Kwaliteitsadviseur archief en informatiebeheer

Functie omschrijving

Voor de Provincie Utrecht is FlexIntens op zoek naar een Kwaliteitsadviseur archief en informatiebeheer voor 16 uur per week.

Utrecht is een provincie om trots op te zijn. Gevarieerd, bruisend en met een rijke historie. Met veel verschillende levensstijlen, culturen en persoonlijke voorkeuren. Onze regio is een topregio met een innovatieve kenniseconomie.

Het is onze opgave om de aantrekkelijkheid van onze provincie te vergroten en groei zo te faciliteren dat de kwaliteit van onze ruimte behouden blijft. Samen met inwoners, bedrijven, organisaties en andere overheden werken het provinciebestuur en medewerkers met enthousiasme en daadkracht aan een gezonde en duurzame leefomgeving. Wij willen dat iedereen in de provincie Utrecht fantastisch woont, werkt en leeft. Daarom zorgen wij voor een goede balans tussen groen en groei.

Opdracht Voor het team Informatievoorziening van het domein Bedrijfsvoering, Informatievoorziening en Organisatie zoekt de provincie Utrecht een:

Het is onze opgave om de aantrekkelijkheid van onze provincie te vergroten en groei zo te faciliteren dat de kwaliteit van onze ruimte behouden blijft. Samen met inwoners, bedrijven, organisaties en andere overheden werken het provinciebestuur en medewerkers met enthousiasme en daadkracht aan een gezonde en duurzame leefomgeving. Wij willen dat iedereen in de provincie Utrecht fantastisch woont, werkt en leeft. Daarom zorgen wij voor een goede balans tussen groen en groei.

Het domein Bedrijfsvoering, Informatie en Organisatie (BIO) verzorgt alle uitvoerende bedrijfsvoeringstaken van de organisatie, zodat onze collega’s zich kunnen concentreren op de realisatie van de primaire doelstellingen. Wij richten ons op een integrale bedrijfsvoering, die past in de huidige tijd. Wij blijven onze producten en diensten ontwikkelen en verbeteren. Zo leveren wij een optimale ondersteuning en een dienstverlening met toegevoegde waarde voor de (interne) klanten.

Het team Informatievoorziening (IV) van waaruit jij gaat opereren, verzorgt zowel concernbreed als organisatiespecifiek de informatievoorziening en ICT-dienstverlening. Samen streven we ernaar om de medewerkers van de provincie Utrecht te voorzien van betrouwbare ICT diensten en oplossingen.

De provincie Utrecht kent een decentraal beleid, waarbij het domein zelf hun eigen specifieke informatievoorzieningen beheren en door ontwikkelen. IV verzorgt alleen de generieke informatievoorzieningen en de specifieke informatievoorzieningen van het domein BIO. Essentiele aspecten hierbij zijn:

• Business informatiemanagement
• Procesanalyse en -ontwerp
• Business – en informatie analyse
• Architectuur
• Informatiebeveiliging & privacy
• Informatiebeheer en archivering
• Portfolio-, programma en projectmanagement
• Functioneel- en applicatiebeheer
• ICT infrastructuur en werkplekbeheer
• Data- en gegevensmanagement
• Innovatiemanagement

Informatiebeheer en archivering
Eén van de pijlers onder onze ambitie is een goede informatiebeheer en archivering. Informatiebeheer is voor ons binnen het kader van duurzame toegankelijkheid de inrichting en uitvoering van het opslaan, het bewaren en beheren, het ontsluiten of (actief) leveren, en waar nodig, het overdragen, verplaatsen, verwijderen of vernietigen van informatie. Dossiervorming en archivering vinden momenteel plaats in onder meer Teams (dms) en Corsa (afgesloten dossiers). Het proces en de kwaliteit van dossiervorming en archivering behoeft verbetering.

Wat ga je doen
Als kwaliteitsadviseur informatiebeheer ben je onderdeel van het cluster informatiebeheer en archivering en lever je een bijdrage aan de optimalisatie van dossiervorming en archivering. Je bewaakt dat de informatie van de provincie Utrecht op de juiste wijze in het document management- en archiefsysteem wordt opgeslagen en beheerd.

