Projectadviseur Risicoanalyse Audiovisueel Archief

Functie omschrijving

Voor de Gemeente Veenendaal is FlexIntens op zoek naar een Projectadviseur Risicoanalyse Audiovisueel Archief voor 16 uur per week.

De gemeente Veenendaal is een middelgrote gemeente met een centrale ligging, een goede bereikbaarheid en dynamischer dan ooit.

Je komt te werken in een organisatie die veel ambities heeft waarin jij uitgedaagd wordt je talenten volop te benutten en verder te ontwikkelen. Samenwerken is één van onze kernwaarden en de lijnen zijn kort.

De organisatie kent een open en informele sfeer. Je krijgt veel ruimte om je werk als professional te kunnen uitvoeren omdat we weten dat jij in staat bent om de juiste inschattingen te maken. Dat geldt ook voor de verhouding tussen werk en privé, je krijgt veel ruimte ervoor te zorgen dat dit goed in balans is en je daar kunt zijn waar je nodig bent. Onze goede arbeidsvoorwaarden en hybride manier van werken maken dat goed mogelijk.

Team

Cluster Gemeentearchief, team Informatisering en Automatisering (I&A)

Opdracht

Concreet verwachten wij van jou twee eindproducten:

• Een totaaloverzicht van al onze dia- en fotocollecties, zowel de reeds bestaande als de nog niet behandelde. Binnen elke collectie wordt per record (indien reeds genummerd) of per groep/map (indien niet genummerd) aangegeven de periode van creatie, de maker (indien bekend), de auteursrechthebbende (indien bekend), de herkomst (indien bekend) en eventueel gemaakte afspraken. Voor wat betreft de beschreven records is deze informatie soms al bekend. Je begint dus niet vanaf nul, maar stapt in op het huidige niveau van inzicht.
• Per collectie een risicomanagementrapport met daarin een korte beschrijving van de achtergrond en een uitgewerkte risicoanalyse, gebaseerd op de methodiek van het "Kennisdocument Online beschikbaar stellen audiovisueel archief" van KVAN/AVA_Net. Voor deze risicoanalyses betrek je de expertise van onze juristen en privacy officers voor wat betreft de kwesties rondom auteursrecht en portretrecht. Je maakt hun bevindingen inzichtelijk in jouw rapporten en komt tot een eigen, beargumenteerde risicoanalyse.

Beide eindproducten lever jij op aan de gemeentearchivaris. De producten zullen vervolgens dienen als instrumenten voor verdere bewerking van het audiovisueel archief.

Vanzelfsprekend krijg jij toegang tot alle beschikbare achtergrondinformatie. Voorafgaand aan de opdracht zul je in gesprek met de gemeentearchivaris duidelijkheid krijgen over de gewenste resultaten en kwaliteitscriteria. De wijze waarop de werkzaamheden worden uitgevoerd wordt door opdrachtnemer zelfstandig bepaald. Van jou wordt verwacht dat je zelfstandig werkt en onderzoek uitvoert. Het terrein waarop je je zult begeven is grotendeels onontgonnen. Je zult rekening moeten houden met het zelfstandig doen van nader brononderzoek en -analyse. De gemeentearchivaris kan hier kennis aanleveren, maar je zult zeker ook zelfstandig andere (externe) specialisten moeten raadplegen. Ten slotte zul je de collega's bij juridische zaken al in een vroeg stadium moeten betrekken bij jouw opdracht, zodat van jou ook sensitiviteit, organisatietalent en goede communicatieve vaardigheden worden verwacht.

In het geval de twee eindproducten voortijdig worden opgeleverd en er is nog resterende tijd binnen de initiële gunning over, dan is het opstellen van licentie- en verwerkersovereenkomsten met auteursrechthebbenden een mogelijke vervolgopdracht. Een eventuele vervolgopdracht zal afzonderlijk worden beoordeeld en overeengekomen.

Voor deze uitdagende opdrachten zoeken wij een projectmedewerker / zelfstandig opdrachtnemer die voor de periode van 12 maanden voor gemiddeld 16 uur per week, tijdelijk werkzaam zal zijn op projectbasis voor het cluster Gemeentearchief, onderdeel van het team Informatisering en Automatisering (I&A). De werkzaamheden kunnen, voor zover de aard van de opdracht dit toelaat, naar eigen inzicht van opdrachtnemer worden uitgevoerd.

