Directie Ondersteuner

Functie omschrijving

Voor de Kamer van Koophandel (KVK) is FlexIntens op zoek naar een Directie Ondersteuner voor 40 uur per week.

Op deze aanvraag is het niet toegestaan een ZZP'er aan te bieden. Kandidaten dienen in loondienstverband te werken.

KVK biedt informatie, voorlichting en ondersteuning aan ondernemers bij de belangrijkste thema's op ondernemersgebied. Als Directie-ondersteuner binnen het team van onze IT Afdeling Solide Fundament ondersteun en ontzorg je de Directeur  op organisatorisch, secretarieel en/of administratief gebied. Je zorgt dat alle processen zo effectief en accuraat mogelijk verlopen. Je bent het eerste aanspreekpunt voor alle voorkomende uitvoerende en ondersteunende werkzaamheden, praktische en operationele zaken en vraagstukken.

Je acteert in een omgeving met uiteenlopende interne partijen, zoals andere afdelingen, (multidisciplinaire) teams, het directieteam en de RvB. Binnen dit speelveld informeer je en stem je af met betrekking tot de prioritering en uitvoering van de werkzaamheden. Je bent goed in staat om planningsprocessen in kaart te brengen en bewaakt de tijdige naleving van gemaakte afspraken. Je weet besluitvorming om te zetten naar een activiteitenkalender. Je analyseert en toetst besluitvormingsprocessen en de hierin aan de directeur voorgelegde stukken op correctheid en volledigheid.

Je bent de rechterhand en steun en toeverlaat van de Directeur van de afdeling. Je bent iemand aan wie men met een gerust hart allerlei operationele zaken overlaat. Je hebt een sterk organiserend vermogen en voelt je verantwoordelijk voor het resultaat. Je organiseert de werkzaamheden op dusdanige wijze, zodat de leidinggevende wordt ontlast. Je bent de ‘spin-in-het-web’, pakt snel informatie op, hebt aan een half woord genoeg en weet welke wegen te bewandelen om zaken geregeld te krijgen. Je denkt altijd een paar stappen vooruit, hebt een proactieve houding en blinkt uit in het oplossen van praktische problemen. Je voert niet blind uit, maar denkt mee over wat er moet gebeuren en hebt altijd in je achterhoofd welke collega’s en/of teams uitgenodigd of betrokken moeten zijn om ergens een succes van te maken. Je neemt (binnen gebaande paden) beslissingen  over welke prio’s prioriteit hebben boven andere prio’s, daarin laat je zien wendbaar te zijn.  Je zorgt dat activiteiten worden voorbereid en opgevolgd worden en durft collega’s aan te spreken op afspraken, gedrag en resultaten. Hierbij zorg je dat anderen worden ontlast in hun werkzaamheden, maar vraag je op het juiste moment tijd en aandacht van hen.  Hoewel je een dienstverlenend karakter hebt en dit graag  doet, zorg je er wel voor dat de verantwoordelijkheid voor bepaalde zaken op de plaats blijven waar zij horen. Je bent in staat dit toe te lichten aan anderen en dat vraagt om een bepaalde mate van assertiviteit. Je hebt een open persoonlijkheid, kan goed luisteren, bent integer en begrijpt het vertrouwelijke karakter van informatie en handelt daarnaar. Met collega’s uit hetzelfde vakgebied wissel je inzichten en knel- en verbeterpunten uit. Je hebt een goed gevoel voor bestuurlijke verhoudingen en functioneert tactvol en geduldig.

Kandidaatomschrijving

Creativiteit
Bekijkt situaties vanuit verschillende invalshoeken. Kan vaststaande interpretatiekaders loslaten, komt tot alternatieve, oorspronkelijke en vernieuwende ideeën.

Resultaatgericht
Werkt doelgericht en vasthoudend naar resultaten toe en weet het resultaat op efficiënte en effectieve wijze te realiseren.

Plannen en organiseren
Vertaalt doelstellingen in concrete acties en activiteiten en organiseert middelen en werkzaamheden zodanig dat de gemaakte tijdsplanning wordt behaald.

Kwaliteitsgerichtheid
Hanteert hoge kwaliteitsnormen bij de uitvoering van het werk, bewaakt en verbetert deze waar mogelijk.

Samenwerken
Handelt vanuit het groepsbelang en levert samen met anderen een bijdrage aan het gemeenschappelijke resultaat en aan de relaties en sfeer in de groep.

