Kwartiermaker Regio Zwolle Bureau

Functie omschrijving

Voor de Gemeente Zwolle is FlexIntens op zoek naar een Kwartiermaker Regio Zwolle Bureau voor 32 tot 36 uur per week.

In Zwolle geloven we dat het leven beter wordt als we samenwerken met inwoners, ondernemers en partners in de stad. En dat blijkt te werken, want Zwolle scoort hoog op ‘kwaliteit van leven’. Inwoners hebben een groot hart voor de stad, houden van het groen, werken, ondernemen met plezier en voelen zich veilig. We kijken uit naar een toekomst met meer dan 160.000 inwoners. Het is onze missie om onze brede welvaart te behouden en te versterken. Dit doen we door unieke talenten samen te brengen en onze passie voor de stad en haar inwoners te delen.

In Zwolle kun je jezelf ontwikkelen, je interesses en vaardigheden verkennen en de vrijheid ervaren om te doen wat je leuk vindt en waar je goed in bent.We zijn een organisatie, waar we elkaar waarderen, accepteren en respecteren om wie we zijn. Diversiteit verrijkt onze organisatie en zorgt voor een kleurrijk Zwolle, waar iedereen zich thuis voelt.

Opdracht

Regio Zwolle is in de afgelopen jaren gegroeid en heeft zich sterk ontwikkeld en daarmee ook het Regio Zwolle Bureau. In deze periode heeft de gemeente Zwolle zich opgesteld als gastheer gemeente en penvoerder van Regio Zwolle. Inmiddels is het Regio Zwolle Bureau wat betreft groei meer gestabiliseerd en hebben een aantal veranderingen plaatsgevonden:

• Door de gemeente Zwolle is onderzoek gedaan naar de soliditeit van governance en administratie van Regio Zwolle.
• Op basis van het onderzoek is halverwege 2025 een besluit genomen over een betere inbedding van Regio Zwolle Bureau in de Zwolse organisatie. In dit besluit zijn de volgende inrichtingskeuzes gemaakt:
  • 1. Regio Zwolle als samenwerkingsverband bij de gastheer een eigenstandige plek krijgt als onderdeel van de Zwolse administratie en Planning & Control producten;
  • 2. Het Regio Zwolle Bureau als ‘regieafdeling’ van de gemeente Zwolle op een passende wijze ondersteund wordt door de Zwolse bedrijfsuitvoeringsfuncties en;
  • 3. Netwerkbureau Regio Zwolle stelt de gemeente Zwolle op een passende wijze in staat om de risico's te beheersen die gepaard gaan met de rol van gastheer. In het bijzonder wat betreft financiële rechtmatigheid en werkgeverschap.

Bovenstaand besluit is nog niet volledig geïmplementeerd. Het heeft impact op hoe het Regio Zwolle Bureau zich op dit moment heeft georganiseerd en het vraagt ook inzet van de gemeente Zwolle.

• Het Regio Zwolle Bureau heeft meer medewerkers vast in dienst genomen i.p.v. alleen externe inhuur.
• Eind 2025 is de nieuwe secretaris-directeur Regio Zwolle gestart.

Door de groei van de opgaven van Regio Zwolle en daarmee het Regio Zwolle Bureau is de behoefte gegroeid om te werken aan een juiste balans tussen continuïteit, de basis op orde en wendbaar blijven als samenwerkingsorganisatie (intern en extern).

Continuïteit en basis op orde

Om continuïteit te borgen in het bureau vraagt dit om de basis op orde te hebben m.b.t. organisatie-/overlegstructuur, financiële inrichting, verbinding met de gemeente Zwolle (o.a. vanwege besluit formeel regieafdeling, financiën, huisvesting), mandatering, en rolduidelijkheid in het Regio Zwolle Bureau. Dit geldt ook voor de samenwerking met onze partners.

Wendbaarheid

Het Regio Zwolle Bureau ondersteunt de regionale partners (gemeenten, provincies, werkgevers, onderwijs, waterschappen). De landelijke en regionale ontwikkelingen kunnen impact hebben op de opgaves van Regio Zwolle. Het Regio Zwolle Bureau wordt deels gefinancierd met structurele middelen (o.a. rijksbijdragen), maar de opgaves van de regio worden ook gefinancierd met tijdelijke middelen (o.a. een bijdrage van alle regionale partners en subsidies). Het is van belang dat de Regio wendbaar moet blijven en kan inspelen op opgaven die zich voordoen; gezien de faciliterende rol van het Regio Zwolle Bureau moeten zij continu meebewegen.