In dit cluster werken vier medewerkers en ca. vijftien vrijwilligers. Als projectmedewerker voer jij geen reguliere werkzaamheden uit, verricht je geen werkzaamheden ter vervanging van personeel of ter invulling van een bestaande functie. Opdrachtnemer werkt zelfstandig en vanuit een onafhankelijke positie samen met betrokken medewerkers en externe specialisten voor zover dat noodzakelijk is voor de uitvoering van de opdracht.

In deze rol is het belangrijk dat je zelfstandig kunt werken en uitdagingen niet uit de weg gaat. Je kunt analytisch denken, maar weet ook op communicatief vlak mensen te bereiken. Je stelt je proactief op, stapt makkelijk op mensen af en houdt rekening met de positie waarin de organisatie zich bevindt.

Functie eisen

Onze opdrachtgever heeft eisen en wensen geformuleerd. Aan alle eisen moet worden voldaan om in aanmerking te komen voor deze functie. Voor deze functie zijn de volgende eisen en wensen geformuleerd:

Eisen:

1. Een aantoonbaar afgeronde opleiding op minimaal hbo-bachelor niveau
2. Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring op het gebied van archivistiek, informatiemanagement, informatiebeheer en/of procesbeheer
3. Aantoonbare werkervaring binnen een archiefomgeving
4. Aantoonbare werkervaring met het opstellen van memo’s en rapportages, het verzorgen van presentaties en het afstemmen met diverse stakeholders

Wensen:

1. Een aantoonbaar afgeronde opleiding op minimaal hbo-bachelor niveau in de richting van archivistiek, informatiemanagement of een vergelijkbare richting
2. Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring met het opstellen van beleidsdocumenten, rapporten en/of visiestukken binnen archivistiek, informatiemanagement, informatiebeheer en/of procesbeheer
3. Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring met het uitvoeren van complexe onderzoeken
4. Aantoonbare werkervaring in functies waarin werkzaamheden binnen vastgestelde deadlines zijn uitgevoerd
5. Aantoonbare werkervaring met het analyseren van vraagstukken, beleidsdocumenten en rapportages en het formuleren van strategische adviezen of besluiten
6. De kandidaat voegt een persoonlijke motivatie toe waarin wordt ingegaan op geschiktheid voor de opdracht. De motivatie is door de kandidaat zelf geschreven

Competenties

• Proactieve en gestructureerde werkhouding
• Zelfstandig kunnen werken
• Onafhankelijk denken
• Resultaatgericht
• Analytisch denken
• Flexibiliteit
• Communicatief

Inschrijven tot

Reageren op deze opdracht kan uitsluitend t/m 17-09-2026 om 12:00.

Gewenst aantal uren

16 uur per week.

Procedure en arbeidsvoorwaarden

Als intermediair staat FlexIntens voor het zorgvuldig bemiddelen van professionals binnen het publieke domein. Zo dragen we onder andere bij aan de invulling van opdrachten voor ministeries, uitvoeringsorganisaties, provincies, gemeenten en zorgorganisaties.

Zien we op basis van jouw ingestuurde CV een match, dan ziet de procedure er als volgt uit:

• Voorafgaand aan het voorstellen, maken we afspraken over het tarief, gericht op de specifieke opdracht.
• Kan een opdracht niet ingevuld worden als zelfstandig professional of gaat jouw voorkeur uit naar detachering (loondienst)? Onze dienstverlening voorziet ook daarin, waarbij we de beloningsstructuur van de opdrachtgever hanteren middels de inlenersbeloning.
• Na overeenstemming te hebben bereikt in de financiële voorwaarden, stellen wij jouw profiel op in het format voor de betreffende opdrachtgever. We vragen van jou een verduidelijk op de wijze van voldoen aan de gestelde eisen en wensen, om de match zo duidelijk mogelijk te maken. Ook een motivatiebrief om jouw drijfveren en toegevoegde waarde aan het licht te brengen, wordt gevraagd. Hierin treden wij op als sparringpartner.
• Wij verzorgen het voorstel en informeren je zo snel mogelijk over de voortgang hiervan.

NB: het beheersen van de Nederlandse taal is voor elke opdracht vereist.