Directiesecretaris/coördinator secretariaat

Functie omschrijving

Voor de Gemeente de Bilt is FlexIntens op zoek naar een Directiesecretaris/coördinator secretariaat voor 32 uur per week.

Het is goed werken voor de inwoners, organisaties en bedrijven in de zes dorpen die samen onze gemeente vormen. We weten dat we elkaar nodig hebben om de gemeente De Bilt leefbaarder, groener, duurzamer en ondernemender te maken. Om het voor de 42.000 mensen nog fijner te maken om hier te wonen, te werken en te recreëren. Mensenwerk dus. Onze ongeveer 250 medewerkers laten zich elke dag weer inspireren door de wensen en ontwikkelingen in Bilthoven, De Bilt, Groenekan, Maartensdijk, Hollandsche Rading en Westbroek. Steeds vaker werken wij binnen een netwerk van inwoners en bedrijven, dat zelf zaken voor elkaar kan krijgen. Mensen, middelen en technieken slim aan elkaar knopen: dat is onze kracht. Door meer en betere samenwerking binnen de organisatie en met externe partners: dat is de werkelijke innovatie in onze manier van werken.

Meer informatie vindt u op de paginaOnze organisatie.

Opdracht

Je gaat aan de slag in een functie die twee rollen omvat: de rol van directiesecretaris en de rol van coördinator secretariaat. Aan de werkzaamheden die horen bij de rol van directiesecretaris besteed je waarschijnlijk het meeste tijd per week.

De directiesecretaris begeleidt het besluitvormingsproces door DT/MT.

Dit omvat onder andere de volgende werkzaamheden:

• De wekelijkse besluitvorming begeleiden door het faciliteren van de aanlevering van de stukken, de agenda op te stellen, de besluiten vast te leggen en samen met het MT te vertalen naar concrete afspraken;
• Overzicht hebben over en sturen op de jaarplanning besluitvorming door DT/MT.

De coördinator secretariaat zet zich in voor het goed functioneren van het (bestuurs)secretariaat bestaande uit 7 collega’s, zorgt voor overzicht en bewaart de rust. Het secretariaat verzorgt de secretariële ondersteuning van de burgemeester, de wethouders, de directie, de drie strategisch managers en verzorgt verder de kabinetszaken en de begeleiding van het besluitvormingsproces door het college. Een omvangrijk takenpakket;

wij zoeken dan ook een coördinator die zich bezighoudt met:

• Het bieden van directe begeleiding, ondersteuning en richting aan het secretariaatsteam;
• Het totaaloverzicht hebben en prioriteiten bewaken;
• Vanuit een goed overzicht op de werkprocessen en ieders rol daarin, zorgdragen aan het continu verbeteren van de werkprocessen.

Tot slot ben je ook achtervang voor de bestuurssecretaris die het besluitvormingsproces door het college begeleidt. Je wordt daarom ingewerkt op het bestuurlijk informatiesysteem (BIS) Qualigraf.

Functie eisen

Onze opdrachtgever heeft eisen en wensen geformuleerd. Aan alle eisen moet worden voldaan om in aanmerking te komen voor deze functie. Voor deze functie zijn de volgende eisen en wensen geformuleerd:

Eisen:

1. Aantoonbare werkervaring als bestuurssecretaris, directiesecretaris of management secretaris binnen een overheidsinstelling
2. Een afgeronde opleiding op minimaal hbo-bachelor niveau
3. Aantoonbaar beschikbaar op woensdagochtend tot 12:30 uur ivm MT-vergadering
4. In het kader van de wet DBA leent deze uitvraag zich helaas niet voor uitvoering door zzp’ers. Mocht je als zzp’er willen reageren, kan dat via ons middels een detacheringsconstructie.

Wensen:

1. Minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring als coördinerende/leidinggevende bij een (bestuurs-)secretariaat
2. Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring bij een gemeente
3. Minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring als bestuurssecretaris, directiesecretaris of management secretaris binnen een overheidsinstelling
4. Minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring met het begeleiden van het bestuurlijke besluitvormingsproces en met een bestuurlijk informatiesysteem (BIS)
5. noem het systeem in je CV
6. Uiterlijk beschikbaar per 20 april 2026 voor 32 uur per week
7. Aantoonbaar beschikbaar op maandag, woensdag (in ieder geval de ochtend ivm MT-vergadering) en donderdag

Competenties

• natuurlijk leider
• in staat een team uit te dagen om verder te groeien
• oog voor de wensen van het MT en B&W
• energie krijgen van een team in opbouw
• analytisch kunnen kijken om structurele oplossingen te vinden voor de bestaande uitdagingen

Inschrijven tot

Reageren op deze opdracht kan uitsluitend t/m 09-04-2026 om 12:00.

Gewenst aantal uren

32 uur per week.

Procedure en arbeidsvoorwaarden

Als intermediair staat FlexIntens voor het zorgvuldig bemiddelen van professionals binnen het publieke domein. Zo dragen we onder andere bij aan de invulling van opdrachten voor ministeries, uitvoeringsorganisaties, provincies, gemeenten en zorgorganisaties.

Zien we op basis van jouw ingestuurde CV een match, dan ziet de procedure er als volgt uit:

• Voorafgaand aan het voorstellen, maken we afspraken over het tarief, gericht op de specifieke opdracht.
• Kan een opdracht niet ingevuld worden als zelfstandig professional of gaat jouw voorkeur uit naar detachering (loondienst)? Onze dienstverlening voorziet ook daarin, waarbij we de beloningsstructuur van de opdrachtgever hanteren middels de inlenersbeloning.
• Na overeenstemming te hebben bereikt in de financiële voorwaarden, stellen wij jouw profiel op in het format voor de betreffende opdrachtgever. We vragen van jou een verduidelijk op de wijze van voldoen aan de gestelde eisen en wensen, om de match zo duidelijk mogelijk te maken. Ook een motivatiebrief om jouw drijfveren en toegevoegde waarde aan het licht te brengen, wordt gevraagd. Hierin treden wij op als sparringpartner.
• Wij verzorgen het voorstel en informeren je zo snel mogelijk over de voortgang hiervan.

NB: het beheersen van de Nederlandse taal is voor elke opdracht vereist.