Je richt je hierbij op de volgende werkzaamheden:

• Kwaliteitstoetsen informatiebeheer o.a. op dossiers in DMS
• Begeleiden van de business bij maatregelen zoals gesteld in het kader van duurzaam toegankelijk archiveren
• Beoordelen van de kwaliteit en beschikbaarheid van provinciale archiefsystemen en adviseren over mogelijke verbeteringen.
• Het bevorderen van een klimaat om de gebruikersorganisatie op het gewenste kennisniveau te brengen tav duurzaam toegankelijke archivering.
• Het uitvoeren van werkzaamheden zoals omschreven in het Handboek Informatiebeheer
• Zorgen dat project- en opgaveteams op de juiste wijze uitvoering geven aan informatiebeheer
• Doorontwikkeling van het Kwaliteitssysteem Informatiebeheer
• Ontwikkelt en onderhoudt beleid, kaders en richtlijnen voor informatiebeheer.

Toevoeging
Voor het uitoefenen van de opdracht wordt vanuit de provincie Utrecht verwacht dat de opdrachtnemer haar eigen (ICT) middelen inzet. Indien gedurende de opdracht blijkt dat er extra bedrijfsmiddelen nodig zijn om het product of dienst te kunnen leveren/verlenen, dan zal opdrachtnemer deze zelf bekostigen.

Functie eisen

Onze opdrachtgever heeft eisen en wensen geformuleerd. Aan alle eisen moet worden voldaan om in aanmerking te komen voor deze functie. Voor deze functie zijn de volgende eisen en wensen geformuleerd:

Eisen:

1. Aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal hbo bachelor niveau
2. Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring met (digitale) archivering bij een overheidsorganisatie
3. Aantoonbare werkervaring met de Archiefwet, Wet Open Overheid en andere informatiewetten. Benoem duidelijk in het CV waar deze werkervaring
4. Aantoonbare werkervaring met methoden en technieken op het gebied van informatiebeheer en archivering
5. In het kader van de wet DBA leent deze uitvraag zich helaas niet voor uitvoering door zzp’ers. Mocht je als zzp’er willen reageren, kan dat via ons middels een detacheringsconstructie.

Wensen:

1. Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring met (digitale) archivering bij een overheidsorganisatie
2. Aantoonbare werkervaring met het geven van trainingen over archiefwet, Wet Open Overheid en andere informatiewetten
3. Aantoonbare werkervaring met het opzetten, implementeren, borgen en van kwaliteitssystemen ten behoeve van toetsing en adoptie door business van taken op het gebied van informatiebeheer. Geef hiervan een duidelijk voorbeeld in het CV

Competenties

• Je hebt een proactieve werkhouding
• Je bent kwaliteits- en resultaatgericht
• Je weet jouw omgeving te enthousiasmeren en je kunt onze gebruikers “meenemen”
• Je zoekt de verbinding met de gebruikers, de leveranciers en je collega’
• Omgevingssensitief, resultaatgericht zonder het proces en het uiteenlopende volwassenheidsniveaus van de organisatie uit het oog te verliezen: Slagvaardige en waar nodig geduldige bruggenbouwer die tegen een stootje kan

Inschrijven tot

Reageren op deze opdracht kan uitsluitend t/m 29-10-2025 om 12:00.

Gewenst aantal uren

16 uur per week.

Procedure en arbeidsvoorwaarden

Als intermediair staat FlexIntens voor het zorgvuldig bemiddelen van professionals binnen het publieke domein. Zo dragen we onder andere bij aan de invulling van opdrachten voor ministeries, uitvoeringsorganisaties, provincies, gemeenten en zorgorganisaties.

Zien we op basis van jouw ingestuurde CV een match, dan ziet de procedure er als volgt uit:

• Voorafgaand aan het voorstellen, maken we afspraken over het tarief, gericht op de specifieke opdracht.
• Kan een opdracht niet ingevuld worden als zelfstandig professional of gaat jouw voorkeur uit naar detachering (loondienst)? Onze dienstverlening voorziet ook daarin, waarbij we de beloningsstructuur van de opdrachtgever hanteren middels de inlenersbeloning.
• Na overeenstemming te hebben bereikt in de financiële voorwaarden, stellen wij jouw profiel op in het format voor de betreffende opdrachtgever. We vragen van jou een verduidelijk op de wijze van voldoen aan de gestelde eisen en wensen, om de match zo duidelijk mogelijk te maken. Ook een motivatiebrief om jouw drijfveren en toegevoegde waarde aan het licht te brengen, wordt gevraagd. Hierin treden wij op als sparringpartner.
• Wij verzorgen het voorstel en informeren je zo snel mogelijk over de voortgang hiervan.

NB: het beheersen van de Nederlandse taal is voor elke opdracht vereist.