Team informatiespecialisten (Centraal Archief en Legacy Systemen)

Functie omschrijving

Voor de Provincie Zuid-Holland is FlexIntens op zoek naar een Team informatiespecialisten (Centraal Archief en Legacy Systemen) voor 32-36 uur per week.

Programma Informatietransitie

Provincie Zuid-Holland werkt binnen het Programma Informatietransitie aan het duurzaam op orde brengen, houden en benutten van informatie. Een belangrijk onderdeel hiervan is de implementatie van CALS: het Centraal Archief en Legacy Systeem.

Deze opdracht betreft bestaande posities voor een junior en medior informatiespecialist binnen het Programma Informatietransitie die opnieuw op de markt wordt gebracht via de algemene mantelovereenkomst/ het DAS voor tijdelijke inhuur van I&A-functies. De inzet is gericht op waarborging van de continuïteit en inhoudelijke capaciteit binnen het lopende implementatietraject. De twee (2) kandidaten kunnen worden aangeboden op deze functie en zullen als gelijke worden behandeld.

CALS is gebaseerd op een product/oplossing van OpenText en is bedoeld als voorziening voor het duurzaam toegankelijk maken, beheren en raadplegen van archiefwaardige en legacy-informatie. De implementatie van CALS raakt meerdere onderdelen van de organisatie, waaronder informatiebeheer, archivering, migratie, applicatiebeheer, businessimplementatie, i-governance, gebruikersacceptatie en overdracht naar de beheerorganisatie.

Omdat CALS zich in een lopende implementatie,- migratie- en borgingstraject bevindt is continuïteit van de werkzaamheden essentieel. Van de informatiespecialisten wordt verwacht dat zij zich snel inwerken in de bestaande projectdocumentatie, functionele ontwerpen, gemaakte afspraken en voortbouwen op de reeds uitgevoerde werkzaamheden.

Omschrijving van de opdracht

Het doel van de opdracht is het ondersteunen en realiseren van de functionele implementatie van CALS waarbij informatiebeheerprocessen, functionele eisen en inrichtingsvoorstellen worden geanalyseerd, uitgewerkt vastgelegd en getoetst. De opdracht is gericht op de inzet van een junior en een medior informatiespecialist die in een bestaand projectteam komen en bijdragen aan het vertalen van informatiebeheerbeleid, wettelijke kaders en organisatorische behoeften naar een concrete, werkbare en toetsbare inrichting van CALS. Daarbij staan het duurzaam beheren, archiveren en toegankelijk houden van documenten en dossiers gedurende de levenscyclus centraal.

De werkzaamheden bestaan onder andere uit:

• analyseren en uitwerken van informatiebeheerprocessen
• uitwerken van metadata, classificatie en dossierstructuren
• de ondersteuning van lifecycle-management
• de ondersteuning van functionele inrichting en integraties
• het voorbereiden en uitvoeren van systeem en functionele testen

Binnen de opdracht wordt onderscheid gemaakt in de mate van zelfstandigheid, inhoudelijke verantwoordelijkheid en complexiteit van de werkzaamheden.

De junior informatiespecialist zal zich voornamelijk richten op het inventariseren, uitwerken, documenten en controleren van de informatiebeheerprocessen, metadata, functionaliteit en testresultaten. De werkzaamheden van de junior informatiespecialist worden uitgevoerd binnen vastgestelde kaders van informatiebeheer en onder inhoudelijk begeleiding van ervaren specialisten.

De medior informatiespecialist analyseert zelfstandig de informatiebeheerprocessen en werkt functionele eisen en inrichtingsvoorstellen uit. Daarnaast toetst en begeleid de medior informatiespecialist afzonderlijke delen van de CALS – implementatie. De medior informatiespecialist signaleert knelpunten, afhankelijkheden, adviseert over oplossingsinrichtingen en stemt complexe vraagstukken af met de verantwoordelijke specialisten.

Beide profielen leveren een inhoudelijke bijdrage aan de implementatie en werken in het projectteam nauw samen met informatiebeheer, functioneel beheer, architectuur en de implementatiepartner OpenText.

Taakelementen

De junior en medior informatiespecialisten ondersteunen de functionele implementatie van CALS. De werkzaamheden zijn gericht op het analyseren, uitwerken, documenteren, toetsen en testen van informatiebeheerprocessen en de bijbehorende functionele inrichting. De mate van zelfstandigheid en inhoudelijke verantwoordelijkheid verschilt per profiel.

