Teamsecretaris Afdeling Beheer & Onderhoud

Functie omschrijving

Voor de Gemeente Apeldoorn is FlexIntens op zoek naar een Teamsecretaris Afdeling Beheer & Onderhoud voor 28 tot 36 uur per week.

Met bijna 170.000 inwoners zijn we de elfde gemeente van Nederland. En we groeien door naar 180.000 inwoners. Met zo’n 2.000 collega’s dragen we bij aan de strategische doelen van de organisatie: Apeldoorn versterken als gezinsstad, duurzaam en ondernemend Apeldoorn en een toeristisch toplandschap.

Onze ambitie

De samenleving verandert continu. Dat vraagt ook iets voor onze organisatie. We willen wendbaar blijven en daarbij in control zijn. Onze uitvoeringskracht vergroten en ons strategisch vermogen versterken. Dat is een mooie ambitie en vraagt om mensen die die ambitie willen waarmaken. Samen werken we aan het Apeldoorn van morgen!

In onze organisatie werken we in vier thema’s waarbinnen de verschillende afdelingen opereren. De thema’s zijn Concern, Ruimte en Economie, Maatschappelijke ontwikkeling en Dienstverlening & Bedrijfsvoering.

Onze cultuur

De vier kernwaarden van de gemeente Apeldoorn zijn: vakmanschap, innovatiekracht, betrouwbaarheid en samenwerking. Ons vakmanschap wil zeggen dat onze kennis en kunde groot is. Onze innovatiekracht helpt ons om te kunnen reageren op de veranderingen om ons heen. Onze betrouwbaarheid blijkt uit het feit dat we zeggen wat we doen en doen wat we zeggen.

En tot slot zijn we stevig geworteld in de Apeldoornse samenleving en gaan we actief samenwerkingen aan met onze inwoners, ons bestuur, bedrijven, andere overheidsinstanties en natuurlijk ook binnen het stadhuis met elkaar. We weten dat we elkaar nodig hebben en dat bundeling van onze kennis, inzicht en visies op de toekomst leidt tot de beste oplossingen voor onze inwoners voor nu en voor later. We zien samenwerking ook niet als iets vrijblijvends. We investeren actief in samenwerkingen vanuit de overtuiging dat we samen meer kunnen bereiken dan alleen, en dat we samen ook verantwoordelijk zijn voor het eindresultaat.

Opdracht

Vanwege de uitval van een unitleider zijn we zo snel mogelijk, maar uiterlijk per 1 november 2026 op zoek naar een teamsecretaris (28 – 36 uur / week) die de huidige teammanager van het team Bovenwijks Beheer en het afdelingshoofd van Beheer en Onderhoud ondersteunt bij hen dagelijkse en geplande werkzaamheden.

Team Bovenwijks Beheer zorgt ervoor dat de openbare ruimte in Apeldoorn betreffende de wijk overstijgende onderhouds- en beheertaken, installaties en apparatuur er goed bij ligt. Het gaat hierbij met name om de volgende werkzaamheden (verdeeld over vier units):

Onderhouds- en beheertaken:

• Verkeersborden en markering;
• Bruggen, tunnels, viaducten, abri’s en plattegrondkasten;
• Verkeerslichten, stadsafsluitingen, cameratoezicht en openbare verlichting;
• Parkeergarages, parkeermeters en rijwielstallingen;
• Nutsactiviteiten (inclusief afhandeling meldingen en vergunningen);
• Begraafplaatsen;
• Bomen/Bossen/Stadspark Berg en Bos;
• Spel;
• Riolering en fonteinen;
• Graffiti verwijderen en schoon maken van objecten.

Ondersteunende taken:

• Werfbeheer en timmerwerkplaats;
• Coördinatie storingsdienst en gladheidsbestrijding;
• Beheer van het machine- en wagenpark B&O (waaronder een werkplaats);
• Correspondentie, administratieve ondersteuning en receptie;
• Inkoop en contractleveranciersmanagement (CLM);
• De digitale registratie van het gemeentelijk areaal in de openbare ruimte;
• Acties en initiatieven rondom schoon, inclusief communicatie en bewonersparticipatie.