De Kwartiermaker helpt bij het realiseren van een juiste balans tussen continuïteit, de basis op orde en wendbaarheid van het Regio Zwolle Bureau (intern en extern). De opdracht zal bestaan uit onderzoek naar een passende bedrijfsvoering, het opleveren van een ontwerp voor de inrichting van het Regio Zwolle Bureau, het (op onderdelen) implementeren van het ontwerp en deels het oppakken van uitvoerend werk.

Wat is de opdracht?

Je werkt in opdracht van de secretaris-directeur van Regio Zwolle en werkt in afstemming met collega’s vanuit het Regio Zwolle Bureau, maar zorgt ook voor afstemming met de organisatieadviseur, financiën en business control van de gemeente Zwolle.

De opdracht zal bestaan uit onderzoek, het opleveren van een ontwerp, het (op onderdelen) implementeren van het ontwerp en deels het oppakken van uitvoerend werk.

Ontwerp

Na de periode van onderzoek en onderdompelen in het Regio Zwolle Bureau, verwachten we een ontwerp dat oplossing biedt voor:

• duidelijke organisatie-inrichting van het Regio Zwolle Bureau voor zowel intern en extern;
• een organisatie-inrichting van het Regio Zwolle Bureau dat zorgt voor een basis op orde voor bijvoorbeeld: financiën, inkoop, opleiding en ontwikkeling, personele inzet (o.a. externe inhuur) en kwaliteitsmanagement, maar ook de wendbaarheid blijft behouden;
• rolduidelijkheid en de verhoudingen tot elkaar in Regio Zwolle Bureau, maar ook extern bij de samenwerkingspartners;
• de secretaris-directeur Regio Zwolle is de enige hiërarchisch leidinggevende van het Regio Zwolle Bureau en heeft als enige mandaat m.b.t. ondertekenen van overeenkomsten etc. De secretaris-directeur moet op de korte en lange termijn zijn externe rol in Regio Zwolle kunnen vervullen;
• managementstructuur voor Regio Zwolle, waarbij de secretaris-directeur zich kan richten op diens rol en verantwoordelijkheid ten aanzien van eindverantwoordelijkheid organisatie, strategie en externe rol richting regionale partners;
• een verduidelijking van de verbinding met de gemeente Zwolle en wanneer deze verbinding expliciet niet mogelijk/haalbaar/gewenst is.

Implementatie ontwerp

Op basis van het ontwerp wordt geïnventariseerd welke vervolgstappen uitgevoerd moeten worden, om de implementatie mogelijk te maken. Dit gaat in afstemming met de secretaris-directeur van Regio Zwolle en de organisatieadviseur van de gemeente Zwolle. Onderdeel van de opdracht is het (op onderdelen) implementeren van het ontwerp.

Uitvoerend werk

Om de secretaris-directeur en programmamanagers van Regio Zwolle op korte termijn te ontlasten, wordt verwacht om voor een deel uitvoerend werk ook op te pakken. Dit bestaat in ieder geval uit:

• Implementeren van het besluit dat Regio Zwolle een regieafdeling is van de gemeente Zwolle.
  • Verbinding zoeken, organiseren en implementeren met de gemeente Zwolle op gebied van overheaddiensten.
  • Expliciet maken wanneer Regio Zwolle afwijkt van werkwijze gemeente Zwolle en waarom. Indien nodig proces m.b.t. besluitvorming doorlopen.
• Financieel management (basis op orde)
  • Voortgangsrapportages en verantwoording
  • Regiobegroting (financiële paragraaf)
  • Meerjarige begroting en financiële strategie (met het netwerk, dus naar buiten toe)
  • Financiële afspraken met partners
• Kwaliteitsmanagement
  • Voortgangsrapportages
  • Optimaliseren van PDCA-cyclus

Het is mogelijk dat uit het ontwerp een structurele rol komt die (mogelijk) ingevuld kan worden door de persoon die deze opdracht vervult.

Functie eisen

Onze opdrachtgever heeft eisen en wensen geformuleerd. Aan alle eisen moet worden voldaan om in aanmerking te komen voor deze functie. Voor deze functie zijn de volgende eisen en wensen geformuleerd:

Eisen:

1. Minimaal twee jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen vijf jaar m.b.t. onderzoek en maken van een ontwerp voor een organisatie-inrichting,dit is toegelicht met concrete voorbeelden in de werkervaring
2. Aantoonbare werkervaring in de afgelopen 6 jaar methet ontwerpen of opzetten van een organisatie-inrichting en het implementeren daarvan
3. Aantoonbare werkervaring in de afgelopen 6 jaarwaarbij sprake was een financieel gerelateerde opdracht, de inhoud van de opdracht is uitgewerkt met concrete voorbeelden
4. Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 10 jaar als kwartiermaker, programmamanager of projectmanager bij een overheidsinstelling

