Kwartiermaker Salarisadministratie

Functie omschrijving

Voor Hoogheemraadschap van Delfland is FlexIntens op zoek naar een Kwartiermaker Salarisadministratie voor 24-32 uur per week.

Delfland

In een van de meest laaggelegen en – met 1,2 miljoen inwoners en 40.000 bedrijven op 41.000 hectare – meest dichtbebouwde delen van de Randstad zorgt Delfland voor droge voeten en schoon en gezond water. Wij werken met inwoners en bedrijven aan een klimaatbestendige en prettige leefomgeving. In de afgelopen jaren heeft Delfland flinke stappen gemaakt in het voorkomen van wateroverlast, het groener maken van de leefomgeving in en om het water en het verbeteren van de waterkwaliteit.

Nederland is gevormd door water en menskracht. Door de eeuwen heen is ons land zo aangepast, dat het bestand is tegen de grillen van het water. Dijken aanleggen gebeurde in gezamenlijkheid en werd gekenmerkt door consultatie, consensus en compromis met gebiedspartners en bewoners. Delfland benut deze historische kracht optimaal bij het uitoefenen van zijn zorg voor de bewoonbaarheid van het land en de bescherming en verbetering van het leefmilieu. Daartoe staat het waterschap midden in de maatschappij en blijft het zoeken naar een optimaal maatschappelijk effect.

Omschrijving werkzaamheden

Het Hoogheemraadschap van Delfland is op zoek naar een Kwartiermaker Salarisadministratie. In deze rol fungeer je als de verbindende schakel tussen de externe salarisdienstverlener en de P&O-afdeling van Delfland. Je organiseert en versterkt de samenwerking en zorgt voor heldere afspraken en werkprocessen.

Als kwartiermaker borg je de kwaliteit, continuïteit en beheersing van alle onderdelen van de salarisadministratie die, na outsourcing, binnen de eigen organisatie zijn achtergebleven. Daarnaast voer je regie richting de externe leverancier, die verantwoordelijk is voor de uitvoering van de salarisadministratie. Jij ziet toe op de naleving van gemaakte afspraken, de kwaliteit van de dienstverlening en een goed ingerichte controle- en verantwoordingsstructuur.

Ook heb je een belangrijke adviserende rol. Je brengt in kaart hoe de interne regietaken en controles structureel en toekomstbestendig ingericht moeten worden en adviseert over de duurzame invulling van deze werkzaamheden binnen de organisatie.

Het Hoogheemraadschap van Delfland (HHD) gaat de salarisadministratie outsourcen, de verwachting is dat de aanbesteding eind juni 2026 is afgerond. Een aantal taken en controles op de externe dienstverlening blijft intern belegd.

De regie op kwaliteit dienstverlening en contract afspraken blijft ook intern belegd. Voor continuïteit in bezetting en dienstverlening wordt er samen gewerkt met het Hoogheemraadschap van Schieland en de Krimpenerwaard (HHSK). Bij kortstondige ziekte en verlof vindt onderlinge vervanging plaats met diegene die bij HHSK deze functie invult.

