Interim administrateur

Functie omschrijving

Voor de Gemeente West-Betuwe is FlexIntens op zoek naar een Interim administrateur voor 32 uur per week.

Deze opdracht betreft ondersteunende administratieve werkzaamheden, wordt uitgevoerd naar eigen inzichten en moet de volgende resultaten opleveren.

Planning & Control (P&C)
- Voorbereiden P&C-documenten: Documenten ter voorbereiding op P&C-producten (zoals de decemberwijziging en de jaarrekening) worden klaargezet in Lias. De bijbehorende taken worden toegewezen aan de betreffende medewerkers.
- Leveren inhoudelijke bijdrage jaarrekening: Er wordt een inhoudelijke bijdrage geleverd aan de jaarrekening, bestaande uit:
    - Analyse en rapportage van de indicatoren.
    - Opstellen van een overzicht betreffende de aanwending van de post Onvoorzien.
    - Opstellen van een overzicht van structurele toevoegingen en onttrekkingen aan de reserves.

Financiële Administratie
- Opstellen van begrotingswijzigingen: Concept-begrotingswijzigingen worden opgesteld en voorbereid voor verwerking.
- Verwerken van memoriaalboekingen: Alle noodzakelijke memoriaalboekingen worden aangemaakt en verwerkt in het financiële systeem.
- Verwerken van correctiefacturen: Correctiefacturen worden opgesteld en verwerkt om boekingen te rectificeren.
- Bijhouden register tijdelijke formatie: Er wordt een register bijgehouden van alle besluiten aangaande tijdelijke formatie, totdat het formele proces hiervoor is geïmplementeerd.

Controle & Afstemming
- Controleren en inlezen begrotingswijzigingen: De aangeleverde begrotingswijzigingen worden gecontroleerd op volledigheid, juistheid en de correctheid van de omschrijving, alvorens deze worden ingelezen in het financiële systeem.
- Controleren boekingen inhuur externen: Er wordt geverifieerd of de boekingen voor de inhuur van extern personeel in overeenstemming zijn met de goedgekeurde begrotingswijziging.
- Afstemming financiële systemen: Er wordt een periodieke aansluiting gemaakt en gecontroleerd tussen Key2Finance en het kassasysteem van de afdeling Publiekszaken.
- Controle op onjuiste boekingen: Er wordt proactief gecontroleerd op onjuiste boekingen. Deze controle wordt mede uitgevoerd op basis van een historische analyse van correcties uit voorgaande jaren.

De duur van de opdracht is naar verwachting 6 maanden met optie op verlenging.

Functie eisen

Onze opdrachtgever heeft eisen en wensen geformuleerd. Aan alle eisen moet worden voldaan om in aanmerking te komen voor deze functie. Voor deze functie zijn de volgende eisen en wensen geformuleerd:

Eisen:

1. eis: minimaal 5 jaar ervaring met financiële administratie in gemeentelijke organisatie:
2. eis: Minimaal 5 jaar ervaring met Key 2 Finance
3. eis: HBO denk en werkniveau
4. wens: aantoonbare kennis en ervaring met BBV en P&C documenten en producten
5. o De ervaringen die je meebrengt o Het enthousiasme, flexibiliteit en de prioritering die je kan stellen o Of je zelfstandig kan werken en een aanpakker bent

Wensen:

1. Deze opdracht betreft ondersteunende administratieve werkzaamheden, wordt uitgevoerd naar eigen inzichten en moet de volgende resultaten opleveren
2. Voorbereiden P&C-documenten: Documenten ter voorbereiding op P&C-producten (zoals de decemberwijziging en de jaarrekening) worden klaargezet in Lias. De bijbehorende taken worden toegewezen aan de betreffende medewerkers
3. Leveren inhoudelijke bijdrage jaarrekening: Er wordt een inhoudelijke bijdrage geleverd aan de jaarrekening, bestaande uit: Analyse en rapportage van de indicatoren. Opstellen van een overzicht betreffende de aanwending van de post Onvoorzien. Opstellen van een overzicht van structurele toevoegingen en onttrekkingen aan de reserves
4. Opstellen van begrotingswijzigingen: Concept-begrotingswijzigingen worden opgesteld en voorbereid voor verwerking
5. Verwerken van memoriaalboekingen: Alle noodzakelijke memoriaalboekingen worden aangemaakt en verwerkt in het financiële systeem
6. Verwerken van correctiefacturen: Correctiefacturen worden opgesteld en verwerkt om boekingen te rectificeren
7. Bijhouden register tijdelijke formatie: Er wordt een register bijgehouden van alle besluiten aangaande tijdelijke formatie, totdat het formele proces hiervoor is geïmplementeerd
8. Controleren en inlezen begrotingswijzigingen: De aangeleverde begrotingswijzigingen worden gecontroleerd op volledigheid, juistheid en de correctheid van de omschrijving, alvorens deze worden ingelezen in het financiële systeem
9. Controleren boekingen inhuur externen: Er wordt geverifieerd of de boekingen voor de inhuur van extern personeel in overeenstemming zijn met de goedgekeurde begrotingswijziging
10. Afstemming financiële systemen: Er wordt een periodieke aansluiting gemaakt en gecontroleerd tussen Key2Finance en het kassasysteem van de afdeling Publiekszaken
11. Controle op onjuiste boekingen: Er wordt proactief gecontroleerd op onjuiste boekingen. Deze controle wordt mede uitgevoerd op basis van een historische analyse van correcties uit voorgaande jaren
12. De duur van de opdracht is naar verwachting 6 maanden met optie op verlenging

Inschrijven tot

Reageren op deze opdracht kan uitsluitend t/m 13-10-2025 om 9:00.

Gewenst aantal uren

32 uur per week.

Procedure en arbeidsvoorwaarden

Als intermediair staat FlexIntens voor het zorgvuldig bemiddelen van professionals binnen het publieke domein. Zo dragen we onder andere bij aan de invulling van opdrachten voor ministeries, uitvoeringsorganisaties, provincies, gemeenten en zorgorganisaties.

Zien we op basis van jouw ingestuurde CV een match, dan ziet de procedure er als volgt uit:

• Voorafgaand aan het voorstellen, maken we afspraken over het tarief, gericht op de specifieke opdracht.
• Kan een opdracht niet ingevuld worden als zelfstandig professional of gaat jouw voorkeur uit naar detachering (loondienst)? Onze dienstverlening voorziet ook daarin, waarbij we de beloningsstructuur van de opdrachtgever hanteren middels de inlenersbeloning.
• Na overeenstemming te hebben bereikt in de financiële voorwaarden, stellen wij jouw profiel op in het format voor de betreffende opdrachtgever. We vragen van jou een verduidelijk op de wijze van voldoen aan de gestelde eisen en wensen, om de match zo duidelijk mogelijk te maken. Ook een motivatiebrief om jouw drijfveren en toegevoegde waarde aan het licht te brengen, wordt gevraagd. Hierin treden wij op als sparringpartner.
• Wij verzorgen het voorstel en informeren je zo snel mogelijk over de voortgang hiervan.

NB: het beheersen van de Nederlandse taal is voor elke opdracht vereist.