(Operationeel) Adviseur Recordsmanagement

Functie omschrijving

Voor de Kadaster is FlexIntens op zoek naar een (Operationeel) Adviseur Recordsmanagement voor 32 tot 36 uur per week.


Het Kadaster registreert en verstrekt gegevens over de ligging van vastgoed in Nederland en de daarmee samenhangende rechten, zoals eigendom en hypotheek. Als zelfstandig bestuursorgaan is dat onze wettelijke taak. Onze gegevens bieden houvast bij het onderzoeken van maatschappelijke vraagstukken, of het nu gaat om de beste route voor een nieuwe snelweg, actuele ontwikkelingen op de woningmarkt of het in beeld brengen van leegstand.

Opdracht

Als zelfstandig bestuursorgaan valt het Kadaster onder andere onder de werking van de Archiefwet. Voor uitvoering van onze beheertaken is het Kadaster binnen onze directie Data, Governance en Vernieuwing op zoek naar een (operationeel) adviseur Recordsmanagement. Naast de recordsmanagement taken zal deze adviseur medeverantwoordelijk zijn voor de inrichting, monitoring en verbetering van ons actieve en passieve WOO proces.

Vanuit recordsmanagement zal de opdracht voornamelijk zien op het verder inrichten en uitvoeren van de uitvoeringstaken van een adviseur recordsmanagement. Dit ziet onder andere op het adviseren over archivering binnen de eigen directie, het inventariseren van de archieven van de directie en het voorbereiden van vervanging, overbrenging en vernietiging. Hiervoor trek je deels samen op met de strategisch recordsmanager en de tactisch adviseur die ook binnen de directie gepositioneerd zijn.

In relatie tot de WOO zal de adviseur taken overnemen van de huidige ingehuurde medewerker welke het WOO-proces aan het inrichten is binnen de organisatie. Werkzaamheden bestaan uit het uitdragen van dit aangepaste proces, het ondersteunen van collega’s wanneer zij vragen hebben over dit proces, het monitoren van zowel actieve als passieve WOO-activiteiten en hierover rapporteren en het meedenken in continue verbetering van het proces. In eerste instantie zal veel aandacht nodig zijn voor het uitdragen van de kennis over de WOO binnen de organisatie, dit kan ook inhouden dat er een actieve rol wordt gepakt wanneer er grote WOO-verzoeken uitgevoerd moeten worden waarbij meerdere directies en grote hoeveelheden documentatie betrokken is. Naarmate daar meer volwassenheid in komt zullen de taken verschuiven naar formelere monitoring en rapportage.

Belangrijkste technieken, methoden en tools

• eData voor anonimisatie en publicatie
• DMS/RMA
• Microsoft 365 (SharePoint & Teams)
• Agile/Kanban werkwijze (via Jira)
• Selectielijst Kadaster (als basis voor vernietiging)

De belangrijkste taken en verantwoordelijkheden zijn

Uitvoering Wet open overheid (Woo):

• Uitvoer regietaken actieve en passieve WOO.
• Binnen de directie DGV begeleiden en uitvoeren van passieve Woo-verzoeken.

Werkplekondersteuning en Advisering:

• Fungeren als het dagelijkse, laagdrempelige aanspreekpunt voor medewerkers bij vragen over het opslaan, terugvinden en metadateren van informatie.
• Adviseren van archiefbewerkers over wet- en regelgeving, bewaartermijnen en opslag van onze informatieobjecten.
• Het vertalen van de centrale, tactische inrichtingsoplossingen naar praktische, dagelijkse werkafspraken en werkinstructies voor de eigen directie, in afstemming met jouw collega’s van andere directies.

Inventariseren, Vernietigen (en overbrengen)

• Voorbereiden en uitvoeren van de vernietiging op basis van de geldende Selectielijst Kadaster binnen de directie DGV.
• Voorbereiden van de overbrenging van archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaats.
• Proactief in kaart brengen (inventariseren) van de bestaande analoge en digitale archieven, en adviseren bij nieuwe archiefvorming binnen de directie.

Implementatie en uniformiteit:

• Begeleiden van veranderingen in werkwijze rondom informatiemanagement.
• Stimuleren van uniforme werkwijzen; je bewaakt hierbij proactief dat de uniforme, Kadasterbrede werkwijze altijd voorrang krijgt boven eventuele directiespecifieke wensen, of stemt af met de Recordmanager indien dit niet kan.
• Signaleren waar beleid kaders niet goed aansluiten op de praktijk en dit als input terugleggen in het Virtuele Team Recordmanagement (via de weekstart of het operationeel overleg).

Systeemgebruik en kwaliteitsbewaking:

• Uitvoeren van controles op kwaliteit en juiste archivering door medewerkers.
• Signaleren van operationele risico’s en knelpunten en deze aankaarten.
• Ophalen van gebruikerswensen en knelpunten in systemen (zoals DMS/RMA en M365) en deze als operationele input bespreken met de Product Owner digitale archiefsystemen.
• Verzorgen van instructies of kennissessies om het informatiebewustzijn binnen de directie te bevorderen.
• Vastleggen van (ontbrekende) uitvoeringsinstructies binnen de eigen directie. In de loop van de inhuurperiode moeten taken stapsgewijs overgenomen kunnen worden door een interne adviseur die hierop voort moet kunnen bouwen.

