Functioneel/ Technisch Specialist Zaaksysteem

Functie omschrijving

Voor de Gemeente Vlaardingen is FlexIntens op zoek naar een Functioneel/ Technisch Specialist Zaaksysteem voor 24 tot 36 uur per week.

Uitvoeringsvoorwaarde

Met het verstrekken van de opdracht aan de ondernemer die inschrijft op de onderhavige opdracht en voor gunning in aanmerking komt en de gemeente Vlaardingen mag géén arbeidsrelatie of dienstbetrekking tot stand komen. De inschrijver dient dit te waarborgen. Bij het inschrijven op de onderhavige opdracht moet in dit kader rekening worden gehouden dat de uitvoering van de werkzaamheden plaatsvindt onder direct leiding en toezicht van de gemeente Vlaardingen. Dit betekent dat niet wordt voldaan aan de criteria voor zelfstandigheid zoals vereist onder de Wet Deregulering Beoordeling Arbeidsrelaties (Wet DBA). Gemeente Vlaardingen merkt hierbij op dat aan de voornoemde uitvoeringsvoorwaarde niet wordt voldaan als de inschrijver een zzp’er is, ongeacht of dit een eenmanszaak of een bv is.

Werken voor Vlaardingen

Bij de gemeente Vlaardingen staan de ramen en deuren open. Samen met inwoners, ondernemers en organisaties in onze stad werken we aan de ontwikkeling van Vlaardingen. Onze werkomgeving verandert en onze organisatie verandert mee. Dat doen we professioneel, vanuit gelijkwaardigheid en met lef.

We zijn op zoek naar talenten om dit samen met ons verder vorm te geven. Eigen initiatief waarderen we, en we zien je het liefst zo veel mogelijk samen met Vlaardingers actief voor onze stad. We zijn allemaal verschillend, en daardoor vullen we elkaar aan. Samen werken we aan beloofde resultaten, met ruimte om te leren, én een gevoel van trots.

Opdracht

De gemeente Vlaardingen is op zoek naar een ervaren Functioneel/ Technisch Specialist Zaaksysteem die tijdelijk het team functioneel beheer komt versterken bij het beheren, optimaliseren en doorontwikkelen van het zaaksysteem. De specialist wordt ingezet binnen een team van twee ervaren functioneel beheerders en ondersteunt bij het oppakken en oplossen van meldingen en wijzigingsverzoeken vanuit de gebruikersorganisatie.

De werkzaamheden zijn divers en raken zowel de functionele als technische kant van het zaaksysteem. Daarbij gaat het onder meer om het aanpassen van autorisaties en rechten, het corrigeren en optimaliseren van zaaktypen en zaakprocessen, het geven van korte instructies en uitleg aan gebruikers en het analyseren van processen om bestaande inrichting te verbeteren of nieuwe zaaktypen efficiënt en compliant in te richten.

Van de professional wordt verwacht dat deze beschikt over aantoonbare ervaring met Zaaksysteem.nl van XXLLNC of een vergelijkbaar zaaksysteem en de gemeentelijke context van zaakgericht werken goed begrijpt. De specialist is in staat om processen te vertalen naar een stabiele, toekomstbestendige en gebruiksvriendelijke inrichting van het zaaksysteem, met oog voor relevante wet- en regelgeving zoals AVG, Archiefwet en Woo.

De opdracht richt zich op de volgende resultaatgebieden.

Inrichting en configuratie

Het inrichten en optimaliseren van zaaktypen, workflows en statussen, het configureren van formulieren, sjablonen en beslisregels en het inrichten van rollen en autorisaties binnen het zaaksysteem.

Testen en acceptatie

Het opstellen en uitvoeren van testscenario’s, zowel functioneel als in de keten, het begeleiden van gebruikersacceptatietesten en het signaleren en oplossen van bevindingen bij wijzigingen en releases.

Beheer en doorontwikkeling

Het functioneel beheren van het zaaksysteem, het analyseren van gebruikersvragen en incidenten, het doorvoeren van wijzigingen en optimalisaties en het adviseren over verbeteringen in processen en inrichting.

