Specialist Personeels- en Salarisadministratie

Functie omschrijving

Voor de Gemeente Wijk bij Duurstede is FlexIntens op zoek naar een Specialist Personeels- en Salarisadministratie voor 32 uur per week.

Samen met Cothen en Langbroek vormt Wijk bij Duurstede met ongeveer 24.000 inwoners en 150 medewerkers een relatief kleine gemeente, waar het fijn is om te wonen en te werken. We zijn klein en dat zien we als voordeel. Want werken voor onze gemeente wil zeggen dat je niet alleen je hoofd gebruikt, maar ook je handen uit de mouwen steekt en met je voeten in de klei staat. Je weet mét en voor wie je werkt en je ziet het resultaat van je werk in de praktijk tot stand komen. Korte lijnen met inwoners, ondernemers en het bestuur maken je werk interessant. Daarbij zetten we een gezonde dosis pragmatiek in. Naast je vakkennis is er volop ruimte om je talenten in te zetten. Het is denken én doen geblazen hier in Wijk. Daarbij vinden we het belangrijk dat we elkaar goed kennen en het leuk hebben met elkaar.

Bij de gemeente Wijk bij Duurstede verwelkomen wij graag mensen met verschillende leeftijden, achtergronden, overtuigingen en voorkeuren. We vinden het belangrijk dat jouw talenten en kwaliteiten worden benut en dat je met vertrouwen en plezier je werk kan doen. Verhalen van collega’s over hoe het is om bij ons te werken vind je op www.werkenbijgemeentewijkbijduurstede.nl.

Opdracht

Om de basis van de personeels- en salarisadministratie te versterken en verder te professionaliseren, is tijdelijke inzet nodig van een ervaren Specialist Personeels- en Salarisadministratie. De opdracht richt zich op het optimaliseren, actualiseren en borgen van administratieve processen, systemen en werkwijzen binnen het P&O‐domein.

De Specialist Personeels- en Salarisadministratie zorgt voor een foutloze, tijdige en volledig compliant uitvoering van de PSA‐werkzaamheden. De professional brengt structuur aan, verbetert processen, signaleert risico’s en implementeert duurzame oplossingen. Daarnaast levert de specialist overdraagbare resultaten op, ondersteunt het team in de dagelijkse operatie en draagt bij aan een toekomstbestendige inrichting van de personeels- en salarisadministratie.

Werkzaamheden en resultaatgebieden

1. Advies over wet- en regelgeving in relatie tot PSA- en HR-administratieprocessen

• Het opstellen van duidelijke en toepasbare adviezen over sociale en fiscale wet‐ en regelgeving, inclusief de juiste toepassing van de Werkkostenregeling (WKR).
• Het beoordelen van de huidige werkwijze op risico’s en compliance en het formuleren van concrete verbeterpunten.
• Het opstellen van een kort adviesoverzicht met aanbevelingen, risico’s en benodigde acties.

1. Procesanalyse en procesverbetering

• Het uitvoeren van een analyse van de belangrijkste PSA‐ en HR‐administratieprocessen, inclusief knelpunten, risico’s en afhankelijkheden.
• Het opstellen van een procesanalyse met bevindingen en verbetervoorstellen.
• Het uitwerken en implementeren van overeengekomen verbeteringen die leiden tot meer efficiëntie, duidelijkheid en kwaliteit in de uitvoering.
• Het vastleggen van gegeven adviezen zodat deze overdraagbaar zijn.

1. Ontwikkelen en borgen van PSA‐ en HR‐administratieprocessen en werkinstructies

• Het opstellen, actualiseren en opleveren van procesbeschrijvingen en werkinstructies die helder, volledig en direct toepasbaar zijn.
• Het vastleggen van rollen, verantwoordelijkheden en controles, zodat processen uniform en consistent worden uitgevoerd.
• Het ontwikkelen van bijbehorende formats en templates voor structurele toepassing.

1. Inrichten van kwaliteits- en beheersmaatregelen

• Het opstellen van een overzicht van risico’s binnen de PSA en het formuleren van passende beheersmaatregelen.
• Het ontwikkelen of aanscherpen van interne controles, zoals steekproeven, controlemomenten en het vierogenprincipe.
• Het opleveren van een controleplan voor structurele kwaliteitsbewaking.

