PMO Specialist

Functie omschrijving

Voor de Zuid-Holland Bereikbaar is FlexIntens op zoek naar een PMO Specialist voor 32 uur per week.
 

https://www.youtube.com/watch?v=MV_E5g9HVSs

Ben jij degene die structuur brengt in dynamische projecten? Bij Zuid-Holland Bereikbaar (ZHB) zoeken we een enthousiaste Project Management en Organisatie Specialist die houdt van organiseren, verbinden, werken met financiële gegevens en vooruitdenken. Onze organisatie is volop in ontwikkeling er is nog veel te bouwen en te verbeteren. Werken bij ZHB betekent werken in een omgeving waar samenwerking centraal staat en waar jouw ideeën echt het verschil maken.

Wie is ZHB?

Zuid-Holland Bereikbaar is een samenwerking van het Ministerie van Infrastructuur en Waterstaat, Rijkswaterstaat, Provincie Zuid-Holland, gemeente Den Haag, gemeente Rotterdam, Metropoolregio Den Haag Rotterdam (MRDH), Havenbedrijf Rotterdam en ProRail.

Onze hoofdtaak is het verbeteren van de bereikbaarheid in Zuid-Holland. Om dit te realiseren zorgen wij, met de partners, dat de hinder tijdens werkzaamheden beperkt blijft en leveren wij een bijdrage aan structurele gedragsverandering. We hebben ongeveer 100 mensen die werken bij ZHB. Dat is een vaste basis van circa 30 medewerkers en zo’n 70 mensen in een flexibele schil.

Projectmanagementorganisatie

De Projectmanagementorganisatie (PMO) draagt zorg voor een uniforme aanpak van het projectenproces, zorgt voor de inrichting van het project in AFAS, zet de teamsomgeving op per project, het bijwerken van het projectenportfolio, coördineert de resources en de (voortgangs)rapportages. Actuele projecten zijn groot onderhoud en herinrichting van wegen zoals A15, A20-corridor en N14, renovaties van bruggen (o.a. de Van Brienenoordbrug, en Papendrechtse Brug) en tunnels (o.a. Noord-, Drecht- en Beneluxtunnel). Bij dergelijke projecten ontwikkelt én realiseert ZHB een pakket met hinderbeperkende mobiliteitsmaatregelen, waarbij we nauw samenwerken met de projectteams bij de opdrachtgevers. ZHB werkt ook aan duurzame gedragsverandering en speelt een actieve rol in het Programma Spitsspreiden en -mijden. Ons projectenvolume bedraagt ongeveer 5 miljoen euro in 2026. ZHB is in ontwikkeling naar een meer datagedreven en uniform werkende organisatie en jij speelt daarin een sleutelrol.

Wat ga je doen?

Als PMO Specialist ben jij onderdeel van het projectmanagementorganisatieteam, dat bestaat uit vier collega’s: twee PMO’ers, één projectondersteuner en één coördinator. Samen zorgen jullie dat het projectenportfolio soepel draait.

Het team PMO maakt deel uit van het team Bedrijfsvoering waartoe ook Inkoop, HR, Finance en Officemanagement behoren. Het team Bedrijfsvoering is klein, dus samenwerken is essentieel.

In jouw rol ben je de rechterhand van de coördinator projectenportfolio en de spin in het web achter onze projecten. Je houdt de projectenadministratie op orde, zorgt dat financiële projectgegevens compleet en actueel zijn en dat documenten volgens de juiste formats worden opgeslagen.

Je levert rapportages die het management en projectleiders helpen bij besluitvorming, je stelt voortgangsrapportages op, denkt actief mee en pakt een grote rol bij de implementatie over het verbeteren van processen en systemen (zoals AFAS). Ook ben je het aanspreekpunt voor collega’s en spring je bij waar nodig.

Jouw impact: bouwen aan een toekomstbestendige bedrijfsvoering

• Je versterkt het datagedreven werken door inzicht te creëren op basis van betrouwbare informatie. Het verbeteren en visualiseren van ons volledige projectproces van intake tot evaluatie.
• Het verbeteren van de integrale resourceplanning van de projecten voor de korte, midden en lange termijn, in nauwe samenwerking met HR en Finance.

Balans tussen vandaag en morgen

Onze dagelijkse werkzaamheden vragen veel aandacht. Tegelijkertijd leveren de verbeteracties die jij oppakt juist tijdswinst, structuur en rust op. Daarom zoeken we iemand die slim balanceert tussen operationeel meewerken en strategisch verbeteren.

Bij afwezigheid van de coördinator neem jij tijdelijk diens belangrijkste taken over. Zo blijft het overzicht en de voortgang in het portfolio gewaarborgd.

Let op! Het betreft geen secretarieel werk/management assistente of ondersteuner.