Functie eisen

Onze opdrachtgever heeft eisen en wensen geformuleerd. Aan alle eisen moet worden voldaan om in aanmerking te komen voor deze functie. Voor deze functie zijn de volgende eisen en wensen geformuleerd:

Eisen:

1. De kandidaat beheerst de Nederlandse taal vloeiend, in woord en geschrift
2. De kandidaat heeft aantoonbare operationele ervaring met de Archiefwet en aansluitende regelgeving, minimaal 2 jaar, aan te tonen via eerdere werkgevers dan wel opdrachten
3. De kandidaat heeft minimaal een afgeronde HBO-opleiding in de richting van Informatiemanagement, Archiefwetenschap (bijv. Archiefwetenschap II) of een vergelijkbare relevante discipline
4. De kandidaat is beschikbaar om minimaal 2 dagen in de week op het kantoor de Grift in Apeldoorn aanwezig te zijn en kan zich voor minimaal 32 en maximaal 36 uur committeren aan de opdracht
5. In het kader van de wet DBA leent deze uitvraag zich helaas niet voor uitvoering door zzp’ers. Mocht je als zzp’er willen reageren, kan dat via ons middels een detacheringsconstructie.

Wensen:

1. Werkervaring met operationeel informatie- en archiefbeheer (Recordmanagement)
2. Werkervaring met de Wet open overheid (Woo)
3. Aanpak/motivatie voor werkplekondersteuning en uniformiteit

Competenties

• Resultaatgericht: Je bent gedreven om concrete resultaten te behalen en zorgt ervoor dat werkzaamheden succesvol en tijdig worden afgerond
• Analytisch vermogen: Je kunt praktische knelpunten en complexe vraagstukken van gebruikers snel doorgronden, operationele risico’s identificeren en deze omzetten in heldere, bruikbare adviezen voor op de werkvloer
• Verbindend vermogen: Je fungeert als de verbindende schakel tussen de eigen directie en het Virtueel Team en creëert draagvlak op de afdelingen
• Overtuigingskracht: Je weet medewerkers te overtuigen van de noodzaak van goed informatiebeheer
• Communicatief sterk: Je bent in staat om zowel mondeling als schriftelijk helder en laagdrempelig te communiceren en vertaal je tactische inrichtingsoplossingen naar praktische werkafspraken
• Initiatiefrijk: Je wacht niet af en signaleert zelfstandig verbetermogelijkheden in de dagelijkse praktijk en pakt deze op binnen de directie
• Proactief: Je koppelt knelpunten, waaronder situaties waar beleid niet aansluit op de praktijk, proactief terug naar de tactisch adviseur
• Hands-on: Je werkt graag in een team en bent niet bang om de handen uit de mouwen te steken, bijvoorbeeld bij het daadwerkelijk uitvoeren van de vernietiging of het inventariseren van archieven
• Kwaliteitsgericht: Je streeft altijd naar de hoogste kwaliteit in je werk
• In staat kennis over te dragen aan anderen: Je bent een geduldige vraagbaak voor medewerkers en weet kennis over informatiebeheer en systemen op een begrijpelijke manier over te dragen, bijvoorbeeld via korte werkinstructies of dagelijkse begeleiding on-the-job

Inschrijven tot

Reageren op deze opdracht kan uitsluitend t/m 28-08-2026 om 12:00.

Gewenst aantal uren

32 tot 36 uur per week.

Procedure en arbeidsvoorwaarden

Als intermediair staat FlexIntens voor het zorgvuldig bemiddelen van professionals binnen het publieke domein. Zo dragen we onder andere bij aan de invulling van opdrachten voor ministeries, uitvoeringsorganisaties, provincies, gemeenten en zorgorganisaties.

Zien we op basis van jouw ingestuurde CV een match, dan ziet de procedure er als volgt uit:

• Voorafgaand aan het voorstellen, maken we afspraken over het tarief, gericht op de specifieke opdracht.
• Kan een opdracht niet ingevuld worden als zelfstandig professional of gaat jouw voorkeur uit naar detachering (loondienst)? Onze dienstverlening voorziet ook daarin, waarbij we de beloningsstructuur van de opdrachtgever hanteren middels de inlenersbeloning.
• Na overeenstemming te hebben bereikt in de financiële voorwaarden, stellen wij jouw profiel op in het format voor de betreffende opdrachtgever. We vragen van jou een verduidelijk op de wijze van voldoen aan de gestelde eisen en wensen, om de match zo duidelijk mogelijk te maken. Ook een motivatiebrief om jouw drijfveren en toegevoegde waarde aan het licht te brengen, wordt gevraagd. Hierin treden wij op als sparringpartner.
• Wij verzorgen het voorstel en informeren je zo snel mogelijk over de voortgang hiervan.

NB: het beheersen van de Nederlandse taal is voor elke opdracht vereist.