Wensen:

1. Minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar binnen een netwerk-organisatie of samenwerkingsverband
2. Aantoonbare werkervaring methet ontwerpen of opzetten van een organisatie-inrichting en het implementeren bij een gemeente
3. De kandidaat stelt zich voor in een korte (persoonlijke) motivatie en waarom door de ervaring en competenties de kandidaat geschikt is voor deze opdracht. De motivatie dient geschreven te zijn door de kandidaat zelf
4. Aantoonbare werkervaring met het optimaliseren van een PDCA cyclus bij een gemeente
5. Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaringmet het ontwerpen of opzetten van een organisatie-inrichting en het implementeren daarvan bij een overheidsinstelling

Competenties

• Analytisch vermogen
• Beschikt over sterk ontwikkelde analytische vaardigheden. Kan complexe vraagstukken snel doorgronden, onderscheid maken tussen hoofd- en bijzaken en onderliggende patronen, risico’s en kansen scherp identificeren. Op basis van beleid, organisatiedynamiek en inhoudelijke expertise met elkaar te verbinden en komt tot weloverwogen, onderbouwde conclusies
• In staat om te schakelen tussen; onderzoek en advies, met vertaling naar de praktijk. Kan zowel adviseren als richting geven, afhankelijk van wat de situatie vraagt. Is in staat om strategische adviezen om te zetten naar praktische, uitvoerbare stappen en het Regio Zwolle Bureau hierin mee te nemen
• Leiderschap, daadkracht en probleemoplossend vermogen
• Toont leiderschap in het oplossen van problemen. Kan complexe problemen ontleden, alternatieven afwegen en duurzame oplossingen realiseren. Neemt verantwoordelijkheid, stemt af, maar durft besluiten te nemen en houdt tegelijkertijd oog voor kwaliteit in het Regio Zwolle Bureau
• Samenwerken, verbinden en intern netwerken
• Bouwt actief aan relaties binnen het Regio Zwolle Bureau en de gemeente Zwolle en weet deze twee op bepaalde onderwerpen effectief met elkaar te verbinden. Signaleert waar samenwerking versterkt kan worden en treedt hierbij op als katalysator. Is vaardig in het creëren van draagvlak en het bij elkaar brengen van verschillende belangen
• Structuur aanbrengen
• Creëert overzicht in complexe processen, maakt werkbaar gestructureerde plannen en borgt duidelijke afspraken en voortgang
• Organisatiekundig & organisatiesensitief
• Begrijpt bestuurlijke en ambtelijke verhoudingen en is gevoelig voor politieke en maatschappelijke signalen. Weet daarbij de vertaling te maken wat dit betekent voor Regio Zwolle en het Regio Zwolle Bureau
• Financeel onderlegd
• Beschikt over een solide financiële basis en kan begrotingen, businesscases, scenario's en financiële rapportages goed interpreteren en benutten

Inschrijven tot

Reageren op deze opdracht kan uitsluitend t/m 16-04-2026 om 12:00.

Gewenst aantal uren

32 tot 36 uur per week.

Procedure en arbeidsvoorwaarden

Als intermediair staat FlexIntens voor het zorgvuldig bemiddelen van professionals binnen het publieke domein. Zo dragen we onder andere bij aan de invulling van opdrachten voor ministeries, uitvoeringsorganisaties, provincies, gemeenten en zorgorganisaties.

Zien we op basis van jouw ingestuurde CV een match, dan ziet de procedure er als volgt uit:

• Voorafgaand aan het voorstellen, maken we afspraken over het tarief, gericht op de specifieke opdracht.
• Kan een opdracht niet ingevuld worden als zelfstandig professional of gaat jouw voorkeur uit naar detachering (loondienst)? Onze dienstverlening voorziet ook daarin, waarbij we de beloningsstructuur van de opdrachtgever hanteren middels de inlenersbeloning.
• Na overeenstemming te hebben bereikt in de financiële voorwaarden, stellen wij jouw profiel op in het format voor de betreffende opdrachtgever. We vragen van jou een verduidelijk op de wijze van voldoen aan de gestelde eisen en wensen, om de match zo duidelijk mogelijk te maken. Ook een motivatiebrief om jouw drijfveren en toegevoegde waarde aan het licht te brengen, wordt gevraagd. Hierin treden wij op als sparringpartner.
• Wij verzorgen het voorstel en informeren je zo snel mogelijk over de voortgang hiervan.

NB: het beheersen van de Nederlandse taal is voor elke opdracht vereist.