Adviseur Informatiebeheer -Recordmanager

Functie omschrijving

Voor de Gemeente Utrecht is FlexIntens op zoek naar een Adviseur Informatiebeheer -Recordmanager voor 24 tot 36 uur per week.

Voor Gemeente Utrecht is Magnit op zoek naar een Adviseur Informatiebeheer / Recordmanager: Utrecht heeft jou nodig! Je komt te werken binnen Vergunningen, Toezicht en Handhaving (VTH), een dynamische uitvoeringsorganisatie waar collega’s elke dag werken aan een veilige, leefbare en groeiende stad. VTH is een diverse club van inspecteurs, handhavers, vergunningverleners, juristen en adviseurs: mensen die houden van aanpakken, schakelen en samenwerken. De sfeer is open, direct en pragmatisch. We helpen elkaar, we leren van elkaar en we gaan voor resultaat. Binnen VTH maak je deel uit van het team Informatie- en Procesmanagement (IPM), zo’n 35 professionals die samen zorgen dat de informatievoorziening, digitalisering en projectmatige ondersteuning soepel en veilig verlopen. Je werkt samen met functioneel beheerders, dataspecialisten, informatie- en procesadviseurs, een collega recordmanager, een decentrale privacy & security officer en projectleiders.

Opdrachtomschrijving: Je wordt voor maximaal 24 uur per week ingezet bij 2 projecten 'WOO-actieve openbaarmaking' & 'overbrenging digitale archieven naar Het Utrechts Archief i.c.m. uitfasering bijbehorende applicatie'. Voor de overige uren ondersteun je de andere recordmanager bij reguliere werkzaamheden.

Eisen:

• Kennis van recordmanagement, archiefwet, bewaartermijnen en selectielijsten
• Kennis van Woo actieve openbaarmaking
• Kennis van digitale archivering en overbrenging naar een e-depot
• Meerdere jaren, minimaal 2-3 jaar, ervaring met metadata en informatiebeheer
• Ervaring met gemeentelijke informatiehuishouding en afstemming tussen beheer, data en archief, absolute voorkeur
• Ervaring bij een gemeente in een soortgelijke rol
• Goede kennis van de Nederlandse taal zowel in woord als geschrift
• Ervaring met projectmatig werken is een pré

Verder beschik je over de volgende competenties:

• Voor deze rol heb je niet alleen kennis van informatiebeheer nodig, maar ook het talent om anderen te enthousiasmeren en te overtuigen van het belang ervan
• Communicatief sterk: je schakelt moeiteloos tussen strategisch, tactisch en operationeel niveau, verbindt beleid met praktijk en neemt verantwoordelijkheid
• Met een pragmatische en oplossingsgerichte instelling vertaal je complexe vraagstukken naar haalbare oplossingen, terwijl je overzicht houdt en de kwaliteit bewaakt

Als gemeente Utrecht geloven wij dat een diverse organisatie zorgt voor meer innovatie, creativiteit en een betere samenwerking. Om die reden streven wij ernaar om een zo’n inclusief mogelijke organisatie te zijn. Ben je benieuwd hoe wij dat doen? Lees dat op deze pagina https://www.werkenbijutrecht.nl/over-ons/diversiteit-en-inclusiviteit/.

Goed om te weten: de gesprekken vinden plaats op donderdagmiddag 4 juni (fysiek) en vrijdagmiddag 5 juni vanaf 14.00 (online).

Aanvullende informatie:

