Directieassistent

Functie omschrijving

Voor de Gemeente Utrecht is FlexIntens op zoek naar een Directieassistent voor 36 uur per week.

Korte beschrijving speelveld Utrecht heeft jou nodig! In deze opdracht van directieassistent bij Ruimte maak jij het verschil door orde en overzicht te brengen in een dynamische omgeving. Jij ontzorgt de directie, bewaakt agenda’s en processen en zorgt dat alles vlekkeloos verloopt. Je werkt in een hecht team dat betrokken, deskundig en met humor samenwerkt aan grote opgaven voor de stad.

Opdrachtomschrijving (de taken):

Een greep uit jouw werkzaamheden:

• Je beheert de agenda van de directeur, overzichtelijk, strak en zonder dubbele boekingen.
• Je beheert de mailbox van de directeur en directiesecretariaat met een scherp oog voor wat echt belangrijk is.
• Je zorgt dat vergaderingen vlekkeloos verlopen, van agenda tot zaal en stukken.
• Je bewaakt deadlines, stuurt reminders en voorkomt lastminute paniek.
• Je werkt autonoom, waar mogelijk met eigen middelen en richt je werkzaamheden naar eigen inzicht in. Er is geen sprake van leiding en toezicht door een leidinggevende.
• De beoordeling van de werkzaamheden vindt plaats op basis van het resultaat van de werkzaamheden.

Resultaat van de opdracht

Deze opdracht kan worden afgerond als het opleidings/leiderschapsprogramma is ingepland in diverse agenda’s en de opleidingsdagen zijn verstreken.

Jij hebt:

• Je hebt een MBO+ of HBOopleiding en HBO werk- en denkniveau.
• Minimaal 6 jaar aantoonbare werkervaring als directieassistent, bij voorkeur binnen een overheidsorganisatie.
• Je spreekt en schrijft uitstekend Nederlands.

Benodigde vaardigheden/soft skills:

• Bestuurlijke sensitiviteit: je voelt aan wat speelt binnen de organisatie en handelt daar zorgvuldig naar.
• Organisatietalent: je houdt overzicht, ook bij veel lopende zaken en wisselende prioriteiten.
• Proactief en zelfstandig: je ziet wat er nodig is en handelt voordat iemand het hoeft te vragen.
• Communicatief sterk: je weet helder te schakelen tussen directie, collega’s en externe contacten.
• Oplossingsgericht: je denkt mee, lost op en houdt het hoofd koel in drukke momenten.
• Teamgericht en verbindend: je werkt graag samen en draagt bij aan een positieve sfeer.
• Discreet en betrouwbaar: je kunt omgaan met gevoelige informatie en wekt vertrouwen.
• Digitale vaardigheid: je maakt slim gebruik van tools als Outlook, Teams, SharePoint en Excel om structuur te creëren.

Als gemeente Utrecht geloven wij dat een diverse organisatie zorgt voor meer innovatie, creativiteit en een betere samenwerking. Om die reden streven wij ernaar om een zo’n inclusief mogelijke organisatie te zijn. Ben je benieuwd hoe wij dat doen? Lees dat op deze pagina.

Functie eisen

Onze opdrachtgever heeft eisen geformuleerd. Aan alle eisen moet worden voldaan om in aanmerking te komen voor deze functie. Voor deze functie zijn de volgende eisen geformuleerd:

Eisen:

1. Je hebt een MBO+ of HBO-opleiding en HBO werk- en denkniveau
2. Je hebt minimaal 6 jaar aantoonbare werkervaring als directieassistent, bij voorkeur binnen een overheidsorganisatie
3. Je spreekt en schrijft uitstekend Nederlands
4. Toon aan middels een onderbouwing waaruit blijkt dat je ervaring hebt of over de kwaliteiten beschikt om in dynamische omgevingen en voor meerdere directeuren te werken
5. Je hebt ervaring als directieassistent bij een gemeente
6. Je bent per direct beschikbaar

Inschrijven tot

Reageren op deze opdracht kan uitsluitend t/m 23-04-2026 om 12:00.

Gewenst aantal uren

36 uur per week. Vrijdag is een verplichte dag om te werken. Verder zijn de kantoordagen in overleg, ongeveer 50% thuis en 50% op kantoor.

Procedure en arbeidsvoorwaarden

Als intermediair staat FlexIntens voor het zorgvuldig bemiddelen van professionals binnen het publieke domein. Zo dragen we onder andere bij aan de invulling van opdrachten voor ministeries, uitvoeringsorganisaties, provincies, gemeenten en zorgorganisaties.

Zien we op basis van jouw ingestuurde CV een match, dan ziet de procedure er als volgt uit:

• Voorafgaand aan het voorstellen, maken we afspraken over het tarief, gericht op de specifieke opdracht.
• Kan een opdracht niet ingevuld worden als zelfstandig professional of gaat jouw voorkeur uit naar detachering (loondienst)? Onze dienstverlening voorziet ook daarin, waarbij we de beloningsstructuur van de opdrachtgever hanteren middels de inlenersbeloning.
• Na overeenstemming te hebben bereikt in de financiële voorwaarden, stellen wij jouw profiel op in het format voor de betreffende opdrachtgever. We vragen van jou een verduidelijk op de wijze van voldoen aan de gestelde eisen en wensen, om de match zo duidelijk mogelijk te maken. Ook een motivatiebrief om jouw drijfveren en toegevoegde waarde aan het licht te brengen, wordt gevraagd. Hierin treden wij op als sparringpartner.
• Wij verzorgen het voorstel en informeren je zo snel mogelijk over de voortgang hiervan.

NB: het beheersen van de Nederlandse taal is voor elke opdracht vereist.