Programmasecretaris voor de werkorganisatie Energietafel W-O

Functie omschrijving

Voor de Gemeente Zwolle is FlexIntens op zoek naar een Programmasecretaris voor de werkorganisatie Energietafel W-O voor 16 uur per week.

Zwolle is partner in de Energietafel West-Overijssel (voorheen Regionale Energie Strategie West-Overijssel) waarin 11 gemeenten, de provincie, waterschappen, netbeheerders en maatschappelijke partners samen aan de energietransitie werken. Zwolle vervult in dit samenwerkingsverband de rol van contractpartner en kasbeheerder.

Voor de Energietafel W-O staat het jaar 2026 en verder in het teken van het uitvoering geven aan de opgaven uit de Samenwerkingsagenda Energie W-O die begin 2026 door alle partners is vastgesteldRegionale Samenwerkingsagenda Energie West-Overijssel. Onderwerpen in deze Samenwerkingsagenda zijn: warmte, netwerk, energie&ruimte, monitoring en participatie. Voor ieder onderwerp is beschreven aan welke (deel)opgaven de energieregio de komende jaren gezamenlijk werkt, wat het beoogd resultaat is en hoe ze dat gaat doen. De opgaven in de Samenwerkingsagenda zijn onderdeel van een grotere opgave voor heel Overijssel. De energieregio West-Overijssel werkt dan ook samen met de energieregio Twente.

Deze regionale samenwerking wordt georganiseerd door de werkorganisatie Energietafel W-O. Dit bestaat uit de Ambtelijke Energietafel, het communicatieplatform en het Kernteam. Het Kernteam is de centrale spil en bestaat uit een programmamanager, een programmasecretaris, een communicatieadviseur en thematrekkers voor de thema’s Warmte, Netwerk en Energie&Ruimte. Daarnaast zijn er verschillende projectleiders actief op projecten..

Het Kernteam kent een tweewekelijks afstemmingsoverleg waarin aanpak en proces gezamenlijk wordt vormgegeven en de voortgang wordt besproken. Afstemming met de partners vindt plaats via de Ambtelijke Energietafel (ambtelijke vertegenwoordiging van de partners) en de Bestuurlijke Energietafel (bestuurlijke vertegenwoordiging van de partners). De Stuurgroep (afvaardiging vanuit de Bestuurlijke Energietafel) stuurt op voortgang en het proces. Daarnaast zijn de maatschappelijk partners in de Adviesgroep vertegenwoordigd. De vraagstukken voor de verschillende opgaven worden in de verschillende gremia geagendeerd.

Opdracht

Vanwege het vertrek van de huidige secretaris zoeken we in opdracht van de programmamanager van de Energietafel W-O een programmasecretaris voor deze Energietafel W-O. De secretaris valt daarmee onder de verantwoordelijkheid van de programmamanager.

Als programmasecretaris ondersteun je de werkorganisatie van de Energietafel W-O bij het uitvoering geven aan de opgaven. Je belegt de vergaderingen voor de ambtelijke- en bestuurlijke energietafels, de Stuurgroep, de Adviesgroep en het Kernteam en verzorgt de bijbehorende agenda’s, documenten en de verslagen.

Deze overleggen vinden in een vaste volgorde plaats. Voor 2026 zijn 5 series van vergaderingen gepland. Naast deze gremia is er ook de werkgroep RSAB (raad/staten/AB-leden) die circa 2 maal per jaar bij elkaar komt. Ook daarvoor organiseer je op hun verzoek de overleggen.

Waar nodig organiseer je ook andere afspraken voor overleggen/bijeenkomsten waar meerdere deelnemers bij betrokken zijn. De vergaderingen zijn fysiek en vinden plaats in Zwolle en omgeving. Je bent tevens verantwoordelijk voor de archivering van de verslagen en andere documenten die van belang zijn. Je organiseert de online omgeving voor de leden van het Kernteam waar gezamenlijk aan documenten kan worden gewerkt. Daarnaast ben jij degene die belangrijke documenten checkt op onvolkomenheden.

Je werkt nauw samen met de programmamanager maar bent zelfstandig in het uitvoeren van je taken. Voor de organisatie ben je de spin in het web.

Functie eisen

Onze opdrachtgever heeft eisen en wensen geformuleerd. Aan alle eisen moet worden voldaan om in aanmerking te komen voor deze functie. Voor deze functie zijn de volgende eisen en wensen geformuleerd:

Eisen:

1. Aantoonbaar afgeronde opleiding op minimaal MBO niveau
2. Minimaal 5 jaar aantoonbare relevante werkervaring in de afgelopen 10 jaar als secretaris voor projecten en/of programma's bij een overheidsinstelling
3. In het kader van de wet DBA leent deze uitvraag zich helaas niet voor uitvoering door zzp’ers. Mocht je als zzp’er willen reageren, kan dat via ons middels een detacheringsconstructie.

Wensen:

1. Minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring in de regio West-Overijssel en is bekend met een deel van de betrokken partners in de energieregio W-O, dit is expliciet toegelicht in de werkervaring
2. Aantoonbare werkervaring in de afgelopen 6 jaar met onderwerpen uit de energietransitie
3. Aantoonbare werkervaring met het werken voor bestuurlijke gremia, dit is expliciet toegelicht in de werkervaring
4. Aantoonbaar afgerond opleiding op minimaal HBO bachelor niveau

Competenties

• Je bent communicatief vaardig zowel schriftelijk als mondeling
• Je bent service gericht en overziet de taken in relatie tot de planning en verzorgt tijdig de benodigde stukken
• Je weet e.e.a. goed te organiseren
• Je werkt gestructureerd en nauwkeurig. Daarnaast ben je proactief en neemt actie waar nodig, werkt zelfstandig en hebt aan een half woord genoeg
• We zijn een stevig team dat voor een forse opgave staat, enig gevoel voor humor is nodig om hier goed op aan te sluiten

Inschrijven tot

Reageren op deze opdracht kan uitsluitend t/m 06-02-2026 om 12:00.

Gewenst aantal uren

16 uur per week.

Procedure en arbeidsvoorwaarden

Als intermediair staat FlexIntens voor het zorgvuldig bemiddelen van professionals binnen het publieke domein. Zo dragen we onder andere bij aan de invulling van opdrachten voor ministeries, uitvoeringsorganisaties, provincies, gemeenten en zorgorganisaties.

Zien we op basis van jouw ingestuurde CV een match, dan ziet de procedure er als volgt uit:

• Voorafgaand aan het voorstellen, maken we afspraken over het tarief, gericht op de specifieke opdracht.
• Kan een opdracht niet ingevuld worden als zelfstandig professional of gaat jouw voorkeur uit naar detachering (loondienst)? Onze dienstverlening voorziet ook daarin, waarbij we de beloningsstructuur van de opdrachtgever hanteren middels de inlenersbeloning.
• Na overeenstemming te hebben bereikt in de financiële voorwaarden, stellen wij jouw profiel op in het format voor de betreffende opdrachtgever. We vragen van jou een verduidelijk op de wijze van voldoen aan de gestelde eisen en wensen, om de match zo duidelijk mogelijk te maken. Ook een motivatiebrief om jouw drijfveren en toegevoegde waarde aan het licht te brengen, wordt gevraagd. Hierin treden wij op als sparringpartner.
• Wij verzorgen het voorstel en informeren je zo snel mogelijk over de voortgang hiervan.

NB: het beheersen van de Nederlandse taal is voor elke opdracht vereist.