De competenties worden tijdens het interview getoetst.

Let op!: Voorafgaand aan de beoordeling van uw aanbieding wordt deze getoetst op volledigheid en geldigheid aan de hand van de in de uitvraag gestelde eisen en de informatie in het CV. Indien gestelde eisen niet aantoonbaar in het cv zijn te herleiden dan zal deze eis in het antwoord van uw aanbieding worden aangepast. Het resultaat daarvan is dat uw aanbieding of lager scoort in de ranking of terzijde wordt gelegd. U ontvangt hierover een gemotiveerd bericht.

Goed om te weten: screening is onderdeel van de procedure, waarbij ook een social media check plaatsvindt. Zie https://werkenbij.kvk.nl/pages/nl-nl/algemeen/privacyverklaring voor meer informatie hierover.

Functie eisen

Onze opdrachtgever heeft eisen en wensen geformuleerd. Aan alle eisen moet worden voldaan om in aanmerking te komen voor deze functie. Voor deze functie zijn de volgende eisen en wensen geformuleerd:

Eisen:

1. Kandidaat heeft aantoonbaar hbo werk- en denkniveau
2. Afgeronde opleiding is richting Office en management
3. Kandidaat heeft aantoonbare kennis van Microsoft Outlook, Word en Excel
4. Kandidaat heeft actuele (in de afgelopen 7 jaar) en minimaal 5 jaar aantoonbaar ervaring met werken in een soortgelijke functie
5. Kandidaat heeft actuele (in de afgelopen 7 jaar) en minimaal 5 jaar aantoonbaar ervaring met strategische beleidsadvisering
6. Kandidaat heeft actuele (in de afgelopen 7 jaar) en minimaal 5 jaar aantoonbaar ervaring met inzicht hebben in de besluitvormings- en werkprocessen binnen organisaties
7. Kandidaat heeft actuele (in de afgelopen 5 jaar) en aantoonbaar ervaring met het opstellen van beleidsadviezen, redigeren van teksten en vormgeven van adequate communicatie
8. Kandidaat dient in het Nederlands te communiceren

Wensen:

1. Kandidaat heeft een certificering van Schoevers
2. Minimaal 3 jaar en bij voorkeur meer dan 5 jaar aantoonbare ervaring met werken in een omgeving met uiteenlopende interne partijen, zoals andere afdelingen, (multidisciplinaire) teams en een directieteam
3. Minimaal 3 jaar en bij voorkeur meer dan 5 jaar aantoonbare ervaring met het in kaart brengen van planningsprocessen en het bewaken van de tijdige naleving van gemaakte afspraken
4. Minimaal 3 jaar en bij voorkeur meer dan 5 jaar aantoonbare ervaring met werken bij een soortgelijke overheidsorganisatie

Inschrijven tot

Reageren op deze opdracht kan uitsluitend t/m 03-06-2026 tot 12:00 uur.

Gewenst aantal uren

40 uur per week.

Procedure en arbeidsvoorwaarden

Als intermediair staat FlexIntens voor het zorgvuldig bemiddelen van professionals binnen het publieke domein. Zo dragen we onder andere bij aan de invulling van opdrachten voor ministeries, uitvoeringsorganisaties, provincies, gemeenten en zorgorganisaties.

Zien we op basis van jouw ingestuurde CV een match, dan ziet de procedure er als volgt uit:

• Voorafgaand aan het voorstellen, maken we afspraken over het tarief, gericht op de specifieke opdracht.
• Kan een opdracht niet ingevuld worden als zelfstandig professional of gaat jouw voorkeur uit naar detachering (loondienst)? Onze dienstverlening voorziet ook daarin, waarbij we de beloningsstructuur van de opdrachtgever hanteren middels de inlenersbeloning.
• Na overeenstemming te hebben bereikt in de financiële voorwaarden, stellen wij jouw profiel op in het format voor de betreffende opdrachtgever. We vragen van jou een verduidelijk op de wijze van voldoen aan de gestelde eisen en wensen, om de match zo duidelijk mogelijk te maken. Ook een motivatiebrief om jouw drijfveren en toegevoegde waarde aan het licht te brengen, wordt gevraagd. Hierin treden wij op als sparringpartner.
• Wij verzorgen het voorstel en informeren je zo snel mogelijk over de voortgang hiervan.

NB: voor elke opdracht is het beheersen van de Nederlandse taal verplicht.