De rol van de junior informatiespecialist kent de volgende taakelementen:

• Informatiebeheerprocessen: inventariseren, beschrijven en documenteren van informatiebeheerprocessen, functionele eisen en procesafspraken
• Metadata en dossierstructuren: uitwerken, vastleggen en controleren van metadata, classificatie, documenttypen en dossierstructuren
• Lifecycle-management: ondersteunen bij het uitwerken en vastleggen van regels en scenario’s voor archivering, bewaring en vernietiging.
• Functionele inrichting en integraties: documenteren van functionele specificaties, gebruikersscenario’s en inrichtingsafspraken voor CALS en gekoppelde applicaties.
• Test en controle kwaliteit: voorbereiden en uitvoeren van functionele testen, vastleggen van testresultaten en registratie en opvolging van bevindingen
• Migratie en kwaliteit informatie: ondersteunen bij voorbereiding migraties, controle metadata en uitvoeren kwaliteitscontroles informatie
• Documentatie en overdracht: opstellen en bijhouden van functionele documentatie en werkinstructies

De rol van de medior informatiespecialist kent de volgende taakelementen:

• Informatiebeheerprocessen: analyseren en vertalen van informatiebeheerprocessen naar functionele eisen, user stories, procesbeschrijvingen en acceptatiecriteria
• Metadata en dossierstructuren: specificeren en toetsen van metadata, classificatie, documenttypen en dossierstructuren op basis van vastgestelde informatiebeheerkaders
• Lifecycle-management: uitwerken en toetsen van functionele regels en scenario’s voor archivering, bewaartermijnen, selectie en vernietiging
• Functionele inrichting en integraties: analyse en specificatie van functionele inrichtingseisen en gebruikersscenario’s voor CALS en gekoppelde applicaties.
• Test en controle kwaliteit: opstellen, uitvoeren en beoordelen van functionele testen, analyse van bevindingen en advisering over benodigde aanpassingen.
• Migratie en kwaliteit informatie: uitwerken van functionele migratie-eisen ondersteunen bij voorbereiding migraties, controle metadata en uitvoeren kwaliteitscontroles informatie
• Documentatie en overdracht: opstellen en bijhouden van functionele documentatie, werkinstructies, vastleggen inrichtingskeuzes en ondersteunen bij overdracht naar functioneel beheer

Resultaten

De junior informatiespecialist levert, onder inhoudelijke begeleiding de volgende resultaten:

• Informatiebeheerprocessen: actuele en vastgelegde procesbeschrijvingen, functionele eisen en procesafspraken.
• Metadata en dossierstructuren: uitgewerkte en gecontroleerde metadata, classificaties, documenttypen en dossierstructuren.
• Lifecycle-management: beschreven lifecycle-processen, bewaartermijnen en functionele gebruikersscenario's.
• Functionele inrichting en integraties: vastgelegde functionele specificaties, gebruikersscenario’s en inrichtingsafspraken.
• Test en controle kwaliteit: voorbereide en uitgevoerde systeem en functionele testen, inclusief vastgelegde testresultaten en bevindingen.
• Migratie en kwaliteit informatie: gecontroleerde metadata-mappings, uitgevoerde kwaliteitscontroles en vastgelegde afwijkingen.
• Documentatie en overdracht: opstellen en bijhouden van functionele documentatie, werkinstructies, vastleggen inrichtingskeuzes en ondersteunen bij overdracht naar functioneel beheer.

De medior informatiespecialist levert zelfstandig de volgende resultaten op:

• Informatiebeheerprocessen: geanalyseerde en uitgewerkte informatiebeheerprocessen, vertaald naar functionele specificaties, user stories en toetsbare acceptatiecriteria.
• Metadata en dossierstructuren: gespecificeerde en gevalideerde metadata, classificaties en dossierstructuren die aansluiten op de vastgestelde beheerkaders.
• Lifecycle-management: Uitgewerkte en toetsbare functionele regels en scenario’s voor archivering bewaring selectie en vernietiging.
• Functionele inrichting en integraties: afgestemde functionele specificaties en integratiescenario’s voor CALS, M365 en ander vak applicaties.
• Testen en controle kwaliteit: uitgevoerde en beoordeelde functionele testen, inclusief onderbouwde bevindingen, verbetervoorstellen, en adviezen voor acceptatie.
• Migratie en kwaliteit informatie: vastgestelde functionele en migratie- en kwaliteitscriteria, gevalideerde metadata-mappings en beoordeelde migratieresultaten.
• Documentatie en overdracht: complete en consistente en inhoudelijk afgestemde en vastgestelde functionele documentatie, inrichtingskeuzes en beheerinformatie.