Ketenintegraties en data

Het ondersteunen bij en beheren van koppelingen met relevante voorzieningen en systemen, zoals bijvoorbeeld BRP, BAG, DSO, DigiD, eHerkenning en documentmanagementsystemen, en het bewaken van datakwaliteit en consistentie.

Governance en compliance

Het werken conform relevante wet- en regelgeving, bijdragen aan BIO- en ENSIA-compliance en het zorgvuldig documenteren van inrichting, processen en wijzigingen.

Functie eisen

Onze opdrachtgever heeft eisen en wensen geformuleerd. Aan alle eisen moet worden voldaan om in aanmerking te komen voor deze functie. Voor deze functie zijn de volgende eisen en wensen geformuleerd:

Eisen:

1. Aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal hbo bachelor niveau
2. De kandidaat stelt zich voor in een korte (persoonlijke) motivatie en waarom deze geschikt is voor deze opdracht. De motivatie dient geschreven te zijn door de kandidaat zelf
3. Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar alsFunctioneel/ Technisch Specialist Zaaksysteem binnen een gemeente
4. Aantoonbare werkervaring met zaaksysteem.nl van XXLLNC of een vergelijkbaar systeem
5. In het kader van de wet DBA leent deze uitvraag zich helaas niet voor uitvoering door zzp’ers. Mocht je als zzp’er willen reageren, kan dat via ons middels een detacheringsconstructie.

Wensen:

1. Aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal hbo bachelor niveau in de richting van ICT
2. Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 8 jaar als Functioneel/ Technisch Specialist Zaaksysteem binnen een gemeente
3. Aantoonbare werkervaring met koppelingen en integraties met landelijke voorzieningen en gemeentelijke applicaties, zoals BRP, BAG, DSO, DigiD, eHerkenning en documentmanagementsystemen
4. Aantoonbare werkervaring met de relevante wet en regelgeving en compliance zoals AVG, Archiefwet, Woo, BIO en ENSIA, en dit weet te vertalen naar inrichting en beheer
5. Aantoonbare werkervaring met hettesten, acceptatie en kwaliteitsborging, waaronder functionele testen, ketentesten en begeleiding van gebruikersacceptatietesten . De beoordeling vindt uitsluitend plaats op basis van aantoonbare informatie in het CV. Indien gevraagde ervaring of kennis niet expliciet is benoemd, worden hiervoor geen punten toegekend

Competenties

• Voor deze opdracht zoeken wij een professional die beschikt over de volgende competenties en kwaliteiten

Inschrijven tot

Reageren op deze opdracht kan uitsluitend t/m 07-04-2026 om 12:00.

Gewenst aantal uren

24 tot 36 uur per week.

Procedure en arbeidsvoorwaarden

Als intermediair staat FlexIntens voor het zorgvuldig bemiddelen van professionals binnen het publieke domein. Zo dragen we onder andere bij aan de invulling van opdrachten voor ministeries, uitvoeringsorganisaties, provincies, gemeenten en zorgorganisaties.

Zien we op basis van jouw ingestuurde CV een match, dan ziet de procedure er als volgt uit:

• Voorafgaand aan het voorstellen, maken we afspraken over het tarief, gericht op de specifieke opdracht.
• Kan een opdracht niet ingevuld worden als zelfstandig professional of gaat jouw voorkeur uit naar detachering (loondienst)? Onze dienstverlening voorziet ook daarin, waarbij we de beloningsstructuur van de opdrachtgever hanteren middels de inlenersbeloning.
• Na overeenstemming te hebben bereikt in de financiële voorwaarden, stellen wij jouw profiel op in het format voor de betreffende opdrachtgever. We vragen van jou een verduidelijk op de wijze van voldoen aan de gestelde eisen en wensen, om de match zo duidelijk mogelijk te maken. Ook een motivatiebrief om jouw drijfveren en toegevoegde waarde aan het licht te brengen, wordt gevraagd. Hierin treden wij op als sparringpartner.
• Wij verzorgen het voorstel en informeren je zo snel mogelijk over de voortgang hiervan.

NB: het beheersen van de Nederlandse taal is voor elke opdracht vereist.