Taken en verantwoordelijkheden

• Controleren en afronden van concept projectvoorstellen voor opdrachtgevers (format, volledigheid, taalgebruik en financieel rekenkundige juistheid).
• Inrichten en beheren van projecten in AFAS en Teams.
• Bewaken dat projectdocumenten correct en volledig worden aangeleverd en opgeslagen.
• Genereren van periodieke financiële rapportages en signaleren van ontbrekende informatie of acties.
• Actualiseren van rapportages met projectgegevens op basis van de voortgang.
• Overleggen met het PMO-team en projectleiders over de voortgang en verbeterkansen binnen het projectenportfolio.
• Je denkt mee over procesverbeteringen in AFAS en andere systemen, doet voorstellen en begeleidt de implementatie.
• Actief ondersteunen van projectleiders, portefeuillehouders en medewerkers bij hulpvragen.
• Tijdelijk waarnemen van de coördinator bij afwezigheid voor urgente taken.

Vaardigheden en kwalificaties

• Sterk in ordenen, financieel analyseren en verwerken van projectinformatie.
• Nauwgezet, analytisch en probleemoplossend.
• Communicatief vaardig; je weet collega’s op een constructieve manier aan te spreken en mee te krijgen.
• Dienstverlenend, betrouwbaar en integer.
• Je bent resultaatgericht, nauwkeurig en een echte doener die niet alleen adviseert, maar ook helpt om verbeteringen echt te realiseren.
• Ervaring met systemen zoals AFAS of de vaardigheid om je deze snel eigen te maken.

Functie-eisen

• Minimaal HBO werk- en denkniveau.
• Minimaal 2 jaar ervaring in een ondersteunende rol binnen een projectmatige omgeving.
• Opleiding of cursus in projectmatig werken en planningstechnieken is een pré.
• Aantoonbare ervaring met Teams en Excel. Bij voorkeur kennis van AFAS.

Functie eisen

Onze opdrachtgever heeft eisen en wensen geformuleerd. Aan alle eisen moet worden voldaan om in aanmerking te komen voor deze functie. Voor deze functie zijn de volgende eisen en wensen geformuleerd:

Eisen:

1. Kandidaat beschikt over HBO werk- en denkniveau met minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring in een ondersteunende rol binnen een projectmatige omgeving
2. Kandidaat heeft cv en motivatiebrief aangeleverd
3. Kandidaat is vaardig met Microsoft Teams en Excel
4. In het kader van de wet DBA leent deze uitvraag zich helaas niet voor uitvoering door zzp’ers. Mocht je als zzp’er willen reageren, kan dat via ons middels een detacheringsconstructie.

Wensen:

1. Kandidaat heeft aantoonbare werkervaring binnen onderhouds- en bereikbaarheidsprojecten
2. Kandidaat heeft aantoonbare werkervaring met projectadministratie en backoffice ondersteuning. kandidaat is daarin ook financieel vaardig
3. Kandidaat heeft aantoonbare werkervaring in een PMO rol (GEEN secretarieel werk/managementassistente/managementondersteuner) in een project- of vergelijkbare omgeving
4. Kandidaat heeft aantoonbare werkervaring met werken in AFAS

Competenties

• Resultaatgericht
• Analytisch en probleemoplossend
• Communicatief

Inschrijven tot

Reageren op deze opdracht kan uitsluitend t/m 15-04-2026 om 9:00.

Gewenst aantal uren

32 uur per week.

Procedure en arbeidsvoorwaarden

Als intermediair staat FlexIntens voor het zorgvuldig bemiddelen van professionals binnen het publieke domein. Zo dragen we onder andere bij aan de invulling van opdrachten voor ministeries, uitvoeringsorganisaties, provincies, gemeenten en zorgorganisaties.

Zien we op basis van jouw ingestuurde CV een match, dan ziet de procedure er als volgt uit:

• Voorafgaand aan het voorstellen, maken we afspraken over het tarief, gericht op de specifieke opdracht.
• Kan een opdracht niet ingevuld worden als zelfstandig professional of gaat jouw voorkeur uit naar detachering (loondienst)? Onze dienstverlening voorziet ook daarin, waarbij we de beloningsstructuur van de opdrachtgever hanteren middels de inlenersbeloning.
• Na overeenstemming te hebben bereikt in de financiële voorwaarden, stellen wij jouw profiel op in het format voor de betreffende opdrachtgever. We vragen van jou een verduidelijk op de wijze van voldoen aan de gestelde eisen en wensen, om de match zo duidelijk mogelijk te maken. Ook een motivatiebrief om jouw drijfveren en toegevoegde waarde aan het licht te brengen, wordt gevraagd. Hierin treden wij op als sparringpartner.
• Wij verzorgen het voorstel en informeren je zo snel mogelijk over de voortgang hiervan.

NB: het beheersen van de Nederlandse taal is voor elke opdracht vereist.