Inkoopadviseur

Functie omschrijving

Voor de Gemeente Pijnacker-Nootdorp is FlexIntens op zoek naar een Inkoopadviseur voor 24 tot 36 uur per week.

De gemeente Pijnacker-Nootdorp is een groeigemeente, de komende jaren neemt het inwoneraantal toe van 55.000 naar 65.000. We werken de komende jaren aan grote projecten op het gebied van woningbouw, bedrijventerreinen, infrastructuur, voorzieningen, natuur en recreatie. Het ondernemersklimaat wordt gekenmerkt door innovatieve ondernemers die vooruitlopen op het gebied van warmtetransitie en duurzaamheid. Wonen in Pijnacker-Nootdorp is aantrekkelijk vanwege de goede voorzieningen en de prettige ligging in het groen met uitstekende verbindingen naar Den Haag en Rotterdam.

De ambtelijke organisatie bestaat uit circa 500 medewerkers. De organisatiecultuur kenmerkt zich door een informeel karakter, vertrouwen en veel ruimte voor eigen inbreng en ontwikkeling. Onze medewerkers voelen zich gewaardeerd en zijn trots op de organisatie waarvoor zij werken.

De functie van inkoopadviseur valt binnen het domein Bedrijfsvoering en Dienstverlening. BVD draagt zorg voor primaire dienstverlening aan de inwoners, en zorgt ervoor dat het bestuur, management en medewerkers van de gemeentelijke organisatie goed worden ondersteund en geadviseerd op het gebied van Financiën, Inkoop, Juridische Zaken en Personeel & Organisatie.

Je komt te werken in het cluster Inkoop en Contracten. In dat cluster zitten 4 inkoopadviseurs, twee inkoop- en contractbeheerders en 4 contractmanagers.

Met jouw specialistische kennis versterk je dit team tijdelijk, waarbij je een waardevolle bijdrage levert aan de ontwikkeling van de organisatie. De inzet is tijdelijk, resultaatgericht en gericht op een specifiek, hieronder nader omschreven eindproduct.

Opdracht

Vanwege de snelle groei van de gemeente, zijn er de komende twee jaar extra veel aanbestedingen gepland. Je bent direct inzetbaar om tijdelijk extra capaciteit te bieden door het uitvoeren van een aantal meervoudig onderhandse en Europese aanbestedingen.

Er wordt een hoge mate van flexibiliteit gevraagd, omdat feitelijke inzet gedurende de opdrachtduur kan variëren op basis van het aantal aanbestedingen. Deze worden geleidelijk aangemeld en opgestart, waardoor er niet op ieder moment sprake is van een volledige 36-urige werkweek aan nieuwe aanbestedingen. Wel is het mogelijk om reeds opgepakte procedures van de inkoopadviseurs (tijdelijk) over te dragen, zodat ruimte bij de vaste medewerkers wordt gecreëerd om bij te dragen aan andere verantwoordelijkheden van een inkoopadviseur. De kandidaat zal alleen op aanbestedingen ingezet worden.

Van de kandidaat wordt verwacht dat hij/zij voor 1 april één of twee dagen aanwezig kan zijn voor een overdracht, in verband met afwezigheid van enkele collega’s in de maanden april en mei.

De opdracht bestaat uit:

De opdracht betreft het zelfstandig en resultaatverantwoordelijk uitvoeren van afzonderlijke aanbestedingstrajecten binnen het publieke domein, conform de geldende aanbestedingswetgeving en interne compliance-eisen.

Per aanbestedingstraject wordt een afzonderlijk, afgebakend resultaat overeengekomen. Er is geen sprake van structurele inzet binnen de organisatie of vervulling van een formatieplaats.

De opdracht kan onder meer omvatten:

• Het opstellen van een inkoopstrategie;
• Het adviseren over de inkoopbehoefte;
• Het opstellen van aanbestedingsdocumentatie;
• Het zelfstandig plannen en begeleiden van het aanbestedingsproces;
• Het coördineren van beoordelingsmomenten;
• Het opstellen van gunnings- en afwijzingsbrieven;
• Het volledig en zelfstandig vastleggen van het inkoopdossier.

Indien een lopend aanbestedingstraject aanvullende capaciteit vereist, kan dit als afzonderlijke opdracht aan opdrachtnemer worden verstrekt. Dit betreft geen vervanging van een werknemer, maar een zelfstandige, tijdelijk afgebakende resultaatopdracht.

De gemeente werkt met het inkoopplatform van Mercell. Ervaring daarin is een pré. De toewijzing van afzonderlijke opdrachten geschiedt op basis van separate overeenstemming.

