Programmamanager aanbesteding CAD-Informatiebeheersysteem

Functie omschrijving

Voor de Gemeente Utrecht is FlexIntens op zoek naar een Programmamanager aanbesteding CAD-Informatiebeheersysteem voor 36 uur per week.

Korte beschrijving speelveld
Utrecht heeft jou nodig! De gemeente Utrecht staat voor een belangrijke moderniseringsslag binnen het fysieke domein. Om beheer, gebruik en uitwisseling van CAD-tekeningen en aanverwante informatie toekomstbestendig te organiseren, starten we een aanbestedingstraject voor een nieuw CAD-informatiebeheersysteem. Dit systeem wordt een strategisch knooppunt in onze informatievoorziening, met koppelingen naar geografische informatiesystemen (GIS), assetmanagement, vastgoed en basisregistraties. Het sluit aan bij de koers richting objectgericht werken, Common Ground en de Federatieve Data Strategie (FDS).

Opdrachtomschrijving (de taken):
Wij zoeken een ervaren Programmamanager die dit traject van voorbereiding tot implementatie gaat leiden. Je bent verantwoordelijk voor het regisseren van de aanbesteding, het betrekken van stakeholders in de organisatie en het borgen van kwaliteit, adoptie en resultaat. Je begrijpt de strategische context van gemeentelijke informatievoorziening, waaronder Common Ground en de Federatieve Data Strategie, en kunt dit vertalen naar concrete keuzes en afspraken.

Taken en verantwoordelijkheden:

• Leiden van de voorbereidingsfase: programma van eisen aanscherpen, (strategische) randvoorwaarden borgen (architectuur, governance, open standaarden).
• Coördineren en aansturen van de aanbestedingsprocedure in samenwerking met de afdelingen Inkoop en Juridische Zaken.
• Stakeholdermanagement binnen het fysieke domein (Ontwikkelorganisatie Ruimte, Stadsbedrijven, Vergunningen Toezicht en Handhaving, Vastgoedorganisatie Utrecht) en richting onze interne partner Domstad IT.
• Vertalen van functionele en technische eisen naar contractuele afspraken met de leverancier.
• Voorbereiden en aansturen van de implementatiefase: inrichting beheerorganisatie, koppelingen met andere systemen, testen, adoptie en training.
• Borgen dat het nieuwe systeem aansluiting kan vinden bij Common Ground-principes en de Federatieve Data Strategie.
• Rapporteren aan opdrachtgever en stuurgroep over voortgang, risico’s en resultaten.
• Escaleren naar opdrachtgever indien doelen niet gehaald (kunnen) worden.

Resultaat van de opdracht

1. Gereed Programma van Eisen en aanbestedingsdossier
   - Compleet en afgestemd en door stakeholders geaccordeerd PvE waarin functionele, technische, organisatorische en juridische eisen zijn opgenomen.
   - Integratie van principes van Common Ground en de Federatieve Data Strategie (FDS).
   - Dossier aanbesteding gereed voor publicatie conform Aanbestedingswet.
2. Succesvol afgeronde aanbesteding
   - Selectie van een leverancier/partnerschap dat voldoet aan de gestelde eisen en ambities.
   - Duidelijke contractafspraken, inclusief SLA’s, beveiligings- en archiefeisen, exit-strategie en eigendomsrechten.
   - Transparant en rechtmatig aanbestedingsproces, geborgd door samenwerking met de afdelingen Inkoop en Juridische Zaken.
3. Inrichting governance en beheerorganisatie
   - Proceseigenaar, systeemeigenaar en functioneel beheer benoemd en operationeel.
   - Rollen- en rechtenmatrix vastgesteld voor interne gebruikers en externe ketenpartners.
4. Technische en organisatorische implementatie
   - Nieuw CAD-informatiebeheersysteem geïmplementeerd en verantwoord in productie genomen.
   - De datamigratie is afgerond.
5. Adoptie en veranderverankering
   - Gebruikers getraind en begeleid in de overgang van mappenstructuren naar het nieuwe systeem.
   - Communicatieplan uitgevoerd, inclusief interne en externe stakeholders.
   - Organisatie werkt aantoonbaar volgens nieuwe processen en gebruikt het systeem conform afspraken.
6. Borging en continuïteit
   - Archiefwet- en duurzaamheidsvereisten geborgd in beheer en opslag.
   - Toetsing en evaluatie op afgesproken indicatoren en service level agreements.
   - Plan voor doorontwikkeling en aansluiting op toekomstige ambities (building information models, Digital Twin, datagedreven werken).