Functie eisen

Onze opdrachtgever heeft eisen en wensen geformuleerd. Aan alle eisen moet worden voldaan om in aanmerking te komen voor deze functie. Voor deze functie zijn de volgende eisen en wensen geformuleerd:

Eisen:

• Junior
  1. ​​​​​​​​​​​​​​Minimaal een aantoonbaar behaald hbo-diploma.
  2. Minimaal één (1) jaar aantoonbare werkervaring met informatiebeheer, documentmanagement, records management en Data Gedreven werken.
  3. Minimaal een (1) jaar aantoonbare werkervaring met functionele inrichting en implementatie van informatiesystemen, waaronder het beschrijven van processen functionele eisen en gebruikersscenario’s.
  4. Minimaal één (1) jaar aantoonbare werkervaring met informatiemigratie, metadata, classificatie en kwaliteitscontrole.​​​​​​​
• Medior
  1. Minimaal een aantoonbaar behaald hbo-diploma.
  2. Minimaal vijf (5) jaar aantoonbare werkervaring als informatiespecialist, adviseur informatiebeheer of in een vergelijkbare functie binnen een overheidsorganisatie.
  3. Minimaal vijf (5) jaar aantoonbare werkervaring met implementatie- of doorontwikkelingstraject van een DMS/RMA of vergelijkbare informatiebeheervoorziening waaronder het analyseren en uitwerken van functionele eisen, metadata en informatiebeheerprocessen.
  4. Minimaal vijf (5) jaar aantoonbare werkervaring binnen een migratieproject met werkzaamheden op het vlak van metadata-mapping, gegevens kwaliteit, classificatie en migratiecontroles

​​​​​​​Wensen:

1. Een aantoonbaar behaald hbo-diploma
2. Minimaal 6 jaar en bij voorkeur meer dan 7 jaar aantoonbare ervaring van het team met informatiebeheer
3. Minimaal 6 jaar en bij voorkeur meer dan 7 jaar aantoonbare werkervaring met functionele implementatie bedrijfsapplicaties.
4. Minimaal 6 jaar en bij voorkeur meer dan 7 jaar aantoonbare werkervaring met migratie en informatiekwaliteit
5. Visie op de opdracht en geschiktheid. We verzoeken u in maximaal 2 A4 uw Visie op de opdracht en de geschiktheid te schetsen m.b.t. de voorliggende opdracht. De beschrijving dient specifiek gericht te zijn op de functionele implementatie van CALS binnen het programma Informatietransitie van de Provincie Zuid-Holland.

Competenties

• Analytisch vermogen
• Stakeholdermanagement
• Resultaatgerichtheid
• Communicatieve kracht
• Verbindend vermogen

Inschrijven tot

Reageren op deze opdracht kan uitsluitend t/m 20-11-2026 tot 08:00 uur.

Gewenst aantal uren

32-36 uur per week.

Procedure en arbeidsvoorwaarden

Als intermediair staat FlexIntens voor het zorgvuldig bemiddelen van professionals binnen het publieke domein. Zo dragen we onder andere bij aan de invulling van opdrachten voor ministeries, uitvoeringsorganisaties, provincies, gemeenten en zorgorganisaties.

Zien we op basis van jouw ingestuurde CV een match, dan ziet de procedure er als volgt uit:

• Voorafgaand aan het voorstellen, maken we afspraken over het tarief, gericht op de specifieke opdracht.
• Kan een opdracht niet ingevuld worden als zelfstandig professional of gaat jouw voorkeur uit naar detachering (loondienst)? Onze dienstverlening voorziet ook daarin, waarbij we de beloningsstructuur van de opdrachtgever hanteren middels de inlenersbeloning.
• Na overeenstemming te hebben bereikt in de financiële voorwaarden, stellen wij jouw profiel op in het format voor de betreffende opdrachtgever. We vragen van jou een verduidelijk op de wijze van voldoen aan de gestelde eisen en wensen, om de match zo duidelijk mogelijk te maken. Ook een motivatiebrief om jouw drijfveren en toegevoegde waarde aan het licht te brengen, wordt gevraagd. Hierin treden wij op als sparringpartner.
• Wij verzorgen het voorstel en informeren je zo snel mogelijk over de voortgang hiervan.

NB: voor elke opdracht is het beheersen van de Nederlandse taal verplicht.