De inkoopadviseur kan gebruik maken van administratieve ondersteuning van twee ondersteuners.

Resultaat:

• Een volledig afgerond aanbestedingstraject;
• Correcte en complete dossiervorming;
• Oplevering binnen de overeengekomen termijn.

De opdrachtgever beoordeelt uitsluitend het opgeleverde resultaat en niet de wijze van uitvoering.

Randvoorwaarden:

• Opdrachtnemer voert de opdracht zelfstandig uit en bepaalt zelf de werkwijze, planning, inzet en organisatie van werkzaamheden.
• Er is geen sprake van hiërarchische aansturing, functioneringsgesprekken of integratie in de lijnorganisatie.
• Opdrachtnemer maakt geen onderdeel uit van de formatie en vervult geen structurele rol binnen het team.
• Deelname aan intern overleg vindt uitsluitend plaats voor zover noodzakelijk voor het realiseren van het overeengekomen resultaat.
• Opdrachtnemer kan zich, na voorafgaande melding, laten vervangen door een gelijkwaardig gekwalificeerde professional.
• Opdrachtnemer draagt zelf zorg voor beroepsaansprakelijkheid, eigen middelen en fiscale afdracht.
• Het gebruik van gemeentelijke formats, sjablonen of het inkoopplatform (zoals Mercell) betreft uitsluitend naleving van wettelijke en compliance-verplichtingen en impliceert geen gezagsverhouding.

Functie eisen

Onze opdrachtgever heeft eisen en wensen geformuleerd. Aan alle eisen moet worden voldaan om in aanmerking te komen voor deze functie. Voor deze functie zijn de volgende eisen en wensen geformuleerd:

Eisen:

1. Indien opdrachtnemer personeel ter beschikking stelt, staat opdrachtnemer in het handelsregister geregistreerd als bedrijf dat personeel ter beschikking stelt (conform Waadi)
2. Minimaal een afgeronde HBO-bachelor opleiding
3. Minimaal een afgeronde NEVI-1 opleiding
4. Uiterlijk per 1 mei 2026 beschikbaar
5. Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 6 jaar als Inkoopadviseur bij een overheidsorganisatie

Wensen:

1. Aantoonbare werkervaring met Mercell in de afgelopen 5 jaar, benoem waar dit is opgedaan
2. Aantoonbare werkervaring in de afgelopen 2 jaar met het zelfstandig begeleiden van minimaal 5 Europese aanbestedingen, duidelijk weergeven in het cv
3. Aantoonbare werkervaring met aanbestedingen op het gebied van Facilitaire zaken, duidelijk weergeven in het cv
4. Aantoonbare werkervaring met aanbestedingen op het gebied van Werken / Beheer Openbare Ruimte, duidelijk weergeven in het cv
5. Per 1 april 2026 flexibel beschikbaar voor 24 – 36 uur per week

Competenties

• Accuraat
• Analytisch
• Planmatig
• Daadkrachtig

Inschrijven tot

Reageren op deze opdracht kan uitsluitend t/m 04-03-2026 om 12:00.

Gewenst aantal uren

24 tot 36 uur per week.

Procedure en arbeidsvoorwaarden

Als intermediair staat FlexIntens voor het zorgvuldig bemiddelen van professionals binnen het publieke domein. Zo dragen we onder andere bij aan de invulling van opdrachten voor ministeries, uitvoeringsorganisaties, provincies, gemeenten en zorgorganisaties.

Zien we op basis van jouw ingestuurde CV een match, dan ziet de procedure er als volgt uit:

• Voorafgaand aan het voorstellen, maken we afspraken over het tarief, gericht op de specifieke opdracht.
• Kan een opdracht niet ingevuld worden als zelfstandig professional of gaat jouw voorkeur uit naar detachering (loondienst)? Onze dienstverlening voorziet ook daarin, waarbij we de beloningsstructuur van de opdrachtgever hanteren middels de inlenersbeloning.
• Na overeenstemming te hebben bereikt in de financiële voorwaarden, stellen wij jouw profiel op in het format voor de betreffende opdrachtgever. We vragen van jou een verduidelijk op de wijze van voldoen aan de gestelde eisen en wensen, om de match zo duidelijk mogelijk te maken. Ook een motivatiebrief om jouw drijfveren en toegevoegde waarde aan het licht te brengen, wordt gevraagd. Hierin treden wij op als sparringpartner.
• Wij verzorgen het voorstel en informeren je zo snel mogelijk over de voortgang hiervan.

NB: het beheersen van de Nederlandse taal is voor elke opdracht vereist.