De taken/verantwoordelijkheden van de teamsecretaris zijn o.a.:

• Is de ‘rechterhand’ van de teammanager Bovenwijks Beheer en van het afdelingshoofd, ondersteunt hen proactief en neemt werk van hen over zowel op organisatorisch als vakinhoudelijk vlak.
• Bewaakt de voortgang van projecten en plannen.
• Is een klankbord voor de teammanager Bovenwijks Beheer en het afdelingshoofd en pakt “binnenwaaiers” op basis van urgentie en impact in de breedste zin van het woord.
• Adviseert en ondersteunt de teammanager en het afdelingshoofd op alle vlakken op praktisch/operationeel en tactisch en niveau.
• Adviseert/redigeert teksten of schrijft ze zelf.
• Geeft leiding aan projecten en bewaakt de voortgang van projecten en plannen.
• Geeft aanzet tot kwalitatief goed lopende processen en geeft vervolgens advies over hoe de processen ingericht moeten worden en belegt dit bij de juiste medewerker(s).
• Schrijft voorstellen en werkt e.e.a. uit.
• Fungeert als aanspreekpunt en gespreksleider voor zowel interne- en externe partners, bij afwezigheid van de teammanager.
• Vervangt teammanager zo nodig bij diens afwezigheid bij interne overleggen.

Functie eisen

Onze opdrachtgever heeft eisen en wensen geformuleerd. Aan alle eisen moet worden voldaan om in aanmerking te komen voor deze functie. Voor deze functie zijn de volgende eisen en wensen geformuleerd:

Eisen:

1. De kandidaat is zo snel mogelijk maar uiterlijk per 1 november 2026 beschikbaar, voor 28 tot 36 uur per week
2. De kandidaat heeft aantoonbare affiniteit met beheer van de openbare ruimte
3. De kandidaat heeft aantoonbare ervaring met advieswerkzaamheden en het opstellen van schriftelijke adviezen en rapportages
4. De kandidaat heeft minimaal 1 jaar aantoonbare ervaring als secretaris of andere vergelijkbare functie. Indien sprake is van een vergelijkbare functie, dient uit het cv duidelijk te blijken dat de uitgevoerde werkzaamheden in grote mate overeenkomen met de werkzaamheden van de teamsecretaris zoals beschreven in deze uitvraag
5. Het ingediende CV bevat maximaal 5 pagina’s. Alle extra pagina’s boven de gevraagde 5 pagina’s worden niet beoordeeld door de aanbestedende dienst
6. In het kader van de wet DBA leent deze uitvraag zich helaas niet voor uitvoering door zzp’ers. Mocht je als zzp’er willen reageren, kan dat via ons middels een detacheringsconstructie.

Wensen:

1. De kandidaat heeft ervaring binnen een gemeentelijk/lokale overheid
2. De kandidaat heeft meerdere jaren aantoonbare ervaring als secretaris
3. De kandidaat heeft ervaring waarbij hij/zij ondersteuning bood aan een manager/directeur
4. De kandidaat heeft ervaring met projectleiding en procesverbetering

Competenties

• Pro-activiteit
• Eigenaarschap
• Organisatievermogen
• Analytisch vermogen
• Communicatieve vaardigheden
• Verbindend samenwerken
• Bestuurlijke sensitiviteit
• Organisatiesensitiviteit
• Zelfstandigheid

Inschrijven tot

Reageren op deze opdracht kan uitsluitend t/m 25-09-2026 om 12:00.

Gewenst aantal uren

28 tot 36 uur per week.

Procedure en arbeidsvoorwaarden

Als intermediair staat FlexIntens voor het zorgvuldig bemiddelen van professionals binnen het publieke domein. Zo dragen we onder andere bij aan de invulling van opdrachten voor ministeries, uitvoeringsorganisaties, provincies, gemeenten en zorgorganisaties.

Zien we op basis van jouw ingestuurde CV een match, dan ziet de procedure er als volgt uit:

• Voorafgaand aan het voorstellen, maken we afspraken over het tarief, gericht op de specifieke opdracht.
• Kan een opdracht niet ingevuld worden als zelfstandig professional of gaat jouw voorkeur uit naar detachering (loondienst)? Onze dienstverlening voorziet ook daarin, waarbij we de beloningsstructuur van de opdrachtgever hanteren middels de inlenersbeloning.
• Na overeenstemming te hebben bereikt in de financiële voorwaarden, stellen wij jouw profiel op in het format voor de betreffende opdrachtgever. We vragen van jou een verduidelijk op de wijze van voldoen aan de gestelde eisen en wensen, om de match zo duidelijk mogelijk te maken. Ook een motivatiebrief om jouw drijfveren en toegevoegde waarde aan het licht te brengen, wordt gevraagd. Hierin treden wij op als sparringpartner.
• Wij verzorgen het voorstel en informeren je zo snel mogelijk over de voortgang hiervan.

NB: het beheersen van de Nederlandse taal is voor elke opdracht vereist.