Taken en verantwoordelijkheden

1. Regie op kwaliteit van dienstverlening
   • Monitoren van SLA’s en KPI’s conform contractafspraken
   • Beoordelen van periodieke rapportages van de outsourcingspartij
   • Signaleren van afwijkingen, risico’s en structurele knelpunten
   • Initiëren en opvolgen van verbetermaatregelen
   • Voeren en vastleggen van evaluatiegesprekken met leverancier
   • Toetsen uitvoering aan salarishandboek en vastgestelde werkwijzen
2. Inrichting en beheer interne processen
   • Inrichten van alle resterende interne salarisprocessen
   • Opstellen en vastleggen van werkafspraken tussen:
     • Salarisadministratie (SA)
     • Personeelsadministratie (PA)
     • Functioneel Beheer (FB)
   • Borgen van het 4ogenprincipe in kritische processen
   • Vertalen van wet en regelgeving naar uitvoeringsprocessen (in afstemming met interne specialisten)
   • Opstellen, beheren en actualiseren van werkinstructies
   • Actueel houden van het handboek salarisadministratie
3. Contract en financieel beheer
   • Beheren van contracten met outsourcingspartij en Visma Youforce
   • Toetsen en accorderen van meerwerk
   • Bewaken van budgetten en controleren van facturen
   • Voorbereiden en organiseren van periodieke contract en SLA evaluaties
4. Operationele controle en verantwoording
   • Controleren van salarisuitbetalingen en mutatieregisters
   • Uitvoeren van steekproeven op complexe mutaties
   • Analyseren van betaalfouten en oorzaken
   • Uitvoeren van salaris gerelateerde werkzaamheden die niet zijn uitbesteed
   • Coördineren van rapportages ten behoeve van:
     • Planning & Control
     • Jaarrekening
     • Interne en externe audits
5. Verbindende en regisserende rol
   • Eerste aanspreekpunt voor outsourcingspartij en Visma Youforce
   • Organiseren en voorzitten van werkoverleggen SA/PA/FB
   • Afstemming met Financiën/Control (HHD) en SPIN (HHSK)
   • Tijdig escaleren van kritieke issues naar opdrachtgever

Functie eisen

Onze opdrachtgever heeft eisen en wensen geformuleerd. Aan alle eisen moet worden voldaan om in aanmerking te komen voor deze functie. Voor deze functie zijn de volgende eisen en wensen geformuleerd:

Eisen:

1. Minimaal afgeronde HBO-opleiding
2. Afgeronde PDL diploma en VPS-diploma
3. Minimaal 5 jaar aantoonbare ervaring met salaris en HRadviesprocessen binnen een overheids- of vergelijkbare organisatie
4. Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring met Visma Youforce / RAET en bijbehorende ketenprocessen in de afgelopen10 jaar
5. Minimaal 1 jaar werkervaring met regievoering tussen HR, Financiën, Functioneel Beheer en externe leveranciers
6. Kandidaat beschikt minimaal over Lean Six Sigma Green Belt of vergelijkbaar
7. De kandidaat betreft geen ZZP’er

Wensen:

1. Minimaal 1 jaar en bij voorkeur meer dan 5 jaar aantoonbare kennis of werkervaring met CAO waterschappen, Gemeenten, Rijk of provincie
2. Kandidaat of leverancier is geregistreerd bij het NIPRA of vergelijkbaar
3. Minimaal 1 jaar en bij voorkeur 3 jaar aantoonbare werkervaring met contractmanagement

Competenties

• Klantgerichtheid
• Organiserend vermogen
• Samenwerkingsvermogen
• Oplossingsgerichtheid

Inschrijven tot

Reageren op deze opdracht kan uitsluitend t/m 30-04-2026 tot 08:00 uur.

Gewenst aantal uren

24-32 uur per week.

Procedure en arbeidsvoorwaarden

Als intermediair staat FlexIntens voor het zorgvuldig bemiddelen van professionals binnen het publieke domein. Zo dragen we onder andere bij aan de invulling van opdrachten voor ministeries, uitvoeringsorganisaties, provincies, gemeenten en zorgorganisaties.

Zien we op basis van jouw ingestuurde CV een match, dan ziet de procedure er als volgt uit:

• Voorafgaand aan het voorstellen, maken we afspraken over het tarief, gericht op de specifieke opdracht.
• Kan een opdracht niet ingevuld worden als zelfstandig professional of gaat jouw voorkeur uit naar detachering (loondienst)? Onze dienstverlening voorziet ook daarin, waarbij we de beloningsstructuur van de opdrachtgever hanteren middels de inlenersbeloning.
• Na overeenstemming te hebben bereikt in de financiële voorwaarden, stellen wij jouw profiel op in het format voor de betreffende opdrachtgever. We vragen van jou een verduidelijk op de wijze van voldoen aan de gestelde eisen en wensen, om de match zo duidelijk mogelijk te maken. Ook een motivatiebrief om jouw drijfveren en toegevoegde waarde aan het licht te brengen, wordt gevraagd. Hierin treden wij op als sparringpartner.
• Wij verzorgen het voorstel en informeren je zo snel mogelijk over de voortgang hiervan.

NB: voor elke opdracht is het beheersen van de Nederlandse taal verplicht.