Jij hebt:

• HBO werk- en denkniveau
• Ruime ervaring (meer dan 10 jaar) als Programmamanager met aanbestedingen en systeemimplementaties.
• Kennis van en ervaring met CAD, GIS of assetmanagementsystemen is een pré.
• Sterke affiniteit met informatievoorziening, datagedreven werken en digitale transformatie.
• Je hebt kennis van gemeentelijke IV-ontwikkelingen, waaronder Common Ground en de Federatieve Data Strategie.
• Politiek-bestuurlijke sensitiviteit en bewezen vermogen om uiteenlopende stakeholders te verbinden.
• Ervaring met verandermanagement en adoptie van nieuwe informatiesystemen.
• Resultaatgericht, analytisch en communicatief sterk.
• Het vermogen om belangen af te wegen en beargumenteerde keuzes te maken, met lef en daadkracht.

Als gemeente Utrecht geloven wij dat een diverse organisatie zorgt voor meer innovatie, creativiteit en een betere samenwerking. Om die reden streven wij ernaar om een zo’n inclusief mogelijke organisatie te zijn. Ben je benieuwd hoe wij dat doen? Lees dat op deze pagina.

Functie eisen

Onze opdrachtgever heeft eisen en wensen geformuleerd. Aan alle eisen moet worden voldaan om in aanmerking te komen voor deze functie. Voor deze functie zijn de volgende eisen en wensen geformuleerd:

Eisen:

1. HBO werk-, en denk niveau
2. Ruime ervaring (meer dan 10 jaar) als Programmamanager met aanbestedingen en systeemimplementaties
3. Kennis van en ervaring met CAD, GIS of assetmanagementsystemen is een pré
4. Sterke affiniteit met informatievoorziening, datagedreven werken en digitale transformatie
5. Je hebt kennis vangemeentelijke IV-ontwikkelingen, waaronder Common Ground en de Federatieve Data Strategie
6. Politiek-bestuurlijke sensitiviteit en bewezen vermogen om uiteenlopende stakeholders te verbinden
7. Ervaring met verandermanagement en adoptie van nieuwe informatiesystemen
8. Resultaatgericht, analytisch en communicatief sterk
9. Het vermogen om belangen af te wegen en beargumenteerde keuzes te maken, met lef en daadkracht

Wensen:

1. Kandidaat heeft kennis van en en ervaring met CAD-DMS systemen is een pre

Inschrijven tot

Reageren op deze opdracht kan uitsluitend t/m 24-10-2025 om 12:00.

Gewenst aantal uren

36 uur per week.

Procedure en arbeidsvoorwaarden

Als intermediair staat FlexIntens voor het zorgvuldig bemiddelen van professionals binnen het publieke domein. Zo dragen we onder andere bij aan de invulling van opdrachten voor ministeries, uitvoeringsorganisaties, provincies, gemeenten en zorgorganisaties.

Zien we op basis van jouw ingestuurde CV een match, dan ziet de procedure er als volgt uit:

• Voorafgaand aan het voorstellen, maken we afspraken over het tarief, gericht op de specifieke opdracht.
• Kan een opdracht niet ingevuld worden als zelfstandig professional of gaat jouw voorkeur uit naar detachering (loondienst)? Onze dienstverlening voorziet ook daarin, waarbij we de beloningsstructuur van de opdrachtgever hanteren middels de inlenersbeloning.
• Na overeenstemming te hebben bereikt in de financiële voorwaarden, stellen wij jouw profiel op in het format voor de betreffende opdrachtgever. We vragen van jou een verduidelijk op de wijze van voldoen aan de gestelde eisen en wensen, om de match zo duidelijk mogelijk te maken. Ook een motivatiebrief om jouw drijfveren en toegevoegde waarde aan het licht te brengen, wordt gevraagd. Hierin treden wij op als sparringpartner.
• Wij verzorgen het voorstel en informeren je zo snel mogelijk over de voortgang hiervan.

NB: het beheersen van de Nederlandse taal is voor elke opdracht vereist.