op de toerekening voor alle stakeholders.
• Onderzoek naar andere oplossingen voor de geschetste doelstelling.
• Het ontwerpen van een governance die ondersteunend is aan de realisatie van het project en de samenwerkingsvormen.
• Stakeholdermanagement binnen de gemeentelijke organisatie, met partners en leveranciers.
• Het aansturen van de projectorganisatie.
• Vertaling van de organisatorische borging in een ontwerp van de structurele door ontwikkel- en beheerorganisatie inclusief rollen, verantwoordelijkheden, processen en eigenaarschap.

Je werkt autonoom, waar mogelijk met eigen middelen en richt je werkzaamheden naar eigen inzicht in. Er is geen sprake van leiding en toezicht door een leidinggevende. De beoordeling van de werkzaamheden vindt plaats op basis van het resultaat van de werkzaamheden.

Resultaat van de opdracht

Voor 01-05-2026 dienen de volgende producten te zijn opgeleverd:

• Projectplan met roadmap, realistische tijdsplanning, investering en governance.
• Relevante beslisdocumenten voor directie en overige actoren in de diverse overleggremia.

Jij bent/hebt:

• WO werk- en denkniveau.
• Minimaal 10 jaar ervaring in projectmanagement binnen overheidscontext op het snijvlak van IV en Business (binnen een grote gemeente*) en/of complexe samenwerkingsvormen. *hieronder verstaan wij alle grote gemeenten tot en met een 100.000+ gemeente.
• Ervaring met declarabiliteitsvraagstukken en/of urensystematiek.
• Ervaring met bij voorkeur met behulp van SAP en FCC.
• Ervaring met het borgen van de doorontwikkeling en het beheer van complexe processen.
• Ervaring met advisering en stakeholdermanagement op strategisch niveau in complexe opgaven.
• Sterk ontwikkelde sensitiviteit voor en affiniteit met organisatieverandering.

Verder herken je je in de volgende competenties/vaardigheden:

• Netwerken
• Visie
• Omgevingsbewust zijn en organisatiesensitief
• Resultaatgericht werken
• Initiatief nemen
• Samenwerken

Als gemeente Utrecht geloven wij dat een diverse organisatie zorgt voor meer innovatie, creativiteit en een betere samenwerking. Om die reden streven wij ernaar om een zo’n inclusief mogelijke organisatie te zijn. Ben je benieuwd hoe wij dat doen? Lees dat op deze pagina. Het opvragen van referenties kan in een latere fase onderdeel zijn van de procedure.

De weging van de antwoorden op de vragen in de uitvraag bepaalt de rangorde van de offertes op basis van prijs en kwaliteit. Hierbij hanteren we een weging van circa 25% voor het geoffreerde tarief en circa 75% voor de kwaliteit. Alleen de 5 hoogst scorende offertes worden nader gewogen op de kwaliteit. Indien het aantal offertes de 10 niet overstijgt kunnen alle offertes nader op de kwaliteit beoordeeld worden. Bij gebleken geschiktheid bestaat er een kans dat er nog een kandidaat uit deze procedure wordt aangenomen.

Wanneer de hierboven beschreven opdracht door omstandigheden niet binnen de voorziene periode kan worden afgerond behoudt Gemeente Utrecht zich in alle geval het recht voor de opdracht te verlengen tot het moment dat een zorgvuldige afronding en overdracht kan worden gerealiseerd. De gemeente Utrecht behoudt zich het recht voor om gedurende de eerste 3 maanden na gunning, bij gebleken ongeschiktheid of tussentijdse beëindiging, de opdracht te gunnen aan de nummer 2 aanbieder of opvolgend.

Gemeente Utrecht heeft het voornemen om per mei 2026 gebruik te maken van een broker. Indien dit voornemen wordt gerealiseerd, zullen de overeenkomsten die doorlopen na 1 november 2026 via de broker worden gehercontracteerd. De hercontractering zal in dat geval plaatsvinden in oktober/november 2026. Bij deze hercontractering blijven de inhuurtermijn en het tarief ongewijzigd.

Functie eisen

Onze opdrachtgever heeft eisen en wensen geformuleerd. Aan alle eisen moet worden voldaan om in aanmerking te komen voor deze functie. Voor deze functie zijn de volgende eisen en wensen geformuleerd:

Eisen:

1. WO werk en denkniveau
2. Je hebt minimaal 10 jaar ervaring in projectmanagement binnen overheidscontext op het snijvlak van IV en Business (binnen een grote gemeente*) en/of complexe samenwerkingsvormen. *hieronder verstaan wij alle grote gemeenten tot en met een 100.000+ gemeente
3. Je hebt ervaring met declarabiliteitsvraagstukken en/of urensystematiek
4. Ik bevestig dat ik de bovenstaande vragen naar waarheid heb ingevuld:

Wensen:

1. Je hebt ervaring met bij voorkeur met behulp van SAP en FCC
2. Beschrijf jouw ervaring met het borgen van de doorontwikkeling en het beheer van complexe processen
3. Beschrijf jouw ervaring met advisering en stakeholdermanagement op strategisch niveau in complexe opgaven

Inschrijven tot

Reageren op deze opdracht kan uitsluitend t/m 27-02-2026 om 9:00.

Gewenst aantal uren

16 tot 24 uur per week.

Procedure en arbeidsvoorwaarden

Als intermediair staat FlexIntens voor het zorgvuldig bemiddelen van professionals binnen het publieke domein. Zo dragen we onder andere bij aan de invulling van opdrachten voor ministeries, uitvoeringsorganisaties, provincies, gemeenten en zorgorganisaties.

Zien we op basis van jouw ingestuurde CV een match, dan ziet de procedure er als volgt uit:

• Voorafgaand aan het voorstellen, maken we afspraken over het tarief, gericht op de specifieke opdracht.
• Kan een opdracht niet ingevuld worden als zelfstandig professional of gaat jouw voorkeur uit naar detachering (loondienst)? Onze dienstverlening voorziet ook daarin, waarbij we de beloningsstructuur van de opdrachtgever hanteren middels de inlenersbeloning.
• Na overeenstemming te hebben bereikt in de financiële voorwaarden, stellen wij jouw profiel op in het format voor de betreffende opdrachtgever. We vragen van jou een verduidelijk op de wijze van voldoen aan de gestelde eisen en wensen, om de match zo duidelijk mogelijk te maken. Ook een motivatiebrief om jouw drijfveren en toegevoegde waarde aan het licht te brengen, wordt gevraagd. Hierin treden wij op als sparringpartner.
• Wij verzorgen het voorstel en informeren je zo snel mogelijk over de voortgang hiervan.

NB: het beheersen van de Nederlandse taal is voor elke opdracht vereist.