Management/Office-assistent

Functie omschrijving

Voor Tilburg University is FlexIntens op zoek naar een Management/Office-assistent voor 32-40 uur per week.

Opdrachtgever: divisie Facility Services

De divisie Facility Services levert facilitaire- en vastgoed diensten, advies, beleid en services aan het College van Bestuur, medewerkers, studenten en gasten van Tilburg University. De belangrijkste taken van de divisie zijn vastgoedbeheer, campusontwikkeling, het aanbieden van sportvoorzieningen, inkoop & contractmanagement, evenementondersteuning, managementondersteuning, post & documentmanagement en het regisseren van schoonmaak, catering en beveiligingsdiensten. Kortom, het zo aantrekkelijk mogelijk maken van studeren, werken en verblijven op de campus.

Binnen FS valt de opdracht onder de afdeling University Services & Schools Management Support (US&S MS). US&S MS coördineert de managementondersteuning op de universiteit door het leveren van ondersteuning op het gebied van opleiding, kennisdeling, uniformering en HR-zaken. Dit doen we door het aanbieden van opleidingen en workshops, het organiseren van bijeenkomsten voor kennisdeling en door te werken aan uniformering van processen en procedures. Hiërarchisch maken al deze medewerkers deel uit van US&S MS, maar functioneel worden ze aangestuurd door de leidinggevende voor wie ze werken.

Opdracht- en functieomschrijving

Binnen onderhavige DAS-aanvraag zoeken we naar een Management/Office-assistent voor het Secretariaat van de Tilburg Law School (TLS) – Departement Public Law & Governance (PLG). In verband met diverse wijzigingen, onderbezetting en uitval door ziekte is TLS-PLG op zeer korte termijn zoek naar tijdelijke vervanging.

Werkzaamheden

• Diverse algemene secretariële werkzaamheden zoals telefoonbeantwoording, beheer van mail, archiveren, bestellen kantoor en ICT-artikelen, catering, etc.;
• Diverse algemene facilitaire werkzaamheden zoals uitruimen vaatwasser, maken van plattegronden en naamkaartjes, werkplekken op orde houden, postvakjes bijhouden;
• Beantwoorden van allerhande vragen en verzoeken van medewerkers ter ondersteuning van de onderzoek en onderwijswerkzaamheden;
• Zorgdragen voor de in/uitdiensttreding van collega’s. Voorkomende taken hierbij zijn: werkplek gereed maken, laptop bestellen, welkomstpakket regelen, sleutels aanvragen, etc.;
• Regelen van reis en verblijf voor dienstreizen;
• Het controleren, verwerken en betaalbaar stellen van facturen en bijhouden van financiële overzichten;
• Organiseren van allerlei activiteiten van de afdeling en bijdragen aan activiteiten voor personeelswelzijn;
• Ondersteunen van diverse (interne) bijeenkomsten/evenementen via zaalreserveringen, boeken van de catering, verzorgen van de presentjes en ontvangst bij de bijeenkomst.

Functie eisen

Onze opdrachtgever heeft eisen en wensen geformuleerd. Aan alle eisen moet worden voldaan om in aanmerking te komen voor deze functie. Voor deze functie zijn de volgende eisen en wensen geformuleerd:

Eisen:

1. Kandidaat beschikt over minimaal HBO werk- en denkniveau
2. Kandidaat beschikt over minimaal 5 jaar relevante werkervaring
3. Kandidaat is uiterlijk 26 januari 2026 beschikbaar
4. Kandidaat is minimaal 32 uur per week beschikbaar
5. Kandidaat is minimaal 4 dagen per week op de campus van Tilburg University aanwezig
6. Kandidaat beschikt over aantoonbare kennis en ervaring met MS365
7. Kandidaat is servicegericht, accuraat en beschikt over goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheden in Nederlands en Engels

Wensen:

1. Bij voorkeur beschikbaar voor 40 uur per week
2. Minimaal 5 jaar en bij voorkeur meer dan 7 jaar relevante werkervaring
3. Aantoonbare ervaring met soortgelijke werkzaamheden bij een (semi) overheid
4. Aantoonbare ervaring met soortgelijke werkzaamheden bij een onderwijsinstelling

Competenties

• Oplossingsgericht
• Organisatiesensitief
• Zelfstandig werken
• Communicatief vaardig

Inschrijven tot

Reageren op deze opdracht kan uitsluitend t/m 07-01-2026 tot 08:00 uur.

Gewenst aantal uren

32-40 uur per week.

Procedure en arbeidsvoorwaarden

Als intermediair staat FlexIntens voor het zorgvuldig bemiddelen van professionals binnen het publieke domein. Zo dragen we onder andere bij aan de invulling van opdrachten voor ministeries, uitvoeringsorganisaties, provincies, gemeenten en zorgorganisaties.

Zien we op basis van jouw ingestuurde CV een match, dan ziet de procedure er als volgt uit:

• Voorafgaand aan het voorstellen, maken we afspraken over het tarief, gericht op de specifieke opdracht.
• Kan een opdracht niet ingevuld worden als zelfstandig professional of gaat jouw voorkeur uit naar detachering (loondienst)? Onze dienstverlening voorziet ook daarin, waarbij we de beloningsstructuur van de opdrachtgever hanteren middels de inlenersbeloning.
• Na overeenstemming te hebben bereikt in de financiële voorwaarden, stellen wij jouw profiel op in het format voor de betreffende opdrachtgever. We vragen van jou een verduidelijk op de wijze van voldoen aan de gestelde eisen en wensen, om de match zo duidelijk mogelijk te maken. Ook een motivatiebrief om jouw drijfveren en toegevoegde waarde aan het licht te brengen, wordt gevraagd. Hierin treden wij op als sparringpartner.
• Wij verzorgen het voorstel en informeren je zo snel mogelijk over de voortgang hiervan.

NB: voor elke opdracht is het beheersen van de Nederlandse taal verplicht.