1. Implementatie en overdracht PSA‐ en HR‐administratieprocessen

• Het begeleiden van de invoering van nieuwe of verbeterde processen en werkwijzen.
• Het overdragen van alle opgeleverde producten aan het P&O‐team, inclusief toelichting, instructie en benodigde formats.
• Het opstellen van een borgingsdocument zodat het team zelfstandig verder kan met de nieuwe werkwijze.
• Het afstemmen met relevante stakeholders (bijv. HR‐adviseurs, Finance, leidinggevenden) om draagvlak en consistentie te waarborgen.

Functie eisen

Onze opdrachtgever heeft eisen en wensen geformuleerd. Aan alle eisen moet worden voldaan om in aanmerking te komen voor deze functie. Voor deze functie zijn de volgende eisen en wensen geformuleerd:

Eisen:

1. Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 10 jaar als Medewerker met projectmatige opdrachten
2. Aantoonbare werkervaring met PSA‐procesinrichting, inclusief het ontwikkelen, verbeteren en vastleggen van PSA‐processen
3. Een afgeronde opleiding op minimaal MBO-4 niveau, aangevuld met een relevante vakopleiding zoals bv. Praktijkdiploma Loonadministratie (PDL)/Vakopleiding Payroll Services (VPS)

Wensen:

1. Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 10 jaar als Specialist Personeels- en Salarisadministratie met projectmatige opdrachten
2. Aantoonbare werkervaring in de afgelopen 2 jaar binnen een gemeente
3. Aantoonbare werkervaring met het ontwikkelen en actualiseren van PSA‐processen
4. Aantoonbare werkervaring met projectmatig werken binnen het HR‐domein
5. Aantoonbare werkervaring met het HR-salarisplatform Youforce
6. Uiterlijk beschikbaarheid per 20 april 2026 voor 32 uur per week

Competenties

• Analytisch vermogen: Kan complexe PSA‐vraagstukken, sociale wet‐ en regelgeving en procesknelpunten snel doorgronden en vertalen naar heldere adviezen, risico‐analyses en concrete procesverbeteringen
• Overtuigingskracht: Weet collega’s en stakeholders mee te nemen in wijzigingen in processen, controles en werkwijzen, onderbouwt keuzes duidelijk en creëert draagvlak voor nieuwe PSA‐inrichting en verbeteringen
• Structuur aanbrengen: Is in staat om overzicht te creëren in processen, documentatie en werkwijzen, en zorgt voor duidelijke procesbeschrijvingen, werkinstructies en afspraken die goed toepasbaar zijn in de praktijk
• Initiatief en resultaatgerichtheid: Signaleert knelpunten en risico’s binnen de PSA, neemt proactief actie en zorgt dat verbeteringen, adviezen en documentatie tijdig en volledig worden opgeleverd
• Samenwerkingsgerichtheid: Werkt effectief samen met het P&O‐team, salarisadministratie, P&O‐adviseurs en andere betrokkenen, en zorgt voor verbinding tussen beleid, processen en uitvoering

Inschrijven tot

Reageren op deze opdracht kan uitsluitend t/m 03-04-2026 om 12:00.

Gewenst aantal uren

32 uur per week.

Procedure en arbeidsvoorwaarden

Als intermediair staat FlexIntens voor het zorgvuldig bemiddelen van professionals binnen het publieke domein. Zo dragen we onder andere bij aan de invulling van opdrachten voor ministeries, uitvoeringsorganisaties, provincies, gemeenten en zorgorganisaties.

Zien we op basis van jouw ingestuurde CV een match, dan ziet de procedure er als volgt uit:

• Voorafgaand aan het voorstellen, maken we afspraken over het tarief, gericht op de specifieke opdracht.
• Kan een opdracht niet ingevuld worden als zelfstandig professional of gaat jouw voorkeur uit naar detachering (loondienst)? Onze dienstverlening voorziet ook daarin, waarbij we de beloningsstructuur van de opdrachtgever hanteren middels de inlenersbeloning.
• Na overeenstemming te hebben bereikt in de financiële voorwaarden, stellen wij jouw profiel op in het format voor de betreffende opdrachtgever. We vragen van jou een verduidelijk op de wijze van voldoen aan de gestelde eisen en wensen, om de match zo duidelijk mogelijk te maken. Ook een motivatiebrief om jouw drijfveren en toegevoegde waarde aan het licht te brengen, wordt gevraagd. Hierin treden wij op als sparringpartner.
• Wij verzorgen het voorstel en informeren je zo snel mogelijk over de voortgang hiervan.

NB: het beheersen van de Nederlandse taal is voor elke opdracht vereist.