• Het is niet toegestaan kandidaten voor te stellen als de kandidaat in de afgelopen twee jaar bij de gemeente Utrecht in loondienst is geweest
• Als de kandidaat in de afgelopen 6 maanden als externe medewerker voor de gemeente Utrecht heeft gewerkt, dan vragen wij om vooraf duidelijk aan te geven voor welke opdracht en in welke periode dit is geweest
• Gelieve CV aanleveren in PDF-format en in het Nederlands
• Screening dient afgerond te zijn voordat een kandidaat mag starten
• Leveranciers van kandidaten behoren op de hoogte te zijn van de geldende wet- en regelgeving op het gebied van arbeidsvoorwaarden en de Gemeenten cao
• De aanvraag is ingedeeld in schaal 13 (CAO Gemeenten)
• Graag ontvangen we in de persoonlijke motivatie een onderbouwing waaruit blijkt dat de kandidaat over de gevraagde competenties beschikt
• Als de kandidaat mag starten bij de klant, dan zal er een pre-employmentscreening plaatsvinden. Wij sturen u op dat moment de daarvoor benodigde documenten toe. Uw kandidaat mag pas starten na afronding van de pre-employmentscreening
• De kandidaat beschikt over een legitimatiebewijs (een paspoort of identiteitskaart), welke bij intake én op de startdatum van het contract van de kandidaat geldig is en ter controle kan worden overlegd
• Bij het aanbieden van kandidaat gaan wij ervan uit dat u akkoord bent met de voorwaarden van deze specifieke klant. Bent u niet bekend met deze voorwaarden kunt u die opvragen bij de verantwoordelijke recruiter
• Bij voldoende aanmeldingen kan de aanvraag eerder gesloten worden

Functie eisen

Onze opdrachtgever heeft eisen en wensen geformuleerd. Aan alle eisen moet worden voldaan om in aanmerking te komen voor deze functie. Voor deze functie zijn de volgende eisen en wensen geformuleerd:

Eisen:

1. De kandidaat heeft kennis van recordmanagement, archiefwet, bewaartermijnen en selectielijsten
2. De kandidaat heeft kennis van Woo actieve openbaarmaking
3. De kandidaat heeft kennis van digitale archivering en overbrenging naar een e-depot
4. De kandidaat heeft meerdere jaren, minimaal 2-3 jaar, ervaring met metadata en informatiebeheer
5. De kandidaat heeft ervaring met gemeentelijke informatiehuishouding en afstemming tussen beheer, data en archief (absolute voorkeur)
6. De kandidaat heeft ervaring bij een gemeente in een soortgelijke rol
7. De kandidaat heeft goede kennis van de Nederlandse taal zowel in woord als geschrift
8. Indien de kandidaat in de afgelopen 6 maanden als externe medewerker voor de gemeente Utrecht heeft gewerkt, dient vooraf duidelijk aangegeven te worden voor welke opdracht en in welke periode.
9. In het kader van de wet DBA leent deze uitvraag zich helaas niet voor uitvoering door zzp’ers. Mocht je als zzp’er willen reageren, kan dat via ons middels een detacheringsconstructie.

Wensen:

1. Ervaring met gemeentelijke informatiehuishouding en afstemming tussen beheer, data en archief, absolute voorkeur
2. Ervaring bij een gemeente in een soortgelijke rol
3. Ervaring met projectmatig werken is een pré

Inschrijven tot

Reageren op deze opdracht kan uitsluitend t/m 01-06-2026 om 12:00.

Gewenst aantal uren

24 tot 36 uur per week.

Procedure en arbeidsvoorwaarden

Als intermediair staat FlexIntens voor het zorgvuldig bemiddelen van professionals binnen het publieke domein. Zo dragen we onder andere bij aan de invulling van opdrachten voor ministeries, uitvoeringsorganisaties, provincies, gemeenten en zorgorganisaties.

Zien we op basis van jouw ingestuurde CV een match, dan ziet de procedure er als volgt uit:

• Voorafgaand aan het voorstellen, maken we afspraken over het tarief, gericht op de specifieke opdracht.
• Kan een opdracht niet ingevuld worden als zelfstandig professional of gaat jouw voorkeur uit naar detachering (loondienst)? Onze dienstverlening voorziet ook daarin, waarbij we de beloningsstructuur van de opdrachtgever hanteren middels de inlenersbeloning.
• Na overeenstemming te hebben bereikt in de financiële voorwaarden, stellen wij jouw profiel op in het format voor de betreffende opdrachtgever. We vragen van jou een verduidelijk op de wijze van voldoen aan de gestelde eisen en wensen, om de match zo duidelijk mogelijk te maken. Ook een motivatiebrief om jouw drijfveren en toegevoegde waarde aan het licht te brengen, wordt gevraagd. Hierin treden wij op als sparringpartner.
• Wij verzorgen het voorstel en informeren je zo snel mogelijk over de voortgang hiervan.

NB: het beheersen van de Nederlandse taal is voor elke opdracht vereist.